Kako pogosto se vam ne uspe prebiti na seznam opravkov?
In ne, vključno s »Napiši seznam opravkov« samo zato, da si privoščiš nekaj za prečrtati, ne šteje za zmago.
Seveda niste vedno krivi - vsaka požarna vaja, ki se pojavi, samo še polepša seznam.
"Preprosto smo zasedeni, da gremo skozi svoje življenje in poskušamo ohraniti kroglice v zraku in glave nad vodo. Ali obstaja boljši način za to?" Pravi Maura Thomas, ustanoviteljica RegainYourTime.com in avtorica knjige Personal Skrivnosti produktivnosti .
Izkazalo se je, da če vzamete nasvet od Dwight D. Eisenhower.
Populariziral ga je Stephen Covey, toda na podlagi načel produktivnosti nekdanjega predsednika vam Eisenhower Matrix pomaga razvrstiti svoje predmete glede na njihovo pomembnost in nujnost, da se boste lahko odločili, kam usmeriti svojo energijo.
Če razvrstite svoje naloge v eno od štirih jasno opredeljenih kategorij, vas Eisenhowerjeva matrika prisili, da ocenite, kaj je resnično vreden vašega časa - in kaj je mogoče delegirati ali celo povezovati.
Spodaj ponujamo primere vrst dejavnosti, ki sodijo v vsako kategorijo. Oglejte si, kako bi predstavili seznam opravkov; nato sledite Thomasovemu nasvetu, kako se lotiti vsake vrste, da boste lahko dosegli več v krajšem času.
Kategorija # 1: Pomembno in nujno
Vaša pomočnica jo obvesti - in zadnji dan je jutri. Zahteva stranke hitenja vrže ključ v projekt, ki je potekal nemoteno. Te naloge veljajo za krizne ali imajo kritične roke, ki jih morate izpolniti.
Kako se jih lotiti
Ker ne morete napovedati, kdaj se bodo pojavile krize, predvidevajte, da se bodo zgodile, in pustite jim prostor v svojem urniku.
"Večina ljudi se premakne za načrtovanje, vendar če gre kaj narobe, vsi vaši načrti padejo kot domine, " pravi Thomas. Rešitev? Ne zapolnite več kot 60% svojega produktivnega časa.
Če delate na primer od 8.00 do 18.00, v koledarju pustite približno štiri ure, da omogočite nujne primere. Če ta dan ni nujnih primerov, imate srečo in lahko nadaljujete z nalogami naslednji dan.
Kategorija # 2: Pomembno, vendar ne nujno
Načrtovanje mrežnega kosila z upravnikom najema Vprašanje noge pri načrtovanju družinskih počitnic. Zaslug za dolgoročne cilje vaše ekipe. Te naloge vplivajo na vaše velike slike, vendar nimajo nujno roka.
Kako se jih lotiti
Večina teh postavk bo večjih projektov, ne pa vsakodnevnih dosjejev, zato jih razdelite na roke, da boste lažje začeli, pravi Thomas.
Za vse predmete, ki jih ne morete razčleniti, določite določeno količino časa, na katerem lahko delate z njimi, ki se vam zdijo kratki, zato se zdi, da je naloga sama po sebi manj naporna.
Thomas tudi predlaga, da se na vaš vsakdanji seznam opravila vključijo samo tri pomembne, vendar ne nujne naloge, tako da boste pustili čas za e-pošto, sestanke in krize - in kadar koli je to mogoče, delajte z njimi v času dneva, za katerega se počutite najbolj napeto.
Kategorija # 3: Nepomembno, vendar nujno
E-poštna sporočila, telefonski klici, vprašanja sodelavcev - to so stvari, na katere se morate takoj obrniti, tudi če vam ne pomagajo pri večjih ciljih.
Kako se jih lotiti
"Najlažji način za nadzor motenj je nadzor nad tehnologijo, " pravi Thomas.
Najprej preverite svojo e-pošto v paketih le nekajkrat na dan - recimo, vsake tri ure ali potem, ko opravite pomembnejše opravilo. Če se želite držati tega, v celoti zapustite e-poštno sporočilo, da vas ne bodo vabili preverjati opozorila.
Enako velja za vaš telefon: popolnoma ga utišajte - nato ga odložite v predal ali obrnite navzdol na mizo, da ne boste videli opozoril.
In če prejemate preveč klicev ali poizvedb sodelavcev zunaj obdobja, ki ste jim ga namenili, preprosto zaprite vrata pisarne, nataknite slušalke ali na svoj znak vstavite znak "ne moti" stol ali stena kabine.
Kategorija # 4: ni pomembno in ni nujno
Ne glede na to, ali gre za beleženje poročil o odhodkih, ustvarjanje pogodb ali vložitev dokumentov, "to so naloge, ki ne bodo imele velikega vpliva na naše delo, ko jih opravimo, vendar ne minejo, " pravi Thomas.
Kako se jih lotiti
Oddajte čim več teh nalog tako, da jih prenesete na mlajšega zaposlenega ali, za osebna opravila, navideznega pomočnika, predlaga Thomas.
Tudi če boste morali plačati za zunanjo pomoč, vam lahko ure, ki jih pridobite nazaj za uresničitev pomembnejšega cilja - na primer, da se končno pomaknete v naslednjo veliko karierno potezo - dolgoročno pomagate finančno.
Povezane osebe: 6 ljudi, 6 izravnalnih dejanj: sijajni kramp med delom in življenjem, ki rešuje mojo razumnost
