Excel nima zmogljivosti za upravljanje podatkov v programih relacijske baze podatkov, kot sta SQL Server in Microsoft Access. Vendar pa lahko služi kot preprosta zbirka podatkov, ki izpolni zahteve za upravljanje podatkov.
V Excelu so podatki organizirani v tabele z vrsticami in stolpci delovnega lista. Novejše različice programa imajo funkcijo tabele, ki omogoča enostavno vnašanje, urejanje in manipulacijo podatkov.
Pogoji baze podatkov: tabela, zapisi in polja
Baza podatkov je zbirka povezanih informacij, shranjenih v eni ali več računalniških datotekah na organiziran način. Običajno so podatki ali podatki organizirani v tabelah. Podatki v tabeli so organizirani tako, da jih je mogoče enostavno posodobiti, razvrščati, popraviti in filtrirati.
Preprosta baza podatkov, kot je Excel, vsebuje vse informacije o enem subjektu v eni tabeli. Relacijske podatkovne baze pa so sestavljene iz več tabel z vsako tabelo, ki vsebuje informacije o različnih, vendar povezanih temah.
Zapisi
V terminologiji baze podatkov, azapis ima vse podatke ali podatke o enem specifičnem objektu, ki je bil vnesen v bazo podatkov. V Excelu so zapisi običajno organizirani v vrsticah delovnih listov z vsako celico v vrstici, ki vsebuje en element informacij ali vrednosti.
Polja
Vsaka posamezna informacija v zapisu zbirke podatkov, kot je telefonska številka ali številka ulice, se imenuje apolje. V Excelu posamezne celice delovnega lista služijo kot polja, ker lahko vsaka celica vsebuje en kos informacij o predmetu.
Imena polj
Bistveno je, da se podatki organizirano vnašajo v bazo podatkov, tako da jih je mogoče sortirati ali filtrirati, da bi našli določene informacije. Če želite zagotoviti, da se podatki vnesejo v isti vrstni red za vsak zapis, se v vsak stolpec tabele dodajo naslovi. Naslovi stolpcev imenujemo imena polj.
Primer podatkovne baze
Na zgornji sliki so vse informacije, zbrane za enega študenta, shranjene v posamezni vrstici ali zapisu v tabeli. Vsak študent, ne glede na to, koliko ali kako malo podatkov je zbran, ima v tabeli ločeno vrstico.
Vsaka celica v vrstici je polje, ki vsebuje en del teh informacij. Imena polj v naslovni vrstici pomagajo zagotoviti, da ostanejo podatki organizirani tako, da vse podatke o določeni temi, na primer ime ali starost, hranijo v istem stolpcu za vse študente.
Excelova orodja za upravljanje podatkov
Poleg tega je Microsoft vključil številna orodja za obdelavo podatkov, ki olajšajo delo z velikimi količinami podatkov, shranjenih v tabelah Excel, in pomagajo ohraniti stanje v dobrem stanju.
Uporaba obrazca za zapise
Eno od teh orodij, ki omogoča enostavno delo s posameznimi zapisi, je obrazec podatkov. Obrazec lahko uporabite za iskanje, urejanje, vnašanje ali brisanje zapisov v tabelah, ki vsebujejo do 32 polj ali stolpcev.
Privzeti obrazec vsebuje seznam imen polj v vrstnem redu, v katerem so urejeni v tabeli, da se zagotovi pravilno vnašanje zapisov. Poleg vsakega polja je besedilo polje za vnos ali urejanje posameznih polj podatkov.
Čeprav je mogoče ustvariti oblike po meri, je ustvarjanje in uporaba privzetega obrazca veliko lažje in pogosto je vse, kar je potrebno.
Odstranite podvojene podatkovne zapise
Pogosta težava z vsemi zbirkami podatkov je napake pri podatkih. Poleg preprostih pravopisnih napak ali manjkajočih polj podatkov, lahko podvojene podatkovne zapise predstavljajo velik problem, saj se podatkovna tabela povečuje po velikosti.
Za odstranitev teh podvojenih zapisov lahko uporabite še eno orodje podatkov Excel - bodisi natančne ali delne podvojene.
Razvrščanje podatkov v Excelu
Razvrščanje pomeni reorganizacijo podatkov glede na določeno lastnost, na primer razporeditev tabele po abecednem redu s priimki ali kronološko od najstarejšega do najmlajšega.
Možnosti razvrščanja Excel vključujejo razvrščanje po enem ali več poljih, razvrščanju po meri, na primer po datumu ali času in razvrščanju po vrsticah, ki omogoča prerazporeditev polj v tabelo.
