Kolikokrat ste prejeli povabilo na sestanek in si mislili: "O, dragi, ali moramo to storiti prav zdaj?" Kot vsi vemo, je veliko primerov, ko se osebno zberemo povsem neumno, še posebej ko vključuje veliko skupino ljudi, katerih prispevek preprosto ni potreben. Toda tako enostavno, kot je domnevati, da se nikoli več ne boste imeli dobrega razloga, da bi se ga udeležili, včasih so res najboljši načini za uresničitev pomembnih nalog.
Preden zavrnete to povabilo na četrtletno posodobitev ekipe, je nekajkrat, ko se udeležite najboljše možnosti za nadaljevanje tečaja in doseganje ciljev.
1. Ko se družite in sprostite časovno občutljiv projekt
Nekateri najbolj frustrirajoči sestanki so tisti, kjer dobite veliko skupino ljudi, ki bi se pogovarjali, no, sploh ničesar. Včasih govorite o stvareh, ki bi jih bilo lepo narediti, vendar ne ustvarite akcijskih načrtov. Drugič se preprosto zbereš, da se zbereš.
Vendar pa obstajajo tudi situacije, ko imate vi ali vaši soigralci nekaj nujnega, kar je treba čim prej dokončati - in veliko ljudi mora poskrbeti, da bo to dobro opravljeno. In zagotovo lahko pošljete Googlov dokument in se strinjate, da bomo delali na njem "skupaj". Lahko pa se osebno srečate 30 minut, se lotite načrta, prenesete naloge in začnete.
Na koncu dneva je nekaj rezultatov najbolje končano kot ekipa, zato če vi ali kdo drug, s katerim delate, zaprosi za pomoč, ne delajte preveč prizora, da dodate še en sestanek v svoj koledar.
2. Ko se vaša ekipa napade po e-pošti
V idealnem svetu se vi in vaši soigralci ne bi nikoli strinjali in bi vsak dan skupaj sodelovali v popolni harmoniji. Resničnost večine ekip pa je, da večina skupin v določenem ali drugem trenutku zadene glave. Čeprav bi ga bilo lažje prezreti, ko so med sodelavci stvari nekoliko ledene in samo nadaljujte, veste, da bo to le ustvarilo več težav na poti.
Skoraj vedno je bolj produktivno, če samo odkrijete vse svoje pritožbe s projektom (ali kolegov pristop k projektu) in ugotovite, kako razrešiti konflikt, da boste dosegli svoje roke.
In najboljši način za to? Poiščite konferenčno dvorano in se, ko pošljete povratne informacije, poglejte neposredno drug v drugega. Morda bi vas mikalo, da bi to storili prek e-pošte ali klepeta, vendar bodite iskreni - veste, da boste napredovali le, če boste to storili osebno, v dejanskem sestanku.
Ker je devetkrat od desetih, konstruktivna kritika počuti veliko manj ostre, ko se reče na vaš obraz, potem ko gre za vašo mapo »Prejeto«. Poleg tega se odkrit komentar o izbiri pisave za predstavitve zdi manj oseben, kadar je del nenehnega pogovora na glas in ne edina vrstica v odzivu verige e-pošte.
3. Ko potrebujete povratne informacije o nečem
Spet bi vas lahko zamikalo, da bi rekli: „Ne srečavajmo se. Prosim, pošljite mi svoje misli o tem po e-pošti. "Ampak bodimo resnični - včasih je koristno, da svoje sodelavce slišite o nečem osebno.
To ne bi smelo biti dolga srečanja in v veliko primerih verjetno niti ne potrebujete uradnega dnevnega reda. Toda nekatere ideje, ki izhajajo iz tega, da jih izgovorimo iz oči v oči, so pogosto lahko neverjetne. In če se izognete temu, da bi jih postavili zase, ko resnično potrebujete povratne informacije ali če se pri projektu zataknete, samo odložite svoj uspeh.
4. Ko je treba sprejeti pomembno odločitev
To je najbolj očiten razlog za sklic sestanka, pa tudi najpomembnejši. Tako enostavno se vlečete za noge, ko se mora vaša skupina odločiti. Če se zaradi nečesa niste prepričani ali želite iskreno mnenje o izbiri, ki jo nameravate sprejeti, ne bojte se vprašati svoje ekipe, da se zbere skupaj s ciljem odločitve, preden skupina zapusti sobo.
In če nekdo v vaši ekipi poda podobno prošnjo, ne bodite in ne puhnite vse do sejne sobe. Izbira odločitev je težka, in če ne delate na skupini bralcev misli, je najboljši način, da ugotovite, ali so vsi na isti strani, sedeti za isto mizo in se pogovarjati.
Razumem. Sestanki niso vedno zabavni, še posebej, če imate seznam stvari, ki jih želite opraviti. In ko sta neresna, neproduktivna ali kakšna kombinacija obojega, je razumljivo, da iščete načine, kako se čim hitreje rešiti iz njih.
Na spodnji strani je nepošteno domnevati, da vsi izgubljajo vaš čas. Vsakega ocenite za vsak primer posebej, preden ne boste spregovorili, da boste rekli »Ne, hvala.« Ugotovili boste, da je v mnogih primerih druženje najboljši način, da kaj hitreje naredite.
