Imaš službo? Tisti, ki vključuje računalnik, internetno povezavo in mizo?
Potem boste verjetno letos napisali roman, ki je vreden e-poštnih sporočil - medtem ko se boste ukvarjali s približno 100 e-poštnimi sporočili na dan.
Mislim, da se lahko vsi strinjamo: preobremenitev e-pošte doseže vročinsko temperaturo. (In ne dobra vročina, kot so disko ali kravji zvončki. Slaba vročica. Kot tifus.)
Kot večina ljudi sem tudi jaz preživel precej časa za razmišljanje, kako organizirati e-pošto, določiti prednost e-poštnih sporočil in se hitreje odzivati na e-pošto. Toda v zadnjem času razmišljam o bolj zanimivem vprašanju: Kako naj "usposobim" ljudi (seveda nežno in ljubeče), da mi pošljejo manj e-poštnih sporočil?
Tu so tri moje najljubše tehnike.
So to revolucionarni koncepti? V resnici ne. So zdravi, smiselni opomniki? Mislim, da je tako. In če se strinjate, upam, da mi pošljete e-pošto in mi vse povedate. (Šalim se. Popolnoma.)
1. Ne odgovarjajte takoj na vsako e-pošto (ali sploh)
To se morda sliši kontratuktivno, toda ko se resnično lotite tega, se veliko "nujnih e-poštnih sporočil" navadno razreši brez vaše pomoči.
Primer: Približno enkrat na dan bom prejel neokusno e-poštno sporočilo od simpatične stranke, kolega ali stranke, ki reče nekaj takega:
"Alex! Pomoč! Poskušam narediti _________, vendar se ne spomnim, kaj ste mi rekli, da naj naredim _________. Ali me spet spomnite? "
Približno 90% časa, če čakam uro ali dve in ne naredim ničesar, ista oseba napiše nazaj in reče:
"Alex! Hooray! Ugotovil sem. Moja napaka. Pozabi!"
Z odločitvijo, da se ne odzovete takoj, ljudi »usposabljate«, da bodo bolj samostojni - hkrati pa ustvarjate razumna, realna pričakovanja o tem, kako hitro boste lahko odgovorili.
Seveda tukaj uporabite zdrav razum. Če delate na delovnem mestu za stranke - in ključni element vaše naloge je, da se takoj odzovete ljudem, ki potrebujejo vašo pomoč - potem bo očitno vaša definicija "kdo potrebuje mojo pomoč" drugačna kot nekdo drug.
Toda ne glede na to, kakšno službo imate, lahko poskusite s tem naslednjim korakom.
2. Ustvarite samodejni odzivnik s koristnimi odgovori na pogosto zastavljena vprašanja
Sestavite si seznam pogostih vprašanj, ki vam jih ljudje pošiljajo iz dneva v dan. Nato vpišite svoje odgovore v samodejni odzivnik, ki ljudem daje natanko tisto, kar potrebujejo.
Je zelo učinkovit in spet pošilja subtilno sporočilo, da cenite ljudi, ki so pripravljeni pomagati sami.
Tu je preprost primer:
Živijo!
Najlepša hvala za pisanje.
Če berete te besede, to pomeni, da sem v velikem in navdušujočem projektu - in ne bom več ur preverjal svoje e-pošte.
Toda zahvaljujoč se čarobnosti e-pošte vam lahko še vedno pomagam, prav zdaj!
Če želite poslati e-poštno sporočilo:
Prosim, uporabite moje spletno orodje za načrtovanje tukaj. To je najboljši način za zaklepanje časa.
Če po e-pošti pošljete posodobitev stanja v Project XYZ:
Oglejte si posodobljeno časovnico, tukaj.
Če imate izjemno časovno občutljivo vprašanje:
Prosim, pokličite mojo celico na ### - ### - ####. Ali pa se sprehodite do moje mize v tretjem nadstropju. Bom okoli.
3. Odgovarjajte z izjavami, ne več vprašanj
Če e-poštna sporočila sklenete z odprtimi vprašanji, kot so ta:
"Kaj mislite, kdaj bi morali kosilo?"
"Ali se spomnite, kako posodobiti spletno mesto ali potrebujete pomoč?"
"Kako misliš, da bi morali nadaljevati od tu?"
Vaša vprašanja bodo ustvarila samo več e-poštnih sporočil, še več vprašanj pa bo zahtevalo vašo nenehno razmišljanje in pozornost.
Namesto odprtega vprašanja poskusite končati e-poštna sporočila z jasno izjavo, na primer:
"Kosilo bomo imeli ob 12:30. Se vidimo v kavarni Luna. "
»Ko ste pripravljeni posodobiti spletno mesto, tukaj je Vodič za WordPress in povezava do smernic za blagovno znamko našega podjetja. Tukaj sem, če potrebujete več pomoči. "
»Ponovno se povežemo v enem tednu. Naslednji ponedeljek vas pokličem ob 10. uri. "
Če tisto, kar predlagate, ne deluje za vaše prejemnike, vas bodo obvestili! Toda večino časa bodo hvaležni za vašo natančnost. Zanje odpravljate miselno delo z nogami - da ne omenjam dolgega niza nepotrebnih popravil.
Če povzamem vse?
Če želite ljudi usposobiti za pošiljanje manj (in boljših) e-poštnih sporočil: Modelirajte vedenje, ki ga želite videti v svetu.
Če navadiš, da po e-pošti pišeš prijatelje in kolege za nasvete o stvareh, ki bi jih verjetno lahko imel samo Google, potem bodo drugi verjetno storili enako kot ti.
Če pišete dolga, razgibana, sestavljanka-zagonetka, potem boste dobili odzive, ki so enako mistični.
Ampak, če ste premišljeni in jedrnati, potem postavite lestvico za vse v svojem krogu - poučite druge, kako želite, da se z njimi ravnajo.
Torej, bodi jasen in dosleden učitelj. Vaša pošta (in psiha) se vam bosta zahvalili.
