E-pošta je istočasno spremenila naše poklicno življenje in jim povzročila glavobol.
Z revolucionarne strani je sposobnost pošiljanja ljudi pravočasnim sporočilom - in jih vedno spravi pred njihove obraze ves čas - zelo čudovita. Do drugih se lahko obrnemo, ne da bi prekinili njihove večerje, jih prebudili ponoči ali se ustavili sredi sestanka, pogovora ali drugega dogodka, da nas potrdijo. Vendar hkrati zavedamo, da bodo naša sporočila verjetno vidna v nekaj minutah ali urah po našem pošiljanju.
Na strani glavobola pa je elektronska pošta poslabšala našo kakovost življenja, zmožnost dela in - za mnoge - vsak občutek dobrega počutja. Študije zadnjih let kažejo, da povprečni strokovnjak porabi do tretjine svojega delovnega tedna prvi v nabiralniku. Za zaposlene strokovnjake, ki si ne morejo privoščiti ene tretjine dnevnih ur, se to pogosto odraža tudi v številnih poznih nočnih urah, preživetih skozi sporočila, samo da se zbudijo in najdejo desetine novih tam, ki čakajo.
In po mesecih ali letih tega cikla si lahko predstavljate, kako se lahko oseba, ki je na prejemnem koncu vašega tako pomembnega e-poštnega sporočila, počuti le majhen zalogaj, preden ga sploh odpre.
Kako lahko to orodje uporabite v svojo korist - bodisi z aktivnim iskanjem zaposlitve bodisi v vsakodnevnem poklicnem življenju - ne da bi v nabiralniku druge stranke ustvarili ruševine ali da bi se počutili živega?
1. korak: Vprašajte se: "Ali je to sporočilo dovolj, da si zasluži e-poštno sporočilo?"
Bodimo iskreni. Zmernega odstotka opomb, ki jih pošljete (zlasti grozljivega šarmerja "Mislim, da bom šel naprej in CC vsem") verjetno ni bilo treba poslati. Lahko bi pokukal preko mize sodelavca, poslal hitro besedilo ali ugotovil, kaj vse je po tvojem samotarju.
Preden se s komunikacijo poškropite po papriki, se vprašajte: "Ali je to treba poslati?" In takoj zatem (ob predpostavki, da je vaš prvi odgovor "da"), se vprašajte: "Je to najboljši medij za sporočilo, ki ga potrebujem posredovati?"
Če je odgovor da, nadaljujte.
2. korak: Dobro izkoristite zadevno vrstico
Če želite, da je vaše sporočilo ugodno prejeto, hitro preberite in, če ste bili zasluženi, na to, storite to: Strategizirajte desno iz vrstice.
Namesto, da bi odmetavali kakšno skrivnostno, pretirano uporabljeno ali povsem dolgočasno temo (npr. "Spremljanje" ali "Vprašanje" ali "Potrebujete pomoč"), jo zgrabite. Razmislite o nečem, kot sta "Navedeno od vloge Bill Smith-a - vodje marketinga" ali "pravočasna zahteva-podpis najdite do četrtka do poldneva". Če je vaše sporočilo dovolj kratko, naj bo celotno e-poštno sporočilo naslovno vrstico ("lahko posojam vašo pisarno @ 2 PM danes? ")
Bistvo tukaj je: predpostavimo, da bo vaš e-poštni naslov sedel v kopici s kopico drugih v prejetem nabiralniku. Zanimiva vrstica vam bo pomagala zagotoviti pravočasno branje (in odziv nanj).
Oh, in stranska opomba, pridržite možnost "označi to nujno" za resnično nujne primere. Najhitrejši način, da nekoga motiš, je "rdeča zastava" nekaj, kar ni nujno za nikogar razen tebe.
3. korak: Poenostavite stvari na drugi strani
Kot vsak, ki vsak dan prejme 100+ e-poštnih sporočil, si zelo prizadevam, da bi olajšal življenje ljudi, katerim pošiljam e-pošto. In to imam rad kot nor, ko storijo enako zame. Kako konkretno to lahko storite?
Najprej, če je vaša opomba bolj točka informacij, kot pa nekaj, na kar pričakujete odgovor, pomislite, da začnete z nečim, kot je: "Ni potrebnega odgovora - želel sem vam to vedeti …"
To bo tudi olajšalo obremenitev vaše mape »Prejeto«, ker se druga stranka ne bo prisiljena poslati povratno sporočilo z besedami: »Hvala za to« ali »Prejeto sporočilo«.
Nato naj bo stvar čim krajša. Preden pošljete, pošljite dokument in lektorirajte. Ali je jedrnat? Ali lahko obrezujete vse, kar ni ključnega pomena? Ste se lotili hudomušne misli in končali z esejem v 14 odstavkih? Ne pošiljajte nečesa okornega, če lahko isto sporočilo dobite čez polovico kopije.
Če imate eno ali dve točki, ki ju »želite zamuditi«, si oglejte krepitev, tako da ju recenzent vidi takoj. (Uporabite samo previdno - nočete, da bi bilo videti, kot da kričite na osebo.)
In končno, delajte kot nor, da vse, kar potrebujete za komunikacijo, postavite v en e-poštni naslov, ne v pet. Občasno, "Ups! Pozabil sem na prilogo! "Ali" O streljaj, še ena stvar … "kolcanje se imenuje človek. Redno pošiljanje treh ali štirih hitrih sporočil eni osebi - ker niste zbrali misli, preden ste se usedli za računalnik - se ne bo štelo kot ljubeče.
Vsekakor se ne bi smeli izogibati nekomu, da bi poslali e-poštno sporočilo, ker se bojite, da se bodo zamerili, da ste si upali napolniti njihovo sporočilo. Je eno najboljših orodij za poslovno komunikacijo, kar imamo, zlasti za tiste, ki delamo z ljudmi na več časovnih pasovih.
Če pa boste v svojem pristopu uporabili strategijo - in, če boste prejemniki pozorni - boste zagotovo pomagali povečati moč sporočila in verjetnosti, da boste dobili ugoden odziv.
