Kadar vsi okoli vas govorijo o tem, kako dosežejo nič v nabiralniku. Resnici na ljubo pa se nikoli ne počutiš, kot da bi prišel tja.
V vaš zagovor pa zato, ker prejmete sporočila, ki zahtevajo dolgotrajen ali premišljen odziv. Nekdo je zaprosil za vaše mnenje in želeli bi si vzeti čas za njegovo oblikovanje. Ali je priloga za pregled napisana na petih straneh, zato jo boste morali pregledati. Ali pa želite svoj odgovor izraziti na določen način in bi radi počakali, da ste sveži.
Standardne rešitve za takšno situacijo so vse vrste zanič. Lahko "potrdite prejem", vendar se to sliši zelo formalno, in nič ne vem, kdaj vam bo drugi priskrbel opombo, ki približno pomeni: "In …?" Samodejni odziv lahko pustite 24-7, vendar to morda ni vaš slog - in še vedno ne dajete natančnega odgovora. Lahko pa si le vzamete čas, vendar boste pustili drugo osebo, da se sprašuje in čaka.
Pred kratkim sem padel trik, ki je zame rešil to težavo. Želim odgovoriti v roku 24 ur (če ne veliko prej) s črto, ki mi kupi nekaj časa. Zadovolji drugo osebo, da sem na njej, mi daje čas, da spremljam, ko deluje po mojem urniku, in me toliko bolj približa ničli v nabiralniku. Tu so tri moje najljubše.
1. "Približno bom v stiku"
Imel sem nekdanjega šefa, ki je vedno poudarjal pomen upravljanja pričakovanj. Obveščanje ljudi na sprednjem delu vam omogoča, da zaobidete zmedo in frustracije. In najboljši način za to je - po besedah priljubljene izreke - premalo obljubiti, prenašati.
Če preprosto počakate teden dni, da se nekdo vrne, bo domneval, da ste ga obravnavali kot nizko prednostno nalogo - in zaradi tega se nihče ne počuti dobro. Če pa mu takoj napišete sporočilo in pojasnite, kdaj boste v stiku, se vam zdi, da bi bilo res pomembno, da čim prej zagotovite časovnico.
Če določite pričakovanje, kdaj lahko pričakuje temeljit odziv, ste premišljeni. In če premagate ta datum, niste več oseba, ki je potrebovala pet dni za odgovor: Vi ste oseba, ki je rekla, da bo potrebovala en teden, vendar je odgovorila dva dni prej.
2. "Pritiskam proti roku"
Ko odlagate zahtevo, ljudje pogosto radi vedo, zakaj. Pomislite: če se nekdo ustavi za vašo mizo, da bi se lotil možganske nevihte, jo bo verjetno zavrgel, če rečete "ne" in se vrne nazaj na tipkovnico. Vendar je manj verjetno, da bo užaljena, če ji rečete, da ne morete, ker ste zasedeni s pripravo na sestanek (ali kakšnim drugim povsem veljavnim izgovorom, kot je zavijanje projektov pred dopustom).
Ta odgovor sledi podobni logiki. Z deljenjem tega, kar imate na krožniku, omogočite, da se vaša povezava sooči z vašim delovnim obremenitvam. Vedela bo, da je ne spregledaš; raje ste preokupirani in potrebujete nekaj dni, preden ji boste lahko posvetili vso pozornost.
Poskusil sem s tem pristopom in ugotovil, da ljudje cenijo, da sem si celo vzel čas, da sem se vrnil v tako zelo okrnjenem času. Namesto, da bi me dan ali dva kasneje spet poslali po e-pošti in iskali odgovor, so mi zaželeli veliko sreče in mi rekli, naj preverim, ali mi bo uspelo.
3. "To bi rad vodil kolega, ki je zunaj urada."
To je še ena vrstica, na katero sem naletel preprosto z resnico. Večina moje ekipe je bila nekaj tednov nazaj zunaj pisarne, zato sem moral odložiti vse odgovore, ki zahtevajo notranje povratne informacije ali odobritev.
Namesto da bi se odzivali tako, kot da sem jim tekel naokrog, so ljudje - spet - zelo razumeli. Vsi smo imeli tiste delovne dni, ko so nam roke zavezane, in ker ste dejali, da svojega odgovora ne morete pospešiti, ni razloga, da bi vas drugi pritisnil, da bi mu odpovedali.
Pravočasno odgovarjanje na e-poštna sporočila je vredno vseh. Pomaga vam očistiti mapo »Prejeto«, drugi osebi pa lahko pridobi vse informacije, ki jih potrebuje. In čeprav ni mogoče vedno dati popolnega odziva, je skoraj vedno mogoče kaj reči. Torej, preskočite napol premišljen ali hiter odgovor in izberite črto, ki vas bo kupila nekaj časa. Vzpostavite, da bo vaš stik občutil, kot da vam je resnično mar, in vam bo omogočil, da si vzamete čas, ki ga potrebujete za dobro delo.
