E-pošta je v najboljšem primeru ena najbolj učinkovitih oblik komunikacije - lahko je kratka, sladka in poslana na poti, da dobite odgovore na svoja vprašanja ali sporočilo.
Kljub temu lahko vaša mapa s prejetimi sporočili povzroči več težav, kot jih reši, če namesto neumnega, skrajšanega odgovora prejmete odgovor v enem stavku, ki v bistvu ne pomeni nič. Za razliko od telefonskega klica - kjer lahko uporabite ebb in tok pogovorov, da isto vprašanje še naprej postavljate na nove načine - je težko pritisniti na nove informacije po e-pošti.
Dobra novica je, da kriptična e-poštna sporočila običajno spadajo v eno od dveh kategorij in obstaja strategija za odzivanje na vsako vrsto. Preberite si o pogostih kršiteljih in najboljši pristop za vsakega.
1. Odgovor "Nisem prebral e-pošte"
Prva vrsta skrivnostnih e-sporočil je tista, zaradi katere se sprašujete, zakaj se sploh trudite pisati. Po e-pošti pošljete svojemu šefu, da je vaš let prizemljen, in on mu piše, da vas bo videl v pisarni "čez nekaj ur". Ali pa vprašate skupino volivcev za posodobljene naslove, polovica pa vam jih pošlje vse njihove podatke, druga polovica pa vam pošlje samo njihove telefonske številke.
Uh. Kako težko je brati e-pošto?
Pravzaprav je to vaše izhodišče. Kot pravijo, je lažje spremeniti sebe, kot pa spremeniti druge. Torej, prva stvar, ki jo morate storiti, je objektivno pregledati svoja e-poštna sporočila. Ali učite ljudi, da jih ne berejo, tako da bi vprašanje pokopali v elektronskem sporočilu s petimi odstavki? Ali ste pomislili na zgornji primer, ali ste na koncu dvostranskega povzetka svojega poslovnega potovanja (ki ga je vaš šef verjetno nameraval pregledati pozneje) omenili vaš zamudeni let? Preizkusite naše smernice in se prepričajte, da bodo e-poštna sporočila prebrana in nanje odgovorjena.
Toda medtem ko je pisanje jasnejših e-poštnih sporočil vse dobro in dobro za naslednjič, kako bi se morali odzvati na svojega ne bralca prav zdaj? Najboljši pristop je predstaviti ključni podatek kot "novo informacijo" (kar pojasnjuje, zakaj pišete nazaj).
V primeru zgornjih primerov lahko poskusite: "Nove informacije letalske družbe: let verjetno ne bo vzletel do jutra. Zdi se, da bom večer preživel v Chicagu, "ali" Hvala, ker ste poslali svojo telefonsko številko; bi lahko poslali tudi posodobljen naslov, ko boste dobili priložnost? “Naj bo čim krajši (ena ali dve vrstici, da ne boste zamudili ničesar), medtem ko vljudno ponavljate, kaj potrebujete.
2. Odgovor "To zame ni prednostna naloga"
Pojaviš situacijo in vprašaš starejšega kolega, ali naj se lotiš pristopa A ali B, in njegov odgovor je: "Srečno." do -, vendar ne upoštevate dejanskih časov.
Zveni znano? Imam nekaj slabih novic: Oseba, s katero si dopisujete, samo zdaj ne odgovarja na vas.
Seveda obstaja razlika med e-poštnim sporočilom, ki vas zavrne, in tistim, ki daje čas, ko bo vaš stik morda bolj dostopen - na primer: "Rad bi se srečal na kavi, a preplaval sem konec meseca “se prilega naravnemu nadaljevanju kroženja v nekaj tednih.
Toda odvračilni odgovor brez dodatnih informacij - npr. "Kdaj lahko vidim nekaj številk?"; »Seveda.« - predlaga, da vam informacije, ki jih potrebujete, niso prednostne naloge za vašega bralca.
Če vam je to zagotovo prioriteta, je čas, da pridobite njegovo pozornost ali pozornost. Poskusite odgovoriti s to formulo:
- Informacije, ki jih potrebujete
- Trden rok
- Potrditev z vprašanjem.
Na primer: "Vem, da imaš ta vikend nekaj dogodkov, vendar potrebujem popravljeno oceno pogostitve do srede - ali jo boste lahko posredovali do takrat?" Ali pa: "Srečanje moje stranke je predvideno za petek zjutraj ob 10. uri; ali je možno, da pred tem predstavim kratke opombe o moji predstavitvi? "Bralnik se bo osredotočil na tisto, kar potrebujete; vključno z določenim datumom ("prihodnji torek" v nasprotju s "v naslednjih nekaj tednih") vas bo seznamili prednostni seznam; in končate z vprašanjem, pomeni, da vas mora prejemnik pisno poslati nazaj.
Lahko je frustrirajoče, če si nekdo vzame čas za odgovor, vendar si ne prizadeva dati informacij, ki jih potrebujete. Uporabite zgornje nasvete, da odpravite težavo in se odzovete na način, ki vam bo pomagal opraviti delo.
