Vsi si želimo biti najboljši v službi, vendar za mnoge od nas obstaja ena stvar, ki se je ne moremo otresti: zamujanje.
Manifesta o maniri Grega Savagea "Ne ti nisi" tečeš pozno, "Ti si drzen in sebičen" je bila objavljena in reponirana že tisočkrat, odkar je bila objavljena leta 2010. na sestanek osebja po tem, ko so vsi že sedeli. Ampak, če se počutite sram, da ste poklicani, kaj lahko storite v zvezi s tem v svojem življenju?
Rešite ga na mikro ravni.
Če delate v pisarniškem okolju, ki uporablja Microsoft Outlook ali Google Calendar, tukaj je dvostopenjska taktika, da ste pravočasno in popolnoma pripravljeni na vsako srečanje v koledarju. Ker imata tako Outlook kot Google Koledar privzete alarme, ki se sprožijo 10 minut pred predvidenim terminom, uporabite to kot svoje okno in se prepričajte, da ste resnično pripravljeni na prihodnje. Potem, ko ugasne:
10 minut prej
Ne glede na to, ali gre za sestanek, ki ga vodite ali se ga samo udeležujete, izkoristite ta čas in poskrbite, da boste imeli tisto, kar potrebujete. Ko se oglasi alarm, ustavite vse, kar ste delali prej, in odgovorite na ta vprašanja:
- Ali imam vse ustrezne materiale?
- Ali so člani moje ekipe pripravljeni?
- Ali sem pripravljen na kakršne koli posodobitve ali napovedi, ki jih moram poslati?
- Ali sta prostor in oprema sejne sobe pripravljena?
- Ali se moram obrniti na ljudi, ki trenutno uporabljajo prostor, ki ga imam rezerviran?
Seveda vam ni treba čakati, preden tik pred sestankom odgovorite na ta vprašanja (pravzaprav je koristno, da jih delite v svojo jutranjo rutino). Vendar pa se z njimi soočate in si prizadevate, da se srečanje ob 13. uri ne začne s čakanjem na napravi za kopiranje.
5 minut prej
Če bo s prvimi petimi minutami vse v redu, se udarite po hrbtu in se odpravite neposredno do mize za sestanke. Tudi če med čakanjem čutite mravljino, se izognite skušnjavi, da bi se vrnili na mizo ali začeli novo glavno nalogo. Izlet v kopalnico in začetek novega e-poštnega sporočila lahko traja dlje, kot ste pričakovali, in navsezadnje zamujate na sestanek.
Namesto tega priznajte, da morate preveriti še eno stvar s seznama opravil in uporabiti tisto, kar strokovnjakinja za upravljanje časa Eva Wisnik imenuje "parkirišče". Ves dan imejte na svoji mizi en sam zapis, ki ga je objavil na svoji mizi, če želite zapisati tiste, ki niso - kritična opravila, ki vam skočijo v glavo, kot so pojavni oglasi (sledenje razmislekom po naročilu UPS, pregledovanje domačih strani novic ali preverjanje virov socialnih medijev). Presenetljivo sem ugotovil, da dodajanje predmetov na moje parkirišče daje občutek ločljivosti, čeprav jih takrat ne dokončam.
Nato v zadnjih petih minutah, preden se sestanek začne, medtem ko vsi (upam) vstopate v sobo, preverite, ali lahko počistite katero od teh nalog s svojega sklopa.
Glede na to, kako velik je vaš pisarniški prostor, boste morda morali prilagoditi "10 minut", da upoštevate čas potovanja med etažami, vendar še vedno velja načelo: Ustavite se, pripravite se in pojdite. S tem načrtujete ne le pravočasno, ampak tudi zgodaj. Najboljše od tega, da se boste počutili produktivno in dobro izgledali v svoji ekipi. Oh, in nihče vam ne bo moral vedeti, da ste pred sestankom preverjali svoje "všečke" - to bo naša mala skrivnost!
