Dragi pogajalci,
Zmeden korporativni komunikator
Spoštovani,
Minilo je 20 let, odkar so poslovni ljudje začeli uporabljati e-pošto, in še vedno nismo našli načina, kako se izogniti večini težav, ki jih povzročajo.
Po besedah doktorja Randija Guntherja, kliničnega psihologa iz južne Kalifornije, tvegamo, da bomo med sabo komunicirali, če ne bomo uporabili katerega od petih načinov komunikacije: besede, tona glasu, dotika, drže in izrazov obraza.
Ko govorimo po telefonu, prilagajamo, kar rečemo, ne le kot odgovor na izgovorjene besede, ampak tudi na ton, s katerim te besede izgovarjamo. Je naš poslovni sodelavec zahteven in oster, vztrajen in direktiven, hladen ali topel, dvomljiv ali določen, priložnostne ali formalne? Več ali manj naravno prilagodimo svoj lastni ton, da se ujema z drugim ali ga znižamo, če se mu zdi temperatura previsoka za skupno reševanje problemov.
Toda celo telefon pogreša popolno izražanje naših idej. Ko se pogovarjamo po telefonu, pogrešamo govorico telesa in obrazno mimiko, oboje pa lahko sproži dvom, ko poudarjamo svojo gotovost, odpornost, ko zahtevamo skladnost, ali humor, ko se izogibamo konfliktom.
Tem primanjkljajem dodajte tudi naše vzajemno nepoznavanje konteksta, v katerem vsaka stranka komunicira, in imate tisto, kar profesor Raymond A. Freidman na Visoki šoli za upravljanje v Owenu imenuje "globoko asocialni pogovor."
To je slaba novica.
Dobra novica je, da "samo besede" lahko prenašajo kontekst in ton, pa tudi empatijo, strast, radovednost in dvom. Če ne bi bilo tako, ne bi jokali, ko bi nas starši brali Bambi , ne bi se jezili, ko bi brali o zadnjem etničnem čiščenju in se ne bi smejali ob branju šaljive kolumne v našem Facebook feedu. Samo malo več skrbi.
Tukaj je le nekaj načinov, kako lahko v pogajanja, ki jih vodimo po e-pošti, dodamo ustrezen ton, teksturo, kontekst in čustva - z vzorčnim skriptom, ki ga lahko prilagodite svojemu položaju.
1. Nastavite sceno in prinesite občutek v pogovor
3. Omenite občutke, ki jih poslovne komunikacije običajno primanjkuje
6. Ne bojte se omeniti svojega dvoma
7. Zapri, s poudarkom na visoki stopnji zaupanja v svojo sposobnost iskanja rešitve, ki bo obojestransko koristna
Skratka, prinesite čim več svoje osebnosti, kaljenega čustva, spoštovanja do svojega pogajalskega partnerja in optimizma glede vaše sposobnosti, da dosežete dogovor. Bolj ko boste v e-pošti oponašali pogovor iz resničnega življenja, manj bo prostora za sum in nerazumevanje. Ta vzorec pogovora pušča veliko prostora, da vaš pogajalski partner išče pojasnila, postavlja vprašanja in daje dodatne predloge. Samo to bi se moralo izogniti nesporazumom, ki vodijo v zastoj.
Nimam razloga, da bi dvomil, da ste, kot pravite, dobri v medsebojnih in osebnih pogajanjih. V svoj e-poštni naslov vključite vse lastnosti, ki jih prinesete v te pogajalske seje, naj bodo to podobnost, avtoriteta, jasnost, skrb za dobro počutje vašega partnerja za pogajanja, skupne vrednote ali vrhunske veščine reševanja težav.
Vso srečo z vašimi posebnimi izzivi in prosim, da nam pišete za več podrobnosti, boljšo razlago ali poročilo o uspehu novih znanj, ki ste jih delali v svojih e-poštnih pogajanjih.
Ta članek je del naše serije Vprašaj strokovnjaka - stolpec, ki vam bo pomagal rešiti največje težave v karieri. Naši strokovnjaki so navdušeni, da bodo odgovorili na vsa vaša pereča vprašanja, in nam jih lahko pošljete tako, da nam pošljete e-pošto na urejevalnik (at) themuse (pika) com in v zadevi vprašate strokovnjaka.
