"Zapiši to - na zadnjem izpitu bo, " je rekel noben šef še nikoli.
Prehod iz šole na delovno mesto je nenavaden izziv - v povsem novem okolju imamo popolnoma drugačne razloge za zapisovanje in različne potrebe, kako bomo pozneje uporabljali svoje zapiske, vendar večina nas se zanašajo na metode, ki smo jih uporabljali v razredu zgodovine v srednji šoli.
In čeprav je redko, da bo kdo izgubil službo, če nečesa ne beleži, lahko majhen, trajen učinek slabih zapiskov (ali v celoti preskoči zapiske) resnično škodi vaši karieri. Kolikokrat ste morali poslati e-pošto svojemu šefu, sodelavcu ali stranki, da ste vprašali nekaj o čem je govorila na sestanku drugi dan, ker ste ga pozabili? To boli to razmerje - da ne govorimo o produktivnosti vseh. (Stranska opomba: Tu je še nekaj stvari, ki šefi res ne marajo.)
Na drugi strani je beleženje neverjeten način, kako ljudem pokazati spoštovanje. Pokaže, da poslušate in da mislite, da je tisto, kar govorijo, pomembno. Vaše opombe služijo tudi kot vodilo pri boljšem opravljanju vašega dela; se lahko brez odlašanja sklicujete na pomembne podatke, ki jih potrebujete za uspeh, kadar koli jih potrebujete.
In tajni bonus, zapisovanje zapiskov vas v resnici naredi pametnejše. Ko imate na enem mestu zbirko temeljitih, premišljenih opomb (ki jih dejansko občasno ponovno pregledate), začnete opažati povezave med tistimi, ki jih sicer ne bi videli, in imate informacije, ki jih drugi ne hranijo. Tako boste dobili odlične ideje, oblikovali nove povezave in postali takšen inovator in vodja, ki bo resnično uresničil stvari v vaši ekipi.
Na splošno je beleženje resnično subtilen, a močan način za boljši uspeh - le malokdo od nas pa dobi kakršne koli napotke, kako svoj slog beleženja prestaviti na delo v službi. Zato danes želim z vami deliti priročniku za hitro zajemanje neverjetnih opomb v vašem poklicnem življenju.
1. Vedite, kdaj si pri delu vzemite zapiske
Ni vsaka situacija na delovnem mestu potrebna za zapisovanje, zagotovo pa obstajajo časi, ko bi zelo priporočal, da izvlečete pero in papir. Na splošno je moj nasvet vedno napačen na strani zapisovanja in se pozneje odločite, ali jih boste morali hraniti ali ne, vendar je tu nekaj ključnih trenutkov, ko boste želeli nekaj zabeležiti:
Sestanki ena na ena
Ne glede na to, ali ste šef ali zaposleni, če beležite, si vzamete čas resno. Prav tako je primeren čas, da zapišete osebne podrobnosti, kot je ime zakonca vašega upravitelja, kar je dobro zapomniti, da boste lažje vzpostavili bolj pomemben odnos z ljudmi v službi.
Veliki pogovori
V tem, ko se dogaja med velikim možganskim viharjem ali reševanjem težav, se preprosto tako zaviti v dogajanje, da dejansko ne zadržite ničesar, ko stopite iz sobe. Zapomnite si, če si beležite zapiske, tudi če veliko sodelujete, da se držite kritičnih informacij.
Srečanja strank
Vnos prenosnega računalnika je vedno dobra ideja, tako da lahko posnamete vse podrobnosti, ki jih stranka ali stranka potrebuje. Bolje je imeti preveč informacij in jih pozneje zapisati, kot pa zamuditi nekaj resnično pomembnega.
Srečanja z mentorji ali stiki
Zapisati je treba tudi preprosto kavno srečanje. Pokažite osebo, ki cenite njen čas in znanje, tako da jo zapišete; plus, če gre za redko srečanje, se boste morali spomniti vsega, saj morda s to osebo kmalu spet ne boste imeli časa. Svoje zapiske lahko uporabite tudi za bolj smiselno spremljanje - na primer pošiljanje dragocene povezave ali članka, povezanega z nečim, o čemer ste razpravljali na sestanku.
2. Poiščite slog, ki vam je všeč
Kadar gre za zapise, ni pravil. Ni nobenega dokaza, da kateri koli slog deluje bolje kot drug slog - najboljše vrste beležk so tiste, ki vam bodo kasneje še kako smiselne, ne glede na videz.
Tukaj je nekaj najbolj priljubljenih slogov za beleženje, s katerimi lahko preizkusite, kaj lahko deluje za vas.
Seznami
To je najbolj tradicionalna vrsta zapisovanja. Začnete na vrhu strani z glavno temo sestanka in nato nadaljujete seznam navzdol s podnaslovi, ko se pojavijo druge teme.
Med nadaljevanjem pustite prostor med podnaslovi, saj se lahko sestanek vrne v temo (ali imate morda vprašanja ali nove ideje, ki jih želite posneti), poleg tega pa boste želeli imeti prostor za dodajanje informacij, ne da bi vaš seznam drsel oz. zmedeno.
Prav tako lahko ustvarite naslove za stvari, kot so akcijski predmeti, dosjeji, sprejete odločitve in kateri koli pomembni viri ali orodja, ki jih morate imeti, tako da imate resnično uporaben seznam, na katerega se boste pozneje pozanimali.
Misli Zemljevidi
Če ste vizualni mislec, poskusite z miselno karto. Začnite s tem, da v središču strani napišete temo srečanja. Od tam potegnite veje na vsako ključno obravnavano temo.
Na primer, lahko na sredino strani napišete »Izstrelitev Kickstarterja« in nato narišete veje za teme, kot so »pritisk na doseg« in »Časovnica začetka dneva«. Nadaljujte z risanjem podružnic za podteme (vse bolj podrobne) in na na koncu boste imeli vizualno predstavitev najpomembnejših točk srečanja.
Sled krušnih drobtin
To je najbolj intenzivna oblika zapisovanja, vendar je neverjetno učinkovita. Ko uporabljate to strategijo, si zapišite zapise, kot da jih boste dali nekomu, ki na sestanku ni bil tam.
Zapišite vsako temo, ko se pojavi, in nato zapišite vsako postavljeno točko v zvezi s to temo. Ni vam treba pisati vsake izrečene besede; uporabljajte kratke stavke in bodite posebno pozorni na stvari, kot so posebna orodja ali viri.
To je odlična strategija za ljudi, ki so med sestanki zaskrbljeni, saj vam to drži roke. Dokler boste občasno vzpostavili stik z očmi, vam nihče ne bo zameril, če bi vodili tako temeljite opombe.
3. Organizirajte svoje zapiske, da jih boste lahko pozneje ponovno pregledali (in postali neverjetni)
Ena največjih težav, s katerimi se ljudje srečujejo, je vodenje zapiskov organizirano na tak način, da jih lahko kasneje na dragocen način ponovno pregledajo. Sam po sebi jemanje zapiskov ni dovolj za izboljšanje hrambe ali razumevanja - zabeležiti morate informacije, ki jih morate cementirati, in jih cementirati v mislih, da postanejo dragocene.
To pomeni, da če so vaše zapiske povsod ali popolnoma neorganizirane, jih morda sploh ne boste vzeli. Tu je nekaj najboljših načinov, kako organizirati svoje zapiske in narediti čas, ki ga preživite z njimi, resnično dragocen za napredovanje kariere naprej.
Beležke vedno hranite na istem mestu
Najlažje organizirate svoje zapiske tako, da jih hranite na enem mestu. Ne smete več vnašati nekaterih stvari v Googlov dokument in hraniti naključnega kupa nalepk. Čeprav obstaja veliko možnosti za to, je papir idealen, da ne držite zaslona med vami in osebo, s katero se srečujete. Poleg tega dejansko izpisovanje stvari z roko pomaga pri zadrževanju.
Torej, investirajte v beležko - tisto, ki jo imate radi, ki jo boste vzeli s seboj povsod in ki ima vsestranskost, ki jo potrebujete za številne primere, v katere boste morali zapisovati.
Naj bo enaka oblika
Zgoraj smo pregledali tri vrhunske sloge beležk, ki dobro delujejo za profesionalne nastavitve. Poiščite slog, ki vam ustreza, in se ga držite; to bo pozneje olajšalo kopanje po vaših zapiskih.
Ne glede na slog, ki ga izberete, napišite kritične podatke na vrh vsake strani - datum, udeležence sestanka in temo sestanka na vsako stran z opombami, ki se nanašajo na to srečanje - tako je enostavno slediti.
Dogovorite se za teden, da nadaljujete svoje opombe
Težko je najti čas za ponovno beleženje beležk, čeprav to želite, ob stalnem toku stvari, ki zahtevajo vašo pozornost in so vsak teden večja prioriteta. Zato določite ponavljajoči sestanek v koledarju, da boste beležke preiskovali enkrat na teden. Tudi 15 minut je dovolj časa, da pogledate, kaj ste posneli.
Ko nadaljujete s svojimi zapiski, zapišite vsa vprašanja ali odprta vprašanja, ki jih je treba še rešiti. To je tudi pravi čas, da se pripravite na vsa prihajajoča srečanja. Zapišite si vprašanja, na katera želite odgovoriti, ali kakršne koli pomembne informacije, za katere menite, da jih boste morali imeti pri roki.
Koliko več bi lahko dosegli, če bi imeli vedno primeren odgovor na dosegu roke? Doslednost je ključ do uspeha; več majhnih dobrih navad (na primer veliko zapisovanja), ki jih lahko razvijate, bolj boste lahko gojili vsak dan. Ta teden poskusite zapisovati na vsakem srečanju in preverite, ali je lažje hitro imeti dobre ideje ali narediti več.
