Uganite, koliko e-poštnih sporočil prejme povprečen pisarniški delavec vsak dan? 121.
In to število naj bi se do leta 2018 povečalo na 140.
Se počutite razburjene in panično samo razmišljate o tem? Nisi sam. Ta poplava e-pošte spodbuja številne strokovnjake, da ves čas - skoraj obsesivno - ves čas iščejo e-pošto, ne glede na to, ali so med službo, sredi srečanja ali kosila s kolegom. Ta navada preverjanja in ponovnega preverjanja mape »Prejeto« je lahko kot zasvojenost.
Kar je še huje, je to, da nove raziskave, ki so spremljale srčni utrip uporabnikov e-pošte, dokazujejo, da je e-pošta zelo naporna. Stres zvišuje raven kortizola, ki med drugim moti prebavo telesa in imunski sistem. To pomeni, da ko ste pod stresom, vaša energija upada, vaš fokus se razprši in vaša produktivnost potone.
Spodnja črta? Obsesivno preverjanje e-pošte je stresno. Stres je slab za vaše zdravje in vašo produktivnost. To je moteč cikel. In ustaviti se mora.
Ampak kako?
Začnite z osnovami
Medtem ko je zelo vabljivo, da v mapi »Prejeto« dodate samo še eno osvežitev (nato še eno in drugo), je za produktivnost in osredotočenost pomembno, da se ponovno usposobite za bolj zdrav odnos z e-pošto. (Nekateri psihologi bi lahko rekli, da to "razbija odvisnost". V večini primerov ne bi šel tako daleč, zato se držimo "spreminjanja navade."
Za začetek naredite majhne prilagoditve vsakodnevne rutine, ki vam bodo pomagale, da se nenehno osredotočite na svoj e-poštni naslov:
- Odstranite potisna obvestila iz telefona, tako da ne boste obveščeni vsakič, ko prejmete e-pošto
- Ne pustite odprtega e-poštnega sporočila, ko v računalniku počnete nekaj drugega. V resnici je koristno, da si prizadevamo, da ostane samo en jeziček odprt.
- Sami se dogovorite, da boste v mapo »Prejeto« preverjali samo določeno število na uro ali na dan. To se lahko razlikuje za vse - za nekatere to lahko pomeni preverjanje e-pošte na vsakih 15 minut; za druge lahko pomeni preverjanje enkrat, dvakrat ali petkrat na dan. Bistvo je, da se vzpostavi vsakodnevna e-poštna rutina, ki poveča vašo produktivnost in občutek za dosežke.
- Ko se morate resnično osredotočiti in ne želite, da vas motijo, poskusite začasno preprečiti, da bi se nova sporočila prikazala v mapi »Prejeto« (Inbox Pause deluje zame).
Izvedba tovrstnih logističnih prilagoditev lahko kratkoročno resnično pomaga - to so majhni koraki, ki jih lahko takoj izvedete. Kljub temu produkti in aplikacije ne bodo povzročile trajnih sprememb, dokler se ne lotite tudi čustvenih dejavnikov, ki spodbujajo vašo obsedenost po e-pošti.
Pridite do korena izdaje
Če želite trajno spremeniti negativno navado, je prvi - in najpomembnejši - korak, da spoznate, zakaj in kako se je ta navada oblikovala.
Če želite to ugotoviti, si naslednjič, ko boste občutili potrebo po preverjanju e-pošte, postavite naslednja štiri vprašanja:
- Kaj zdaj čutim?
- Zakaj želim preveriti svoj e-poštni naslov prav zdaj?
- Se počutim, kot da moram takoj preveriti svoj e-poštni naslov?
- Ali moram trenutno preveriti svoj e-poštni naslov?
Kakšne so vaše prave motivacije glede na vaše odgovore, da želite preveriti, preveriti in ponovno preveriti?
Pogoste motivacije, ki jih moje stranke pogosto opisujejo, vključujejo:
- Strah pred izpusti: "Ves dan moram nenehno preverjati svoj e-poštni naslov ali se morda ne bom pravočasno odzval na nekaj, kar bi lahko povzročilo, da zamudim priložnost."
- Skrbi, kaj si bodo mislili drugi: "Če se ne odzovem takoj, bo šef lahko pomislil, da nisem vest, da nisem na vrhu svojega dela ali da se cel dan odpravim. ”
- Želim odvrniti pozornost od dolgčasa ali stresa: »Dolgčas sem, preobremenjen ali nasičen s tem, kar počnem. E-poštni naslov mi omogoča časovno omejitev, kaj naj počnem. "
- Želim zapolniti čustveno praznino ali iskati človeško povezavo: „Počutim se malo osamljeno. Dobro je vedeti, da mi je nekdo poslal sporočilo. "
Ko odkrijete osnovno motivacijo, zaradi katere morate obsesivno preverjati mapo »Prejeto«, dobite nekaj močnih informacij, ki vam lahko pomagajo spremeniti navade.
Začnite z novo izbiro
S temi informacijami se lahko lotite novih odločitev in izpolnite svoje čustvene potrebe na nove načine - ne da bi se zanašali na e-pošto kot na drobce.
Ali na primer hrepenite po tej človeški povezavi? Med odmorom za kosilo preprosto vstanite, pojdite do mize prijaznega sodelavca in si recite: "Živjo, kako poteka dan?"
Če se počutite stresno in potrebujete zmedo, si vzemite petminutni odmor, da preberete zanimiv članek, nato pa se vrnite na delo.
Vas skrbi, da bi izpustili? Opomnite se: »Osredotočena sem na svoje delo. Če je nekaj resnično pomembno, me bo še vedno čakalo, eno ali dve uri od zdaj. Trenutno mi ni treba motiti svojega trenutnega projekta. "
Če ste zaskrbljeni, da bo vaš šef mislil, da ste zanič, če se ne boste takoj odzvali na e-poštna sporočila, se prepričajte: »Moj šef ve, da sem vestna in skrbna. Če ne odgovorim takoj na e-pošto, bo moj šef domneval, da sem zaposlen z drugim pomembnim delom - in to je dobra stvar. "
E-pošta ni sama po sebi dobra ali slaba; je samo orodje. Vložite nekaj časa v samorefleksijo in se prepričajte, da to orodje uporabljate na način, ki podpira vaše zdravje, produktivnost in kariero - namesto da bi ga sabotirali.
Ne glede na to, ali ste danes prejeli prejeto eno, dva ali 60-krat danes, to storite iz pravih razlogov.
