V petek zjutraj je čudovito poletje in že ste pripravljeni na zgoden odhod iz pisarne. Nato preverite mapo »Prejeto«. Mogoče prisega. Tu je - naslov sporočila rdeče barve, klicaj je označil za nujno. Vaše sanje o sončni petkovi srečni uri na plaži se topijo, ko ste prebrali prošnjo, ki jo danes potrebuje 16:00.
Vsi smo že bili tam. Grozljiva požarna vaja - pisarniški žargon za nenačrtovan, nepričakovan, visokoenergijski vdor v vaš miren petek. Ker se sprijaznimo, se požarne vaje nikoli ne zgodijo ob pravem času, kajne?
Te nujne situacije ne zaidejo samo v vaše načrte, da se v petek popoldne odpravite zgodaj - pogosto raztrgajo tudi preostali del vašega seznama opravkov. Kar naenkrat ste cel dan preživeli na eni vaji, preostale obveznosti pa so padle ob strani. Kako ga ohranjate skupaj in ostajate na poti, ko te bombe padejo na vašo produktivnost?
Ne glede na to, kje delate, bodo ta nujna vprašanja nedvomno del delovnega življenja. S pomočjo teh nasvetov jim pristopite z novo perspektivo, da se boste lahko bolj učinkovito pomikali po njih in si hitreje opomogli - in v najboljšem primeru se jim izognili v prihodnosti.
Pojasnite dodelitev
Nič ni hujšega, kot če se prebijem skozi vajo proti požaru in si potem rečem: "To ni točno to, kar sem hotel."
Ko se hitro premikate, pogosto pozabite zastaviti vprašanja, ki bodo jasno izrazila, kaj naj bi zagotovili. In če je vaš menedžer v paniki, morda tudi ni 100% čist. Zastavljanje dobrih vprašanj - kot je naslednje - vam lahko prihrani oba časa veliko časa:
-
Kaj je težava, ki jo poskušamo rešiti? To vam bo pomagalo razjasniti, kakšen bi moral biti končni rezultat. Preden se potopite, želite biti prepričani, da bo vaše delo rešilo trenutno težavo.
-
Kaj natančno lahko zagotovimo? Pričakujete, da boste ustvarili diapozitive, preglednico, pripoved ali kaj drugega?
-
Kaj pomeni, da ga morate dokončati do 16. ure? Vaš šef ga bo morda želel videti do 16. ure - čeprav ne bo predvidoma do sredine prihodnjega tedna -, da bo imel čas, da ga preuči. V tem primeru lahko odpre okno za ponovno pogajanje o časovnici.
-
Katere druge možnosti imamo? Mogoče je že opravljeno delo, ki ga je mogoče preurediti in posodobiti, namesto da bi ustvarili nekaj iz nič.
-
Katere dodatne informacije potrebujemo, da to dosežemo? Ko se boste seznanili z nujnimi nalogami, razmislite o tem, koga drugega boste morali potegniti, nato pa jih spravite v pripravljenost. Pokličite Megan v računovodstvu z glavo, da boste potrebovali številke, ali pokličite Dorindo v službi za stranke, da ji sporoči, da mora zajeti najnovejše podatke raziskovanja.
- Kakšni so priložnostni stroški za preusmeritev vseh na to požarno vajo? Naj nekdo ve, kaj bo danes padlo z vašega krožnika zaradi tega razvoja. Tako boste lahko ugotovili, ali bi morala biti požarna vaja resnično vaša prioriteta ali če bi moral biti še en vaš projekt.
Ponovno se dogovorite o časovni premici
Nekoč sem delal za menedžerja, ki je bil odločen, da bo predal vodje. Če bi imela tri dni, da nekaj vrne, bi zahtevala, da vse vržemo in to storimo v nekaj urah. Medtem ko je ta hitri preobrat preprosto namenjen vtisu višjih igralcev, žal pomeni požarne vaje za vse ostale.
Če menite, da se to morda dogaja, se pogovorite s šefom. Oglejte si, če se lahko znova pogajate o časovni premici, da ne bi šlo za popoln zlom produktivnosti, ampak vseeno na način, ki bi bil videti kot rock zvezda. Če si lahko kupite še samo dodatnih 24 ur, bo vaja bolj nosljiva, obenem pa vam daje čas, da se udeležite svojega prvotno načrtovanega dela.
Ne streljajte za popolnost, če bo "First Pass" storil
V moji zgodnji karieri so bile požarne vaje morilec, ker sem obsedela nad delom in zagotovila, da je popolnoma popoln. Potem sem - potem ko sem ga nekaj krogov porabil, ugotovil, da požarne vaje pogosto potrebujejo samo "prvi prehod" ali grobo začetno ugrez.
Preden začnete delati na požarni vaji, preverite, kje se bo delo končalo, ko končate z njim. Če ne gre za izvršnega direktorja ali stranko (še), ne obsedite se s tem, da bi ga naredili popolnega. Protipožarne vaje pogosto omogočajo prvi prehod pri nečem, kar je mogoče pozneje pregledati in izpopolniti.
Hitro obnovite
Protipožarne vaje vas lahko odvrnejo od tega, kar ste delali, tudi potem, ko ste se lotili reševanja. Če se želite hitro vrniti na pot, vedno imejte pri roki viden in seznam opravkov v realnem času. Glede na to, kako najbolje delujete in kakšen tablični računalnik ali pametni telefon uporabljate, si oglejte aplikacije, kot so todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist ali HabitRPG, da spremljate svoje neporavnane naloge.
Ko se ukvarjate s požarnimi vajami, premikajte elemente navzgor ali navzdol po seznamu, odvisno od tega, kaj imate še časa. Tako se boste kljub izgubi nekaj časa počutili produktivno.
Koristno je tudi, da imate v zadnjem žepu nekaj preizkušenih hekerjev za produktivnost, ki vam bodo pomagali hitro vrniti zagon. Na primer, morda s pomočjo metode Pomodoro nastavite časovnik za 25 minut in nato povežete vsa (opravila), povezana z e-pošto. Nato storite enako za telefonske klice, nato enako za pripravo na sestanke, ki jih imate naslednji teden. Z nabiranjem in oranjem s podobnimi nalogami boste povrnili občutek, da boste kljub požarnim vajam naredili stvari.
Opravite pregled po ukrepih
Potem ko se je figurativni dim razblinil, medtem ko je spomin vsem svež, se z ekipo pogovorite o tem, kaj se je zgodilo in zakaj. Ali ima ekipa slepo mesto? Se je slabo načrtovanje spremenilo v nujne primere za vse? Je bilo to nekaj, čemur bi se lahko izognili?
Da bi se izognili vajam v prihodnosti, se mora vaša ekipa prepričati o tem, kaj se je zgodilo, in ugotoviti, kaj lahko storite, da se v prihodnosti ne bo zgodilo.
Imejte pogovor s svojim šefom
Če je v vaši pisarni dosleden vzorec protipožarnih vaj, je čas za pogovor drugačne vrste. Razmislite, da svojega šefa spodbudite, naj preuči vzorec in si ogleda, kaj lahko stori za znižanje frekvence.
Bodite dejanski in neposredni: »Carmen, v zadnjih treh tednih smo imeli sedem požarnih vaj, ki so moštvo potegnile ključne prioritete. Kot rezultat tega so naši rezultati na projektu ABC zdrsnili in to ne izgleda dobro za nas ali za vas. Kaj lahko storimo, da zmanjšamo to odvisnost od kriznih razmer in del tega dela vključimo v svoj redni načrt? "
Če opozorite na pogostost in stroške teh vaj, boste morda lahko ustvarili novo raven ozaveščenosti. In če imate strategijo za obnovitev, se vam ne bo zdelo, kot da ste cel dan preživeli v stresu o tem, česar niste storili.
