Ne glede na to, ali delate za majhen zagon, ogromno korporacijo ali kaj drugega vmes, sta za uspeh ključnega pomena dobra komunikacija in redna izmenjava informacij. Tako stara kot poslovno dogajanje naj bi bili sestanki dragocen način, da se vsi potrudijo k isti severni zvezdi.
In vendar jih večina nas sovraži. Kot verjetno vse preveč dobro poznate, so srečanja pogosto kontraproduktivna in zavzamejo veliko več časa, kot je vredno. Ni kaj hujšega od odhoda iz sobe in se vprašati, za kaj pravkar preživite eno uro, še posebej na dan, ki je zavit.
A morajo biti takšni? Ne. Če želite kar najbolje izkoristiti kateri koli sestanek, ki ga načrtujete ali se ga udeležite, se morate zavestno izogibati najbolj težavnim časom. Potrebujem pomoč? Sestavili smo seznam trikov, ki jih lahko uporabite za krajše in bolj produktivne sestanke, za katere je verjetno, da bodo izjemen čas za vsakogar.
1. Odpravite tehnične težave
Sekunde, porabljene za tehnične težave, lahko hitro minejo v minutah ali, še huje, zavzamejo polovico sestanka. To je še posebej pogosto, ko gre za komunikacijo z ljudmi, ki fizično niso prisotni. Ker je zadnja stvar, ki si jo kdo želi, sedeti okoli, ko poskušate priklopiti prenosni računalnik na projektor ali poslušati 10 minut "me zdaj slišite?" Od nekoga, ki se pridruži na daljavo, se opremite s pravimi orodji za izdelavo vse teče brez težav.
Poleg tehnologije skupne rabe zaslona in projekcije za vsakogar na mestu je bistvenega pomena zanesljiva programska oprema, ki vas poveže z oddaljenimi soigralci. Brezplačna različica Skype sestankov je odlična rešitev, saj se lahko vsakdo hitro pridruži prilagojenemu (in ga je enostavno zapomniti) URL-ju iz katere koli naprave - ne da bi vam bilo treba porabiti čas za prijavo na račun ali za kopanje klicnih številk.
2. Načrtujte krajše sestanke
Tradicionalno urno srečanje se lahko vleče za tisto, kar se zdi za vedno, z malo pritiska, da bi stvari zavili in nadaljevali. Torej načrtovanje krajšega srečanja lahko ustvari čudeže za učinkovitost - preprosto ni časa zapravljati!
Ko sestajate sestanek, izzovite se, da boste resnično pošteni, koliko časa bo trajalo - in da boste morda načrtovali malo manj časa, kot se vam zdi potrebno. Ne pozabite, da dolžine srečanj ne sme biti vedno v korakih 30 minut in da se britje samo pet ali 10 minut, ki vam ga ne potrebuje, lahko hitro sešteje.
Nasvet za strokovnjake: razmislite o nastavitvi časovnika v računalniku, ki si ga bodo vsi lahko ogledali med sestankom - gledanje časa, ki ga boste odstranili, vam bo pomagalo, da vas spremlja.
3. Postavite točno določeno agendo in se držite tega
Ustvarjanje dnevnega reda se morda zdi zastarela praksa, vendar je pravzaprav eden najbolj uporabnih načinov, da seja hitro napreduje. Pomislite: če samo pošljete povabilo za razpravo o "ponudbi izdelkov" brez drugega konteksta, se lahko vsi sestanejo na sestanku z različnimi idejami o tem, kaj bo zajeto, in izgubili boste čas, da bi stopili na isto stran.
Namesto tega pošljite dnevni red dan ali dva pred časom in bodite čim bolj natančni. Poskusite naslednjo preprosto obliko za vsako temo, o kateri morate razpravljati:
- Posebna tema
- Kaj je treba pripraviti pred sestankom
- Katere posodobitve bodo objavljene med sestankom
- Na katera vprašanja je treba odgovoriti med sestankom
Še posebej pomembno je določiti čas za vsako temo - s tem boste iskreni do tega, kaj se lahko resnično prilega sestanku, in dali boste prosto pot za premikanje ljudi naprej, ko bo čas za naslednjo točko dnevnega reda.
4. Pokaži, ne povej
Slika pove 1000 besed - in to velja tudi za sestanke! Slike, grafi in grafikoni vam lahko pogosto pomagajo, da jasno komunicirate, namesto da spregovorite o vsaki točki - da ne omenjam, da bi vsi prihranili čas.
Torej, ko se pripravljate, pomislite na vizualne slike, ki bi lahko olajšale sporočanje vaših misli. Zakaj bi porabili čas za razlago posodobitve izdelka, ko bi ga lahko demonstrirali v živo? Zakaj bi se trudili, da bi si omislili besede, da bi delili zapleteno idejo, ko bi diagram lahko izvedel v nekaj sekundah?
Če ste v sobi z vsemi svojimi kolegi, ne bojte se skočiti in uporabljati deske ali vrteti računalnika, da pokažete, kaj delate. Če se srečujete z oddaljenimi ljudmi, je to lahko zahtevnejše, vendar izdelki, kot so brezplačna srečanja Skype, pogosto ponujajo veliko orodij za sodelovanje, zaradi katerih lahko na zaslonu delite vizualne misli in ugotovitve. Na primer, brezplačen program za prenos PowerPoint brezplačnih programov Skype Meetings (z interaktivnimi orodji, kot je virtualni laserski kazalec) ali funkcija za skupno rabo zaslona ljudem omogoča, da s pomočjo vizualnih slik, ki ste jih premišljeno pripravili vnaprej, in virtualno orodje za desko na deski omogoči vašim sodelavcem, da v realnem času izrisujejo ideje.
5. Vem, kako naj vsi tehtajo
Da, na sestanku bi moralo govoriti samo o sodelovanju, ko pa se vsi trudijo govoriti svoj del, lahko pogovor hitro postane daljši, kot so vsi nameravali. Torej, poskusite iskati ustvarjalne načine, s katerimi se bodo lahko vsi spoprijeli, ne da bi si nujno morali vzeti čas za sestanke.
Na primer, ankete ali hitri prikazi rok so koristni načini, da se izognete preveč mnenj ali razprav, ki hitro postanejo vsi, ki se med seboj pogovarjajo, ko poskušajo dobiti hitro soglasje - frustrirajoča izguba časa. Če imate virtualni sestanek, lahko uporabite integrirano funkcijo za pomenke, kot je brezplačna ponudba izdelkov Skype Meetings, da lahko ljudje na koncu pošljejo vprašanja, ali pa ljudem omogočijo, da izrazijo nenehne misli. po sestanku.
6. Prekinite sestanke, ki jih dejansko ne potrebujete
Čeprav se morda zdi, da se morate udeležiti vsakega srečanja, na katerega ste povabljeni, je v redu, da se odpovete enemu, za katerega veste, da ne bo dobro izkoristil vašega časa. Če se ne predstavljate ali pa ni v tesni povezavi z nečim, na katerem delate, je morda najbolje, da se pozneje seznanite s ključnimi točkami.
Ne pozabite, da dober zaposleni in močan soigralec zna postaviti prednost in biti produktiven. Vaše odločitve in rezultati vplivajo na vsakogar, zato se opomnite, da način uporabe vašega časa vpliva tudi na vašo ekipo.
Niste prepričani, kako se milostivo odpovedati? Neposredno se pogovorite z organizatorjem, da mu sporočite, da boste, čeprav cenite, da ste v zanki, v velikem položaju, s čimer se ukvarjate in bi raje prišli do konca. Če je organizator vaš šef, se prepričajte, da dodate opombo o svojem napredku in vašem posebnem načrtu za napredovanje z nečim, kot je: »Navdušen sem nad današnjo razpravo, vendar še vedno vlečem številke za Project Blue. Bi vas motilo, če bi pozneje držal glavo in dohiteval zapiske? "
Srečanja so lahko resnično najboljši čas, preživet v vašem dnevu, če so zamišljeno načrtovani in mojstrsko tečejo. Ti triki naj vam pomagajo priti tja!
