Če ste kot mnogi od 9 do 5 let, verjetno večino dneva porabite za pošiljanje e-poštnih sporočil, preostanek pa spremljate.
Če bi lahko le odgovorili na vprašanje ali na kakšen način pravočasno dobili povratne informacije o poročilu, lahko buldozirate po svojem opravilnem seznamu in ga pokličete dan pred mrakom. Toda namesto tega je vaš e-poštni naslov brez odgovora zakopan v nabiralniku upravitelja, v svoji kabini pa ostanete obupani in resno razmišljate o SOS signalu. Kaj počneš?
Preden pritisnete na "pošlji" v drugem e-poštnem sporočilu za prijavo, spremenite vrstico zadeve z vsemi velikimi črkami in se dotaknite tega ljubljenega rdečega klicaja, uporabite te nasvete, da ga boste našli takoj.
1. Naj bo Snappy
Ta nasvet slišite, ko gre za vse oblike komunikacije, vendar je hitro pošiljanje vašega sporočila še posebej pomembno za e-pošto. Dolgi bloki besedila se zdijo zastrašujoče za branje, zlasti za menedžerje, ki so nenehno preplavljeni s sporočili. Če je sporočilo predolgo, tvega, da ga bomo potisnili vstran in ga ponovno pregledali, ko bo več časa (kar je v mnogih primerih nikoli).
Pomislite kratko, luknjasto in na novo. Uporabite naboje ali sezname, kjer lahko. Odstavke imejte v štirih do petih vrsticah, tako da jih je enostavno prelistati - v polju za sporočila bi morali videti veliko belega prostora. In če je to pretežko, je to lahko znak, da poskušate v enem e-poštnem sporočilu zajeti preveč tem. Držite se ene teme na e-pošto, druge pa pošljite pod ločeno platnico.
2. Obravnavajte vse morebitne Q in zahteve
Hkrati želite biti v svojem e-poštnem sporočilu dovolj natančni, da ne bo prostora za napačne razlage ali potrebe, da bi prejemnik zahteval več informacij. (Zadnje, kar želite, je, da končno dobite odgovor - in namesto da prejmete odločitev, dobite vprašanje!)
Torej, predvidite vprašanja, ki jih boste morda dobili pred časom, in jim odgovorite. Na primer, če želite, da vaš šef izbere prizorišče za prihajajoči dogodek, navedite povezave do spletnih strani restavracij ali hotelov, priložite fotografije prostorov, za katere veste, da jih bodo želeli videti, in vključite primerjavo stroškov za možnosti .
Ne pozabite: več dela, ki ga opravljate za originalni e-poštni naslov, manj dela boste morali opraviti, ko boste nadaljevali z njim.
3. Dobite posebne v vrstici Predmet
Napišite podrobne vrstice zadev, tako da bo prejemnik jasno videl težavo in poziv k dejanju v telesu e-pošte. Preskočite nejasne stavke, kot sta »Vprašanja za vas« in »Odlična ideja za sestanek«, in namesto tega uporabite: »Potrebne povratne informacije: Postavke dnevnega reda za sestanek proračuna za prvo četrtletje.«
Ta strategija vam bo prav tako pomagala pri iskanju sporočila v prejetem poštnem sporočilu, če bo vaš prejemnik poklical razpravo, namesto da bi pisal po e-pošti.
4. Označite akcijske predmete
Če v svojem e-poštnem sporočilu naletite na več kot eno točko ali postavite več vprašanj, se prepričajte, da ti predmeti izstopajo od preostalega dela pripovedi, tako da jih daste krepko, jih poudarite ali razvrstite na seznam s črkami. Kontrast seveda pritegne pozornost prejemnika do mesa sporočila (del, ki ga ne morete privoščiti, da bi ga zamudili!) In je odlično vodilo za skimmerje, ki pospešijo po e-pošti.
5. Vodite s številom potreb
Kako frustrirajoče je, če ste v e-poštnem sporočilu predstavili številne možnosti, med katerimi lahko prejemnik izbere, le da prejmete odgovor, ki pravi: "Zveni dobro!" Da bi se temu izognili, se prepričajte, da so vaši cilji jasni od začetka prodaje. Za e-poštna sporočila, ki vključujejo več vprašanj, upoštevajte število poizvedb v prvi vrstici sporočila, tako da bo prejemnik natančno vedel, koliko naj išče in naslovi. Če vprašanja poškropite po celotnem sporočilu, tvegate, da bo prejemnik spregledal ustrezne informacije.
6. Vedeti, kdaj dvigniti telefon
Če menite, da bo tema zahtevala (ali zahteva) več e-poštnih sporočil, ki niso videti na koncu, preskočite ali zaustavite e-poštno razpravo v celoti. Nekatere posle je najbolje opraviti po telefonu ali osebno, zlasti kadar so logistika ali odnosi zapleteni. Pravzaprav vaša pripravljenost, da pridete izza e-pošte, ni le najučinkovitejša v teh primerih, ampak kaže tudi asertivnost in pobudo.
Če želite in upate, se vaših sporočil ne bo odprlo, a uporaba teh nasvetov bo. In če boste lahko po e-pošti izstopali in nehali vrteti kolesa pri nadaljnjih ukrepih, samo pomislite - morda boste imeli v rokah še nekaj časa.
