Nekega dne sem kolegu poslala e-pošto z nekaj vprašanji in prejela odgovor: "Sem bolj telefonska oseba - me lahko pokličete o tem?"
Moram reči, da sem bil malce šokiran.
Ni pogosto, da srečate nekoga, ki za opravljanje poslov raje vzame telefon. Glede na izbiro bi verjetno večina zaposlenih na običajnem delovnem mestu vsak dan izbrala e-pošto prek telefonskega klica. In to je smiselno: E-pošta je hitra, učinkovita in ne nosi možnosti nerodne tišine ali motečega hrupa v ozadju.
Kljub preveliki izbiri e-pošte pa obstaja nekaj situacij, ki bolje delujejo, ko dvignete telefon.
1. Nujno
Približno 60% ljudi čaka dva polna dneva, da odgovori na delovno e-poštno sporočilo. Če torej pošljete e-poštno sporočilo, ki potrebuje odziv čim prej - tudi z naslovno vrstico, ki vsebuje »Nujno!« - obstaja velika možnost, da boste v naslednjih 48 urah osvežili mapo »Prejeto« in prekrižali prste za odgovor.
Po drugi strani pa vam lahko telefonski klic o kritični zadevi pomaga prenašati občutek nujnosti, poskrbite, da bo druga oseba natančno vedela, kaj mora storiti, in odgovorila na kakršna koli vprašanja, ne da bi se zatekla v neskončno e-poštno verigo . Ko odložite, se lahko prepričate, da so vsi na isti strani in razumejo, kaj se mora zgoditi za rešitev težave.
2. Ne dobivate odgovora
Mogoče ste po e-pošti poslali prošnjo, ki ni ravno nujna, toda v nekem trenutku potrebujete odgovor - in po nekaj dneh molka preženete mraza.
Samo tolikokrat lahko zahtevo zahtevate skupaj z drugim e-poštnim sporočilom, ki pravi: "Hej, želel sem nadaljevati s tem - ali ste ga imeli priložnost pogledati?"
Če po prvotnem e-poštnem sporočilu in enem nadaljnjem sporočilu ne prejmete odgovora, privzeto nastavite telefonski klic. Imeli boste veliko boljše možnosti za takojšen odziv - ali vsaj dajanje na radar svojega sodelavca kot vprašanje, ki potrebuje njegovo pozornost ali pozornost.
3. Potrebuje več kot nekaj kazni
V nekem trenutku ste verjetno prejeli roman e-poštnega sporočila, ki vam je vzel 20 minut časa za branje - in na koncu vas je še vedno pustil z vprašanji, ki jih je imel prijava. Ne izpostavljajte drugih mučenju.
Če karkoli, kar morate posredovati, traja več kot nekaj odstavkov - recimo, razlagate nianse dodelitve ali pojasnjujete postopek oddelka nekomu iz druge ekipe - je pogosto učinkovitejše, da dvignete telefon. To bo drugi osebi omogočilo, da zastavlja vprašanja, iz tona njenega glasu pa lahko do trenutka, ko se odložite, ste prepričani, da popolnoma razume.
4. Želite odkrito povratno informacijo
Mogoče imate briljantno idejo za izdelek ali prodajno predstavitev in želite videti, kaj misli vaš kolega, preden začnete.
Z e-pošto lahko dobite odgovor, kot je: »V redu. To se sliši dobro. "Čeprav je odgovor pozitiven, ne vzbuja pomislekov in ne sproža dodatnih predlogov. Skratka, ni zelo koristna povratna informacija.
Vendar telefonski klic - ki po naravi prosi za več kot hiter, neobremenjen odziv - vam bo omogočil, da slišite ton svojega sodelavca, se potopite globlje v nianse vaše ideje, naslovite vsa vprašanja, ki jih ima vaš kolega, in, na splošno dobite bolj premišljene, odkrite povratne informacije.
5. Želite zgraditi odnos
E-pošta je odlična za hitro in učinkovito komunikacijo. Včasih pa potrebujete bolj osebno noto - na primer, ko se obrnete na novega oddaljenega sodelavca ali odjemalca podjetja.
Seveda, lahko napišete popolnoma lep uvodni e-poštni naslov. Toda telefonski klic vam lahko pomaga prenašati toploto in pristnost, ki je e-poštni naslov ne more - in s tem ne morete vzpostaviti dejanskega odnosa z osebo na drugi strani, namesto da postanete še en e-poštni stik v njegovem imeniku .
6. Ne želite zapisovanja pogovora
Za boljše ali slabše, e-poštna sporočila so za vedno ohranjena nekje tam, pripravljena za citiranje ali posredovanje v trenutku.
Če morate razpravljati o zaupnih ali občutljivih informacijah, ki še ne spadajo v pisni obliki - na primer govorice o združitvi podjetja ali najemu sodelavca s strani konkurenčnega podjetja - je najboljši telefonski klic.
To velja tudi za priložnostne pogovore, ki jih raje ohranjate zasebne, na primer, ko potrebujete pomoč sodelavca, da izpolnite prošnjo v zadnjem trenutku in želite razložiti okoliščine situacije, na primer: "Sovražim vas prositi za uslugo ob 16:45, toda moj vodja je žogo spustil na predlog Smitha in to moramo zvečer potegniti skupaj. "
To morda drži in vsekakor pomaga razložiti kontekst zahteve, vendar ni ravno nekaj, kar bi se moralo vrniti do vašega upravitelja s pomočjo posredovane verige e-pošte. Po telefonu ste lahko odkrito, ne da bi svoje besede spremenili na napačno mesto (no, dokler zaprete vrata pisarne).
Aaron Kwittken, generalni direktor in poslovodni partner Kwittkena, lahko najbolje povzame: "Vse, o čemer morate dvakrat premisliti, vse, kar mislite, da je občutljivo, vse, kar mislite, da zahteva vaše veščine odnosa, absolutno bi morali vzeti telefon."
