Ker je nedavno uvedena Googlova funkcija »razveljavi pošiljanje« ne pomeni, da ste jasno, ko gre za napake v e-pošti. Konec koncev, ko delate tako hitro kot ste, je smiselno, da boste vsakič znova zdrsnili. Tudi če si perfekcionist.
Pravzaprav je nekaj stvari, ki jih vsi strokovnjaki naenkrat ali drugače začnejo izvajati - v karieri (če ne enkrat na leto). Torej, raje ne paniči, sledimo našemu vodstvu.
1. Klikni Pošlji, preden se želiš
Težko je ostati miren, ko po naključju nekomu pošljete pol e-poštnega sporočila - še posebej, ko ste ga načrtovali za revizijo, ker je napolnjena z napačnimi črkami, pretiranimi klicami in besedilom, ki ga lahko napačno razumete.
Naslednjih 10 minut pa ne porabite za raziskovanje aplikacij za sledenje e-pošte, da preverite, ali je vaš prejemnik odprl sporočilo. Namesto tega prvotno e-poštno sporočilo končajte hitro (nimate več razkošja, ko bi ga za urejanje porabili nekaj minut) in na vrh napišite naslednje:
2. Slučajno odgovorim vsem
Ta napaka se pojavlja v dveh scenarijih: Prvi, pošljete nekaj, kar ni zaupno, ni pa ravno namenjeno vsem, da jih preberejo, na primer e-poštno sporočilo svojemu šefu o času počitnic. Ali dve, celotni družbi pošljete bridko pripombo o kolegu, ki je bila mišljena samo za tesnega prijatelja.
Za prvi scenarij poskusite:
Pošiljanje tega je začetek, vendar še vedno niste končni. To ni priložnostni spodrsljaj, ki ga je mogoče tako enostavno popraviti. Približajte se komu, ki ste ga osebno užalili (ali po telefonu), in se mu opravičite - ne glede na to, kako neprijetno je. Nato preberite to za korak za korakom, kako se povrniti od te vrste resnejše delovne napake.
3. Izdelava grozljive tipkarske napake
Večina napačnih napisov ne zahteva nadaljnje opombe, vendar smo se vsi spotaknili pri tistih, ki jih je treba razumeti in ki zahtevajo razlago. Mogoče tipkica spremeni pomen tega, kar pravzaprav poskušate povedati. Ali pa jih je morda toliko, da se samo zdiš nepismen.
Namesto da bi upali, da bo vaš prejemnik napake zanemaril (-a) kot napako, mu povejte:
4. Pošiljanje napačne osebe
Ta napaka se spet pojavlja v dveh različnih scenarijih. Ali namesto Colleague One pošljete sporočilo v zvezi s podjetjem namesto Colleague Two ali pa po naključju pošljete občutljive podatke nekomu zunaj podjetja.
Za prvi scenarij napišite:
Slednji scenarij je seveda veliko bolj resen. Preden se obrnete na napačnega prejemnika, se prepričajte o posledicah, tako da obvestite svojega upravitelja, kaj se je zgodilo - in ugotovili, kako občutljivi so bili podatki, ki ste jih pretakali. Nato se na podlagi navodil višjih oseb opravičite zunanji osebi in vljudno prosite, naj vaše sporočilo izbriše.
Katere so druge vsakdanje napake v e-pošti in kako si jih opomorete? Povejte mi o njih na Twitterju?
