Ne glede na to, koliko časa porabimo za optimizacijo naše mape »Prejeto« - od preverjanja paketov do dodajanja zvonjenja - e-pošta prevzame naše življenje. Če pogledam svoje statistične podatke iz prejšnjega meseca, sem prejel in obdelal več kot 10.000 e-poštnih sporočil (eek!), Zato je bilo iskanje pravega načina za upravljanje vse te spletne korespondence ključnega pomena za vsakodnevno razumnost.
Vendar se izkaže, da je pravilen način za upravljanje e-pošte veliko odvisen od vašega osebnega sloga. Zaokrožila sem nekaj najbolj priljubljenih in uspešnih strategij, da se boste lahko odločili, katera je najboljša za vas:
1. LIFO: Zadnji v prvem izhodu
Ta tehnika temelji na tem, da se stare stvari lahko ukvarjajo same s seboj. To je najpogostejši način, kako se ljudje ukvarjajo s svojo mapo »Prejeto«, branje po e-pošti od zgoraj navzdol (aka, začenši z najnovejšim prejetim e-poštnim sporočilom).
To je zelo priročno in intuitivno, vendar obstajata dve glavni tveganji te strategije. Prvo tveganje je, da boste verjetno naleteli na nedosledno odzivnost. Ko boste imeli veliko časa za e-poštno sporočilo, boste na stike odgovarjali brez strele. Ob dnevih, ki ste zaposleni in na sestankih, se bodo sporočila nabirala in se pokopala pod novejšo e-pošto.
Drugo tveganje je, da boste zamudili dobre priložnosti, ker niste pravočasno ukrepali. Če se odločite za uporabo te strategije, vendar želite zmanjšati ta tveganja, priporočam, da enkrat na teden blokirate uro ali dve, med katerimi preklopite na obratni kronološki pristop (priročno opisano spodaj). Tako boste očistili vse staro, kar bi lahko bilo pomembno.
2. Reverse Chronological
Nasprotno od LIFO, če vzvratno kronološko pristop pomeni, najprej obravnavati najstarejša e-poštna sporočila. Če uporabljate Gmail, lahko preklopite na razvrstitev mape »Prejeto« tako, da v zgornjem desnem kotu kliknete števec e-pošte.
S to strategijo se boste pogosto soočali s težjimi e-poštnimi sporočili, ki ste jih odlagali, kar je odlično za vse kronične odlagalce. Vendar pa je v tej strategiji ena slaba stran. Če delate nekje, kjer nenehno prejemate nujna e-poštna sporočila, na katera resnično morate takoj odgovoriti, je tvegano sprejeti obratni kronološki pristop. Glede na navedeno lahko to strategijo zagotovo kombinirate z LIFO med dejanskim delovnim dnem, če je tako.
3. Yesterbox
Tony Hsieh, ki ga uporablja direktor Zapposa, se Yesterboxova tehnika danes osredotoča na obravnavo vseh e-poštnih sporočil, ki ste jih prejeli včeraj. Hsieh pojasni:
Vsak dan je vaš seznam "opravka" preprosto včerajšnja e-poštna pošta (torej "Yesterbox"). Odlična stvar pri tem je, ko zjutraj vstanete, natančno veste, koliko e-poštnih sporočil morate prebroditi, občutek napredka je, ko vsako e-pošto od včeraj obdelate in jo odstranite iz mape »Prejeto«, in dejansko je smisel ko imate od včeraj še nič e-poštnih sporočil, ki jih lahko obdelujemo. Ko končate, je pravzaprav občutek dokončanja, kar je neverjetno. "
To je odlična strategija za vse, ki imate občutek, kot da se nenehno utapljajo v e-pošti. Medtem ko priporočam, da si preberete njegovo celoto, kako je, je najboljši del vsekakor količina nadzora, ki ga boste dobili nad svojo mapo »Prejeto«. V nasprotju z drugimi metodami vaš cilj ostaja enak dnevu, sčasoma pa boste ugotovili, kako boste bolje preučili, kako dolgo boste potrebovali e-pošto. Ste včeraj prejeli 25 e-poštnih sporočil? V redu, to vam lahko vzame nekaj več kot eno uro. Imate velik dan z 70 e-poštnimi sporočili? Za upravljanje glasnosti lahko načrtujete vnaprej in blokirate dodaten čas.
4. Prejeto nič
Izraz, ki ga je skoval Merlin Mann, Inbox Zero je e-poštna strategija, s katero je cilj, da bo vaša mapa »Prejeto« vedno 100% prazna. Pri tem je nekaj večjih prednosti: vse se vedno obravnava in ne izgubite časa, da bi tretjič prebrali e-poštno sporočilo, preden dejansko začnete ukrepati. Ta strategija je dobra za oblikovalce seznamov tipa A (kot sem jaz!), Ki imajo radi popoln nadzor nad svojimi nabiralniki. Toda iz mojih izkušenj je enostavno dovoliti, da vam mapa »Prejeto« narekuje življenje, če jo odpeljete predaleč. Nasvet za profesionalce: Sklopite Zero z Boomerang za Gmail, aplikacijo, ki omogoča pošiljanje sporočil iz mape »Prejeto« do datuma in časa po vaši izbiri, tako da se lahko odločite med dejanskim odgovarjanjem in odlašanjem za poznejši čas, kot je treba.
Če ga preizkusite prvič, priporočam, da pred tednom obiščete tedenski izziv Lily Herman, da ostanete v Inbox Zero.
Po preizkusu vsake metode lahko z gotovostjo trdim, da izbira strategije temelji na uskladitvi vaših osebnih želja s kakršnimi koli navadami, ki jih želite spodbuditi (ali odvrniti). Morda boste ugotovili, da mešanje in združevanje najbolje deluje. Dolgo sem šel v Inbox Zero in ugotovil sem, da stresa, ki ga je treba narediti zadnjih nekaj, ni vredno. Vendar v mapi »Prejeto« hranim manj kot 20 e-poštnih sporočil vsako noč, ko grem v posteljo - dovolj kratka, da jih lahko na svojem zaslonu vidim na hitro, da v razpoke ni nič padlo. Dokler niste suženj svoje mape »Prejeto« in vsak, ki vas mora slišati, dobi pravočasno odgovor, kdo mora soditi?
