Obstaja veliko načinov, kako lahko napačno razlagate ali napačno razumete e-poštno sporočilo. Če želite nadoknaditi ton glasu, ki ga po telefonu ali govorici telesa ne morete osebno govoriti, morate previdno, včasih taktično izbrati besedno zvezo, ki jo uporabljate.
Če sem iskren, mi ni všeč, kako pogosto vkličem klicaj, da pokažem, da so stvari v redu, da ni nikoli boljše ali da izrazim svoje zadovoljstvo, da je prošnja izpolnjena - včasih pa ni drugega načina, da pokažem, da sem m igra. Včasih pa niti slučajno razburjeni del ločil ne more rešiti situacije, če pomen vaših besed vsebuje celo osnovno sovražnost.
Preden odpeljete prenagljen e-poštni naslov in tvegate, da boste sprejeli ali nadlegovali sprejemnik, si oglejte te običajne, vendar nepriljubljene vrstice in se odločite za drugo.
1. "Oprosti, ker sem obremenjen / moti"
To je tako pasivno-agresivna linija. V skoraj 100% primerov, ko se uporablja ta vrstica, oseba sploh ni opravičljiva in ne misli, da je breme ali moti. Raje devetkrat od desetih uporabljajo to besedno zvezo, ker želijo pritegniti pozornost (in morda naklonjenost ali usmiljenje) bralca. Predvidevajo, da bo tak pristop sprožil sočuten odziv prejemnika.
Namesto tega recite: "Hvala, ker ste potrpežljivi z mano"
To kaže na odgovornost za to, kar se dogaja, in veliko bolj verjetno je, da bo dobil velikodušen odziv in morda celo prepričanje, da to ni problem. In če resnično potrebujete odziv čim prej, je to najboljši način za hitro spremljanje.
2. "Karkoli mislite"
V redu, predpostavimo, da je bilo to storjeno po prošnji za vnos. Če je bila prošnja iskrena, vendar vas moti, da obstaja karkoli nazaj in nazaj (vaša ideja je bila čisto v redu, kot ste jo predstavili, hvala lepa), naj vam najprej povem, da so ti trije na videz neškodljivi besede prenašajo vašo sitnost in frustracije v lopatah.
Namesto tega recite: "Odprta sem vašim idejam in vesela sem, da bom naredila še nekaj možganske nevihte"
To kaže, da ste dejavno zainteresirani za iskanje ustrezne in primerne rešitve. Resnično nikoli ni časa, da se "karkoli mislite" bere kot prožna in sprejemljiva izjava. Ne kaže, da ste pripravljeni biti moštveni igralec; sliši se, kot da si zmeden, da tvoja ideja ni bila sprejeta brez vprašanja. Ne bodite ta pravična oseba.
3. "Prosim, obvestite"
Formalno in malce zahtevno je, ko razmišljaš o tem. Poleg tega ne odpira razprave; je naporen, kar pomeni, da za to nimate časa in preprosto potrebujete jasna navodila za naslednje korake. Vendar se na žalost ni vse vrtilo. Včasih so zadaj in naprej ter prostor za razpravo potrebni za dosegljiv končni rezultat.
Namesto tega recite: "Sporočite mi, če imate kakšno misel, kako nadaljevati s tem"
Če spremenite takšen odziv, spodbuja sodelovanje in odprt dialog. Pravzaprav pravite, da ste odprti za mnenja druge osebe o tej zadevi, vendar ste tudi v redu, če sami rešite rešitev, če je to bolje.
4. "Upam, da vam bo bolj všeč"
Oseba, ki je povedala, da je popolnoma zadovoljna s tem, kar je »bilo« - in je. Toda na žalost je bil odziven z manj navdušenimi povratnimi informacijami in se je temu primerno prilagodil, tako da bo tisti, ki to oceni, srečen. Resničnost pa je, da mu je vseeno, saj najverjetneje ni videl potrebe po spremembah.
Namesto tega recite: "Zanima me vaša povratna informacija o tej posodobitvi"
Odprtost za slišati povratne informacije, tudi če sumite, da ni 100% pozitivna, je ključni del izboljšanja in napredovanja. Vsi lahko stojimo, da se občasno prilagodimo na podlagi konstruktivne kritike. Tudi če vas pravzaprav res ne zanima, si nadejte najboljši obraz igre in sprejmite povratne informacije.
Nihče od nas ni popoln ali vedno točno ve, kaj naj reče, včasih pa je to preprosto razmišljanje, preden spregovorite in se vprašate, ali je to, kar želite povedati, mogoče razlagati napačno. Za trenutek, ko boste nekoga užalili, da se bo prebil na vaš seznam opravil, vam dolgoročno ne bo koristilo.
