Torej, poslali ste e-pošto. Pričakujete hiter odziv. Potem pa počakate. In počakaj. In začne se počutiti kot zmenki, kjer premišljujete vse svoje zadnje interakcije in se sprašujete, ali ste povedali ali naredili kaj narobe.
Žal imate morda prav. Zaradi nenehnega posredovanja e-pošte izgubimo 10 točk IQ, zato bomo pri pošiljanju le-teh naredili napake. Tu je nekaj razlogov, da se morda ukvarjate z radijsko tišino.
1. Vaš e-poštni naslov je bil predolg
Pri raziskovanju statistike o uporabi e-pošte sem našel veliko študij in trditev: Na dan se pošlje več kot 100 milijard e-poštnih sporočil, 28% povprečnega delovnega tedna se porabi za e-pošto, 65% vseh e-poštnih sporočil se najprej odpre na majhnem zaslonu, povprečni čas branja e-pošte je 15–20 sekund, ljudje preverjajo e-pošto 36 krat na uro.
Jasni sta dve točki: e-pošta zavzame tono našega časa in naša pozornost je zelo kratka.
Če čas za pregledovanje e-poštnih sporočil ni dolg, tudi e-poštno sporočilo ne bi smelo biti. Če se ozrete na svoj e-poštni naslov in vidite pet odstavkov, ko bi lahko namesto tega napisali pet res jasnih stavkov in vprašanj, je čas, da razkrijete motorno žago. Ne morete poslati sporočila v nekaj vrsticah? Poskusite poklicati to stranko ali se ustavite pred mizo sodelavca. Nato pošljite e-pošto, da povzamete, o čemer ste pravkar razpravljali.
2. Vaša zahteva je bila nejasna
Priznam, da sem uporabljal e-pošto kot tok pesmi o zavesti, pisal sem veliko besed, da sem si iz glave izmislil misli in jih smiselno hkrati. Ta e-poštna sporočila so bila grozna! Ko sem jih prebral, je jasno, da sem toliko rekel, da sem skrival dejstvo, da v resnici nisem vedel, kaj mislim ali prosim. Če ne vem, kaj potrebujem, kako naj pričakujem, da bo nekdo vedel, kako mi pomaga?
Če se ponašate z e-pošto kot s srednjošolsko revijo, poskusite vprašati teh pet vprašanj z vidika prejemnika, preden kliknete »Pošlji«.
3. Nisi ti, ampak oni
Na žalost se celo najbolje izdelana e-poštna sporočila in vljudni telefonski klici ne upoštevajo. Ne jemljite osebno. Ne pozabite, da so vaši prejemniki ljudje - nepopolni z roki, žonglirajo z ravnotežjem med poklicnim in zasebnim življenjem, morajo ugajati šefom in strankam, morda celo načrtujejo, da zapustijo to službo.
Če čakate, da se oglasite od stranke, se pogovorite z upraviteljem računa ali raziščite, kaj se dogaja v okoliški panogi (finančna kriza, kdo?). Če niste dobili odgovora sodelavca o kritičnem predmetu in osebni klepet ni uspel, se o tem pogovorite s svojim upravnikom. Za vse ostale upoštevajte nasvete Elliott Bell, da boste vljudno vztrajni.
4. … Ali pa morda to si ti
Kljub temu pa tega ne jemljite osebno. Ne morete nekoga prisiliti, da se vrne k vam, in zagotovo ne morete narediti nekoga, kot ste vi, če se vaše osebnosti preprosto ne mešajo. Vendar se lahko sami prepričate v določeno vedenje in razvijete lastnosti, zaradi katerih vas ljudje spoštujejo. Ko vas spoštujejo, se vam zdi, da imate vodilni potencial - in vodje jih redko prezremo.
