Tu je žalostna resničnost: vodje na sestankih porabijo od 35 do 50% svojega časa, voditelji pa več kot polovico teh sestankov ocenjujejo kot neuspehe.
To ni tako šokantno. Vse prevečkrat se znajdemo na sestanku z razmihovanjem možganov, ki je le malo predolg ali premalo dolg ali pa je zmeden ali frustrirajoč ali skrajno neproduktiven.
Seveda obstaja več rešitev. Lahko bi preklicali. Prestaviti bi lahko. Srečanje lahko spremenimo v e-poštno verigo ali razpravo o Slacku.
Vse to so ustrezni koraki v določenih primerih. Včasih pa se moramo dejansko potruditi, da bomo razumeli, kje naši sestanki primanjkujejo, in si aktivno prizadevamo, da jih popravimo. Ker navsezadnje ne moremo samo zavrniti srečanja z ljudmi - ničesar se ne bi dalo narediti.
Če iščete krivca, si zastavite ta vprašanja in uporabite te nasvete za vodenje učinkovitejših sestankov v službi:
Vprašanja 1-3 pred sestankom
Da, vaš sestanek ne more uspeti, še preden se začne. Tukaj je tisto, na kar bi morali razmišljati, takoj ko pošljete povabilo.
1. Se počutite pripravljeni?
Ali so vsi vaši materiali nastavljeni? Ali obstaja načrt, kako bo potekal sestanek? Ali je na voljo in rezervirana konferenčna dvorana?
Vaš največji prijatelj vam bo na sporedu - brez njega ne morete imeti odličnega sestanka.
Druga pomembna stvar, ki jo morate pripraviti pred časom, je vaš cilj srečanja. Vprašajte se (in morda zapišite): "Kaj bi rad dosegel?" To bi lahko bilo nekaj malega, na primer posodobitev svoje ekipe ali veliko, kot je priprava strategije za povečanje uporabniške angažiranosti. Prepričajte se, da so vsi usklajeni s tem ciljem, da ne boste poskušali zajeti nasprotujočih si idej v eni kratki seji.
"Morate imeti razdelek o želenem izidu, ki je drugačen od dnevnega reda, " pravi Devanté Lewis-Jackson, direktor prodaje na srednjem trgu v The Muse. „V dnevnem redu se razpravlja o tem, kaj se bo zgodilo med sejo, vendar želeni rezultat ustvari soglasje o tem, kaj je treba storiti, preden seja konča. To še posebej pomaga, ko se pogovor razveže o temah dnevnega reda. "
2. Se drugi ljudje počutijo pripravljene?
Vsako srečanje, ki ga vodite ali se ga udeležite, ne bo zahtevalo, da ga ljudje predhodno pregledajo, izpolnijo ali pridobijo gradivo. V nasprotnem primeru toplo priporočam, da imajo vsi dovolj časa in sredstev za to (spet uporabite to agendo!).
Vendar pogosto ustvarjamo sestanke, preden razmislimo o kontekstu in preglednosti. Zaradi tega ljudje pridejo v pogovor v napačnem predelu glave. Vzemite za primer nekoga, ki je nov in ima v zgodovini vašega podjetja nič novega. Ali nekoga, ki se udeležuje sprinterskega srečanja in še nikoli ni sodeloval z inženirsko ekipo. Najbrž se ne bodo kaj dosti izvlekli iz sestanka ali prispevali kakšnih dragocenih spoznanj, ali pa bodo morda razpravljali o svojih pogovorih.
Preden se sprehodite, se pozanimajte o naslednjem:
- Ali vsi vedo, zakaj imamo ta sestanek?
- Ali vsi vedo, zakaj so bili posebej povabljeni na to srečanje?
- Ali so vsi na tekočem s tem, o čem bomo razpravljali na tem srečanju?
- Ali na tem srečanju vsi poznajo vse druge? Če ne, kaj morajo vedeti?
- Ali obstaja kakšna napetost med ljudmi, ki lahko ovira napredek na tem srečanju?
Če je odgovor ne, lahko osebo (ali ljudi) potegnete na stran ali pa ji posnamete hiter e-poštni naslov, da dobite nekaj ozadja.
3. Ali so ljudje navdušeni?
Očitno ob misli na vaš sestanek nihče ne bo skakal navzgor in navzdol, razen če enega držite za hišne mladičke (v tem primeru moram vprašati, kje se je moje povabilo izgubilo).
Toda vaša ekipa bi se morala počutijo nekako tako in upajmo, da bolj k pozitivnemu koncu čustev. Morda niso ekstatični, da bi klepetali o četrtletnem zaslužku, lahko pa jih razbremenijo, da bi končno dobili nekaj izpostavljenosti pomembnim informacijam ali pa imeli prostor za postavitev svojih perečih vprašanj.
Če stokajo - in njihov stokanje nima nobene zveze s sovražnimi sestanki in vse, kar je povezano s to določeno vrsto srečanja - kopajte malo globlje. Možno je, da bi bilo to ponovitev prejšnjega pogovora in s tem izguba časa, ali pa se nekateri člani počutijo nepripravljene ali pa je kdo izključen in so vsi zaradi tega vznemirjeni. Možno je celo, da je vaša ekipa preplavljena in nima pasovne širine in energije, s katero bi lahko sedeli skozi eno uro predstavitve. Ne glede na to, od kod prihaja negativna energija, jo morate nagovoriti pred vstopom v sobo.
Vprašanja 4-7 med srečanjem
To, da ste se pravilno pripravili, še ne pomeni, da ste na jasnem. V tem trenutku se morate zavedati več stvari, da zagotovite, da vse poteka brez težav.
4. Ali dosežete vse najpomembnejše točke?
Prišli ste z opravilom - odgovorite na vprašanje, zamislite idejo, orišite nov postopek, karkoli že. Znak dobrega srečanja je tisti, ki to doseže v mejah vašega časa.
To je precej enostavno. Sledite svojemu dnevnemu redu do T (ali vsaj čim natančneje). Vsakih 10-15 minut preverite, ali ste še vedno na temi. Če ne, preusmerite pogovor in se strinjajte, da vstavite zatič v katerokoli tangento, na kateri ste bili pozneje. Strinjate se, da boste ponovno obiskali vse, kar ste zamudili bodisi brez povezave bodisi na drugem sestanku (in to nalogo dodelite nekomu v sobi). Ne nadaljujte, če se vsi drugi ne morejo dogovoriti za daljše srečanje. Če si vzamete več časa, ljudem otežite izpolnjevanje drugih pomembnih rokov, ki ste jih morda določili.
"Bistvo srečanja je sprejeti odločitev o nečem in kaj / kdo / kako se dejanje izvaja, " pravi Heatherlyn Nelson, direktorica operativnih operacij v The Muse. "Preprosto povedano, če ne morete predstaviti zadev, ki jih je mogoče uporabiti, ali odločitev, ki jih je treba sprejeti, ne sestankujte."
5. Ali so vsi (ali vsaj večina vseh) pozorni?
Pritegniti 100% občinstva, da ima vse oči, telefone navzdol, na robu svojih sedežev, je verjetno raztezanje (navsezadnje smo človeka zlahka zmotili), vendar bi vas skoraj vsi morali poslušati čas.
Za to, da ljudje poslušajo, potrebujete malo truda. Naj bodo stvari kratke in sladke. Začrtajte jasne naslednje korake. Uporabljajte slike, ki jih je enostavno prebrati in razumeti. Prepovedati prenosnike (če lahko).
To je odlično branje, zakaj nihče ne posluša vaših sestankov - in kako to odpraviti.
6. Ali ljudje postavljajo vprašanja in ali dobivajo odgovore?
Rekel bi, da je redko srečanje, kjer nihče ne postavi niti enega vprašanja. V tem primeru ljudje verjetno ne bodo pozorni in vam bodo verjetno zastavili vrsto vprašanj po zaključku sestanka (in boste morali prebrati # 5).
A tako pomembno, kot je imeti angažirano občinstvo, je pomembno tudi, da se dejansko spoprijete z njihovimi skrbmi. Prepogosto rečemo, da "bom pozneje prišel do tega" ali "obljubim, da bom na koncu odgovoril na to" in se nikoli več ne vrnem. Zato se prepričajte, da pokrivate vse svoje podlage, čeprav to pomeni, da zapišete njihovo vprašanje ali jih prosite, naj ga ponovijo na koncu predstavitve.
Ne pozabite, da lahko obstajajo drugi razlogi, zakaj ljudje ne postavljajo vprašanj. Mogoče ste ustvarili okolje, morda nenamerno, kjer se ne počutijo udobno. Ali pa je morda ljudi tako razburjena razprava, da niso prepričani, kje sploh začeti pri postavljanju vprašanj; v tem primeru ste verjetno olajšali, da bi jim dali kontekst (glejte # 2 za nasvet v zvezi s tem).
7. Ali obstaja pomemben vzorec, kako nekateri govorijo (ali sploh ne govorijo)?
Najverjetneje ste v sobo povabili vse, ker ste želeli njihovo mnenje ali prispevek o projektu - in na koncu bodo ideje in dejanja, ki izhajajo iz vašega srečanja, močnejša in bolj usklajena, če se vsi udeležijo. Torej želite zagotoviti, da vsi prispevajo vsaj enkrat v skupnem času.
To se v teoriji sliši super, vendar ni vedno resničnost. Nekateri ljudje so glasnejši in samozavestnejši od drugih, nekateri so na višjih položajih moči kot drugi, nekateri pa se ne počutijo tako vključene ali spoštovane kot druge v sobi. Primer: raziskave kažejo, da se ženske pogosteje motijo v pogovorih kot moški.
Poskusite biti pravi vodja razprav. Ugasnite razburjene sodelavce. Ne prekinjajte. Stick za ljudi, ki so moteni. Pokličite ljudi, ki niso povedali veliko ali so morda bolj sramežljivi. To še posebej velja za oddaljene ljudi, ki fizično niso v sobi.
Ne pozabite tudi, da spadate v to kategorijo, tudi kot organizator srečanj! V nekaterih primerih je smiselno biti oseba, ki najbolj govori, toda tudi takrat bi morali poskrbeti, da se vsi glasovi v sobi slišijo in pojavijo. (Tu je nekaj nasvetov, da se preprečite, da bi se preganjali in prepoznali, ko preveč govorite.)
Vprašanja 8-10 po sestanku
Skoraj tam! Če želite, da bi bili vaši sestanki vsakič homerun, upoštevajte spodnje.
8. Ali so vsi naslednji naslednji koraki?
Lahko ugotovite, kdaj je srečanje minilo slabo, ko vsi zapustijo sobo in odidejo delati natanko tako, kot niste želeli.
Izogibajte se temu, če boste neposredni in jasni glede naslednjih korakov. Pred odlomkom nagovorite naslednje:
- Kaj je treba storiti?
- Kako je treba to storiti?
- Kdaj mora to storiti?
- Kdo bo odgovoren za to?
- Kdo bo nadziral / sledil uspehu?
9. Ali je bil dosežen večji namen srečanja?
Se vam zdijo ljudje bolj motivirani, da se pozneje dokončajo stvari? Se zdi, da delujejo bolj učinkovito? Ali je postavljenih manj zmede ali manj vprašanj? Ste dosegli svoj prvotni cilj? Možnosti so, če je odgovor pritrdilen, vendar ste storili v redu (in če je odgovor ne, preberite zgornja poglavja, da ugotovite, kam ste šli narobe).
10. Ali so se tudi drugi počutili, kot da bi bilo srečanje produktivno?
To vprašanje ločim od zgoraj navedenega, ker morate od njih dejansko vprašati ljudi, kako so se počutili glede sestanka, namesto da bi domnevali.
Pridobivanje neposrednih povratnih informacij (zlasti kot vodja) je pomembno. Mogoče se vam zdi, da je srečanje minilo brez zadržkov, vendar se vsi drugi ne strinjajo - slišite, da vam boste pomagali odgovoriti, zakaj ni bilo uspešno in kako lahko naredite boljši naslednjič. Seveda, ne morete vprašati vsakega, ko se srečate, kako je šlo, vendar boste to storili vsakič, ko boste zagotovili, da ste na pravi poti.
Nihče ne ljubi sestankov, zakaj bi potem smrdeli? Ta vprašanja naslavljajte na glavo in veliko manj je verjetno, da bodo vaši sestanki bili neuspešni.
