Vsi so že bili tam: prejeli ste e-poštno sporočilo, s katerim se boste dvojno seznanili. Seveda, druga oseba je očitno frustrirana ali jezna, vendar boste še vedno pričakovali, da bo odgovoril. Kaj bi morali storiti? Kako se odzovete?
Medtem ko storitve notranjih pisarniških sporočil in pošiljanje sporočil vse pogosteje pridobivajo na priljubljenosti, je e-poštno sporočilo še vedno najpomembnejše in široko uporabljeno komunikacijsko orodje pri delu - zato je vaša sposobnost, da ga uporabljate na čim bolj profesionalen način, ključna. To pomeni, da lahko odziv v zgoraj opisani situaciji pozitivno ali negativno vpliva na vašo kariero. Tudi če mislite, da se samo odzivate v podobnem tonu.
Da, vem, da je biti profesionalen ves čas lažje reči kot narediti. Odgovarjanje na e-poštna sporočila v službi je samo po sebi umetnost in odzivanje na čustvena sporočila jo popelje na drugo raven.
Ta vodnik vas bo vodil skozi vaš odziv, da se boste izognili konfliktom in dokončali svoje delo.
1. korak: Premorite se
Morda boste želeli prebrati prejeto e-poštno sporočilo, da se boste prepričali, ali ste ga pravilno dobili - lahko to storite -, vendar ne začnite vnašati odgovora takoj. Vaš sodelavec, šef ali stranka dovoli, da njegova čustva narekujejo to, kar je napisal. Ne ponavljajte te napake. Odmorite se in pustite, da se temperament ohladi.
Ena od prednosti elektronske pošte je, da vam ni treba takoj odgovoriti. Včasih je primerno, da si sestavite odgovor nekaj ur! Vztrajajte. Tudi če čutite napetost in drugi odgovor čaka na vaš odgovor - zagotovo imate vsaj nekaj minut. Vstanite s stola, ohladite si um in si privoščite prigrizek ali kozarec vode. Pomagal vam bo izogniti se reakciji na koleno.
2. korak: Ne skočite na sklepe
Bodite iskreni: Ali reagirate tako, kot ste, ker berete med vrsticami? Ko imate opravka s preveč čustvenimi e-poštnimi sporočili, se vam zdi, da čutite jezo ali frustracijo osebe, ki seva skozi zaslon. In počutili se boste primorani domnevati, da je tam več kot samo tisto, kar je tam.
Vendar ne bi smeli ugibati, kaj je v resnici pomenila druga stran. Soditi o namerah drugih, ki temeljijo na nekaj stavkih (in skozi filter lastnih možganov in način komuniciranja), je slaba ideja.
Upreti se skušnjavi, da bi skočili do kakršnih koli zaključkov. Samo preberite besede, prejmite informacije in se pripravite na strokovni odgovor.
3. korak: Naj bo kratek
Upoštevajte možnost napačne razlage, ne pozabite, da je vaša naloga čim bolj natančen odgovor in nič več. Prepustil se je zakritih odzivov na to, kaj bi lahko mislila druga oseba.
Strukturirajte svoj e-poštni naslov tako, da bo vseboval samo eno glavno sporočilo. Ne pomeni, da bi moral biti sestavljen iz samo enega stavka, ampak to pomeni, da če nekdo kritizira vašo predstavitev in zahteva kopijo statistike, ki ste jo navajali, svoj odgovor utemeljite na zagotavljanju statističnih podatkov (in ne obrambi poverilnic) ).
Tako ste lahko prepričani, da bo druga stran prebrala vaš odgovor in ga razumela točno tako kot mislite. Zadnja stvar, ki jo želite, se branite le tako, da se naučite, da vas kolega pravzaprav ni kritiziral; ampak da je samo nerodno izrazila povratne informacije.
4. korak: Bodite naravnost naravnani
Na splošno je dobro, da se izogibate sarkazmu in ironiji v svojih delovnih e-poštnih sporočilih - še posebej, če se položaj že močno ogreje. Včasih morda razmislite o šali, da bi sprostili napetost, vendar bi ta načrt zlahka popustil.
Upoštevajte, da bralec ne bo mogel videti vaših obraznih izrazov ali kretnic in vas lahko zelo napačno razlaga. Tako shranite svojo blagovno znamko duhovitost za pogovore iz oči v oči in za manjšo izmenjavo.
5. korak: prosite za pomoč
Če vaš e-poštni naslov ni zaupen, je primerno zaprositi za pomoč. Morda vaš sodelavec bolje ve, kako ravnati s svojim razjarjenim šefom, ali pa vam lahko vaš vodja pomaga najti pravi pristop do vaše zmedene stranke.
Nekoč mi je šef lahko razlagal e-poštno sporočilo, ki sem ga prejel od ene od naših strank, ker jo je zelo dobro poznal. Zagotovil mi je, da njenega odziva ne bi smela jemati osebno, ker so bili vpleteni drugi dejavniki. Po tem sem se lahko umiril in napisal popolnoma primeren odgovor.
Ko prejmete jezno elektronsko sporočilo, ne bodite užaljeni. Ljudje pošiljajo čustvena sporočila, ko z nečim niso zadovoljni ali se počutijo razočarani ali celo zmedeni. Morate delovati pod domnevo, da osebno nima nobene zveze z vami - torej to ne pomeni, da naj vas ton odvrača od tega, da bi opravljali svoje delo in se profesionalno odzivali.
