Kot član Gen Y, upate, da že poznate najpomembnejša pravila e-poštnega etiketa: Bodite kratki in sladki in ne dodajajte ničesar v e-poštno sporočilo, ki ga ne bi želeli posredovati babici, svojemu šefu, ali vašega pomembnega drugega.
Včasih pa najlepši del pisanja e-pošte sploh ni vsebina - to, kako začeti in končati. Še posebej na delovnem mestu ni vedno tako preprosto, kot če začnete z "Dragi Joe" in se odjavite z "Hvala, Kelly."
Ko torej oblikujete sporočilo vodjem zaposlitve, izvršnemu direktorju ali celo svojemu šefu, je to, kako poskrbite, da boste od začetka do konca postavili svoje najboljše spletno stopalo.
1. Kdo od koga?
Najprej: Čas je, da umaknete svoj e-poštni račun »[email protected]«. Res. Ni simpatičen ali ustvarjalen, je neprofesionalen. Če uporabljate e-poštni račun iz katerega koli drugega razloga, kot da klepetate s prijatelji na fakulteti, uporabite naslov, ki vsebuje vaše prve in zadnje začetnice ali ime in ga pustite pri tem. Bodite previdni tudi pri uporabi številk 0 ali 1 v svojem e-poštnem naslovu; težko jih je razločiti poleg velike črke O ali male črke L.
2. Izogibajte se voščilnicam Gaffes
Izbira prve besede e-poštnega sporočila je enostavna - dragi ali zdravo, oba delujeta v skoraj vseh situacijah. Toda po tem se lahko zaplete. V rednih komunikacijah na delovnem mestu je običajno naslavljanje osebe po njenem imenu, z uporabo naslovov pa lahko izgledate pretirano formalno, nagačeno ali mladoletno.
Vendar obstajajo izjeme: nekateri izvršitelji na višji ravni raje g. Ali gospa, zato je vredno poslušati, da slišijo, kako drugi ljudje običajno nagovarjajo njega ali njo. Ko se prvič srečate z zdravnikom ali profesorjem, je varna stava, ki bi jo najraje obravnavali kot "dr."
Pri pošiljanju e-poštnih sporočil za iskanje zaposlitve je najbolje uporabiti naslove. Če pa ne poznate spola osebe, s katero se obrnete, ne ugibajte - pojdite samo z imenom. Da, Christina “Chris” Brown bi vam lahko oprostila, ker ste jo poklicali z g., Toda zadnja stvar, ki jo želite storiti, je, da se zadržite, preden boste prišli v osrčje e-pošte.
Končno, če prejemnika nimate določenega imena (npr. Pošljete poizvedbo o zaposlitvi na osrednji naslov HR), je preprosto "zdravo" povsem dovolj.
3. Zaprite z vljudnostjo
Morda imate svojo najljubšo zaključno vrstico e-pošte, vendar morate pri odjavi vedno upoštevati svoj odnos s dopisnikom in razlog za e-poštno sporočilo. Tukaj je hiter pogled na nekatere pogosto uporabljene oznake in sporočilo, ki ga posredujejo:
Lep pozdrav: To je splošen zaključek in v večini primerov 100-odstotno primeren, vendar ga je mogoče razumeti kot malce zadihanega ali nepripravljenega za dopisovanje z nekom, ki ga dobro poznate.
Lep pozdrav: Ta stavek je profesionalen, vendar z nekaj toplote. Običajno je pri manj uradnih poslovnih e-poštnih sporočilih, na primer med sodelavci, ki nekoliko pogosto sodelujejo skupaj. To lahko še skrajšate na "Lep pozdrav", ko pošljete e-poštno sporočilo nekomu, ki ga poznate.
Najboljše: o tem odjavi je široko razpravljal in se ga obravnava kot vse od iskrenega do trimplanta, odvisno od filtra prejemnika. To je preprosto skrajšana različica "Lep pozdrav" in lahko konotira pozitivne občutke. Vendar pa jo lahko tudi napačno razlagate kot neprimerno, če z osebo, ki ji pišete po e-pošti, nimate predhodnih odnosov med seboj.
Spoštljivo: To je uradno pošiljanje pošiljateljev, ki je primerno, če pošljete e-pošto generalnemu direktorju, predsedniku uprave ali voditelju na visoki ravni.
Prijazno: Vsekakor gre za socialno zapiranje in ne za profesionalno. Pošilja sporočilo prijaznosti in resničnega zanimanja, vendar s stopnjo poznavanja, ki jo je najbolje preprečiti pri poklicni korespondenci.
Srčni pozdrav: Gre za bolj uradno različico "ljubko", vendar je še vedno najbolj primerna za socialna e-poštna sporočila.
Resnično: Zapomni se, da je e-poštna sporočila pogosto malce nagajiva, zato jo je mogoče najbolje uporabiti za bolj formalno dopisovanje, na primer tiskano pismo.
4. Naj bo vaš podpis uporaben
Prepričajte se, da so v vrstici za podpise navedene osnove: vaše polno ime, naslov, ime podjetja in kontaktni podatki, vključno s telefonskimi številkami in e-pošto. Logotip podjetja je lahko tudi estetsko prijeten dodatek.
Ko pošiljate e-poštna sporočila, povezana z iskanjem zaposlitve, uporabite svoje ime in kontaktne podatke. Kljub temu bodite pozorni, katere kontaktne podatke navedete - če ne želite, da potencialni delodajalci pokličejo linijo, ki jo včasih prevzame vaš receptor, potem te številke ne navedite. In če profesionalno uporabljate Facebook, Twitter in LinkedIn, je v redu, da te podatke vključite tudi vi.
Kot del podpisa boste včasih videli e-poštna sporočila, vključno s citati ali duhovitimi stranmi, vendar nadaljujte previdno, preden začnete razmišljati, da vaše potrebe potrebujejo tovrstno nadgradnjo. Poslovna e-poštna sporočila morajo vsebovati ravno to: posel. Vaš podpis ni kraj, da izkažete svoja osebna prepričanja ali interese.
Ko se boste lotili oblikovanja e-poštnih sporočil, bodite pozorni, da namenjate toliko pozornosti svoji uvodni in zaključni vrstici, kot preostali del vsebine. Ne dovolite, da se embalaža, ki jo je mogoče izogniti, razjezi ali razburiti prejemnika, preden pride do najpomembnejšega dela vašega e-poštnega sporočila - sporočila.
