Navidezni video sestanki, še posebej Google Hangouts, lahko združijo oddaljene ekipe, poskrbijo, da so vsi na isti strani, in omogočijo udeležbo vsem, brez vznemirljivega vzdušja v konferenčni dvorani (ki ne mara hlajenja na kavču za sestanek?).
Toda kdaj storite narobe? Google Hangouts so lahko velika izguba časa, če ne omenjam izjemno motečih in nerodnih (15-sekundne pavze niso nikoli zabavne).
Želite imeti učinkovit in uspešen Google Hangout, ki ne bo vsem nor? Tu je nekaj glavnih stvari, ki jih morate upoštevati.
1. Načrtujte tako, kot bi želeli za katero koli drugo srečanje
Na splošno samo to, da vam ni treba fizično biti v pisarni za sestanek, še ne pomeni, da se lahko pripravite na priprave. Navsezadnje si še vedno želite, da bi vaš sestanek potekal čim hitreje (in boleče).
Pomen: Naredite načrt igre. Če vodite klepetalnico »Hangout«, prej pošljite kratek dnevni red vsem, da bodo vedeli, kaj lahko pričakujejo in kaj pripraviti. Če sestanka ne vodite, mu predlagajte, naj mu pošlje kratek e-poštni naslov z glavnimi pogovornimi točkami. Enkrat sem sedel na virtualnem sestanku, kjer je oseba, ki ga vodi, pozabila povedati drugemu uslužbencu, da je pred tem našel določen (in življenjsko pomemben) dokument, tako da je ta oseba med sestankom porabila 20 minut za iskanje poštnih sporočil. Ostali nas nerodno sedijo za svojimi računalniki in ne vedo, kaj bi počeli.
Temu zapravljenemu času se lahko preprosto izognete tako, da se prepričate, da vsi vedo, kaj bi morali s seboj "prinesti" pred časom in je pripravljen sodelovati takoj, ko se prijavi.
Majhen nasvet: Uporabite funkcijo klepeta Google Hangouts na desni strani zaslona, da hitro zapišete dnevni red, na katerega se lahko sklicujejo vsi. Ni ga treba podrobno opisovati, vendar lahko deluje kot iztočnica, da bodo vsi na tekočem in osredotočeni.
2. Pred tem se pogovorite o formatu
Google Hangouts so lahko precej bolj nerodni kot osebni sestanki. Ko vi in kup ljudi fizično sedite v sobi, je enostavno izbrati telesne napotke, da ugotovite, kdo bo naslednji govoril ali kakšen je splošni občutek srečanja. Toda ko sedite za računalniškim zaslonom in ne vidite ničesar razen človekovega obraza? Precej težje je.
Spet se lahko veliko nerodnosti zmanjša, če vsi že prej poznajo obliko sestanka. Bo ena oseba govorila veliko več kot vsi drugi? Prosite ostale člane sestanka, da pridejo v klepetalnico »Hangout« z izključenimi mikrofoni. Je seja okrogla miza možganski vihar? Sporočite ljudem, v kakšnem vrstnem redu jih bodo morali predstaviti, da vam ni treba imeti opravka z vsemi, ki se pogovarjajo med seboj ali s tistimi dolgimi, neprijetnimi "Torej, kdo hoče naprej?" (Te so najslabše.)
3. Uporabite aplikacije Google Hangout
Mnogi se ne zavedajo, da je nekaj ikon lahko reševalec na sestanku, še posebej, če poskušate čim hitreje iti.
Vidite tisto malo ikono mikrofona? To je gumb za utišanje. Uporabite ga, če je v vaši okolici hrupno ali če nekaj tipkate, medtem ko drugi govorijo. Vljudnost do drugih ljudi v pogovoru Hangout.
Poleg tega, če ste na sestanku, na katerem vsi poskušate hkrati pogledati dokument ali spletno stran, uporabite možnost zajemanja zaslona Google Hangouts. Bil sem v preveč Googlovih klepetalnicah Hangouts, kjer množica ljudi poskuša pogledati isto spletno stran v svojih računalnikih (torej na to, da dejansko niso pozorni na pogovor Hangout), in v teh situacijah je to božji dar.
Google ima tudi vrsto drugih aplikacij posebej za pogovor Hangout, zato si oglejte in si oglejte, kaj bi lahko najbolje delovalo za vašo ekipo. Od navidezne bele deske, ki jo vaši sodelavci lahko potegnejo za sejo v možganski nevihti, do čudne majhne aplikacije, ki vsem daje brke in smešne klobuke, najdete vse, kar potrebujete, da bo pogovor Hangout bolj produktiven in zabaven.
Na splošno so sestanki v Googlu Hangout lahko enako učinkoviti (če ne bolj) kot osebni sestanki; vnaprej vzamejo malo prakse in načrtovanja. Če pa lahko pridete vsi na isto stran, bo to gladko, nerodno neplavanje.
