Če svojemu timu rečete besedo "sestanek", je veliko večja verjetnost, da se boste srečali s stokanjem in ropotanjem "Zakaj?", Ne pa "za vraga ja! Komaj čakamo! "
Eden od razlogov je, da se veliko srečanj tako slabo konča, ker se ne začnejo prav. Kot ste verjetno opazili, prvih nekaj minut pogosto določite ton za preostanek. Če nima močnega začetka, člani vaše ekipe izstopijo ali se odpravijo. In veste, da ni nič slabšega kot voditi razpravo in videti, kako ljudje začnejo prikimavati po telefonu.
Seveda, če ste si vzeli čas za pripravo, se temu lahko izognete. Konec koncev se vaši sestanki ne smejo odvijati samo na avtopilotu. Vsakega vam ni treba začeti s tem, da se začnete z dnevnim redom in nadaljujete. Namesto tega ga lahko začnete na različne načine.
1. Povejte vsem, o čem se sestanek dogaja
Večina ljudi je uglašena na WIIFM (Kaj je zame?). Če želite vključiti udeležence, jih morate najprej opozoriti, zakaj sedijo v sobi z vami in se odvažajo od svojega dela. Da, verjetno ste nekaj omenili, ko ste sestavili sestanek, vendar je vedno dobro, da namen ponovno navedete. (Namig: Če se ne morete domisliti prepričljivega namena, verjetno srečanje prekličite.)
Nato spremljajte, zakaj je vaša ekipa posebej tam, da razpravlja o tej zadevi. Ni vam treba pokazati na vsakega člana in deliti, zakaj ga potrebujejo na sestanku, ampak morate jasno povedati, da so vsi tam z razlogom. "Kot marketinška ekipa podjetja je na nas, da oblikujemo tri trdne ideje, s katerimi bomo v prihodnjem četrtletju zrasli našo publiko" ali "Vsakdo v tej sobi je vaš vodja priporočil zaradi vaših organizacijskih sposobnosti." (Ponovno, če je kdo v sestanka, ki nima namena, se ga ne udeležite.)
2. Spodbujajte pozitivnost
Kako začnete sestanek, ponavadi narekuje, kako poteka del. Če se sestanek začne s pritoževanjem, prijemanjem in cviljenjem, bi se tudi to lahko zelo končalo. Po drugi strani pa, če odprete z optimizmom, lahko pozitivno vpliva na preostanek razprave.
Lahko vprašate člane svoje ekipe, da vsakdo deli nekaj, kar gre dobro. Če pa je skupina prevelika, lahko začnete s hvali skupine za nedavni dosežek - naj bo velik ali majhen. Ne glede na to, kaj se dogaja v vašem podjetju ali vašem oddelku, je ključno, da začnete pogovor na naraščajoči beležki. Sicer ljudje začnejo srečanja povezovati s predavanji, slabimi novicami in razočaralnimi poročili.
3. Delite presenetljivo statistiko ali trden citat
Osupljiva statistika ali pronicljiv citat ni le dober odpiralec za govor; lahko je tudi krma za veliko razpravo. Preden začnete glavni namen sestanka, ima vaša skupina nekaj minut časa, da se pogovorita, kaj to pomeni.
Očitno bi moral biti statist ali citat, ki se nekako nanaša na vsebino celotnega srečanja. Mogoče so to številke iz nedavnih projekcij rasti podjetja ali pa je morda šokanten citat nove študije industrije. Ne glede na to, kaj bi bilo, bi moral biti dovolj ustrezen, da bo vaša ekipa osredotočena in na tekočem.
4. Povej zgodbo
Zgodba lahko nauči moralno, vzbudi pomembno lekcijo ali celo nasmeji ljudi. Najboljši del tega je, da ne prihaja iz lastnih ust, kar ublaži "udarec" (če je potrebno mehčanje udarcev).
Kot citat ali statut bi morali nekako deliti zgodbo, ki se nanaša na sestanek. Vendar imate tukaj malo več prilagodljivosti. Na primer, lahko bi delili zgodbo o uspehu; nekaj, kar je šlo dobro odjemalcem ali članom ekipe, ki je šel nad in čez dežurstvo. Lahko pa se pogovarjate o nečem, kar ste nedavno prebrali, o neverjetno uspešnem uvajanju izdelkov, zaradi česar ste znova razmišljali o strategiji, ki ste jo prvotno zastavili. Ljudje se ponavadi dobro navezujejo na anekdoto, ne glede na kontekst. Da ne omenjam, da v miselni proces vključi srce, namesto samo um.
Dobro srečanje je del umetniške oblike, zato si privoščite nekaj časa, da ugotovite tok. Prvič stvari morda ne bodo šle povsem drugače, toda vedno se lahko izboljša, če vložiš napore v svoje delo.
