Ali je vaš Google Koledar prenatrpan s tonami mikroprojektov? Ali Trello prevzame ure vašega dneva? Ste naredili toliko seznamov, da jih sploh ne morete več voditi naravnost?
Ne dvomim, da svoj urnik nastavljate z najboljšimi nameni, toda če se vam zdi, da se vaši poskusi ostati organizirani, se ne izplačajo, verjetno uporabljate napačno orodje za načrtovanje.
Večina današnjih priljubljenih orodij za načrtovanje služi enemu od treh namenov. Prepričajte se, da uporabljate pravi za tisto delo, ki ga želite opraviti.
1. Osnovni seznam opravkov
Veste, kaj je seznam opravkov. Takšen razpored je odličen za posamezne člane skupine ali za nelinearne projekte, kjer vrstni red opravljenih nalog ni zelo pomemben.
Orodja, kot sta Wunderlist in Any.do, so odlična za tiste, ki iščejo nekaj bolj osnovnega, saj imajo čist uporabniški vmesnik in so dostopni v več napravah. Ustvarite in shranite sezname v spletnih aplikacijah ali jih upravljajte na poti iz telefona.
Uporabite ga, kadar vaša prioriteta izpolnjuje nepovezane cilje
Seznami opravil so preprosti in preprosti, kar pomeni, da jih lahko hitro načrtujete in spreminjate, ne da bi vrgli kateri koli drug del dneva. Če vaša vsakodnevna opravila niso odvisna drug od drugega, se boste s tem spomnili, kaj morate storiti, ne da bi si vzeli preveč časa za organizacijo.
Če torej vikend čakate naprej in želite kupiti špecerijo, pojdite na tek, se srečajte s prijatelji in pošljite nekaj e-poštnih sporočil; vaša najboljša stava je, da vse te nepovezane elemente zapišete na priročen seznam opravkov.
2. Kanbanski razpored
Kanban orodja so osredotočena na pomoč pri organiziranju nalog v vedra. V idealnem primeru, ko se naloga premakne iz enega vedra v drugo, se bliža zaključku. Na primer, ta vedra so lahko faze postopka ali podvključki v večji nalogi, ki jo morate dokončati.
Kanban-ov razpored je tisto, kar vidite, da uporabljate orodja, kot sta Trello in Google Keep. Omogočajo vam enostavno premikanje predmetov, nastavitev rokov in opomnikov ter skupno rabo svoje časovnice z drugimi.
Uporabite ga, ko je vaša prioriteta skozi številne strukturirane stopnje
Sistem vedra vam bo pomagal vizualizirati faze v procesu in slediti posameznim projektom, ko se gibljejo skozi te faze. To vam lahko ne samo pomaga pri upravljanju projektov, ampak vam lahko pomaga tudi odkriti neučinkovitost v vašem procesu.
Če imate oddaljeno skupino zaposlenih, ki dela na različnih vidikih istega projekta - in napredek spremljajo z rezultati, ne pa s časovnim razporedom - je to pot.
3. Ganttov razpored
Ganttovi urniki poudarjajo pravočasnost in roke. S to vrsto lahko načrtujete, kako dolgo naj traja vsak korak postopka in kako se vsak korak nanaša na korake, ki pridejo pred in po njem.
Ljudje, ki delajo na podlagi rokov, pogosto raje uporabljajo Google Calendar ali Instagantt iz Asane. Obe teh orodij vam omogočata, da barvate svoje projekte (kar se mi zdi neverjetno koristno). Vključujejo tudi funkcije povlečenja in spuščanja, tako da lahko preprosto spremenite svoje naloge, če se zgodi kaj nepričakovanega.
Uporabite ga, kadar je vaša prioriteta rok
Osredotočenost Ganttovega načrtovanja na pravočasnost vam bo pomagala razčleniti podvrste večjega projekta in vsakemu posebej dodeliti primerno količino. Z razčlenitvijo časa, potrebnega za dokončanje projekta, boste lahko učinkoviteje načrtovali vsak korak postopka in se izognili temu stresu, ki se bliža roku.
Če želite zagotoviti, da vsi člani vaše ekipe pravočasno izpolnjujejo podvrste dolgega projekta, boste to želeli uporabiti.
Naredite si uslugo in si vzemite nekaj minut - danes - da zapišete nekaj najpomembnejših vidikov svojega urnika. Ne razmišljajte o orodju za upravljanje nalog, ki ga trenutno uporabljate: samo zapišite, kaj je pomembno pri vsakodnevnem delu.
Nato si oglejte svoj seznam in določite, kakšen urnik bi bil najbolj primeren za vas. Potrebujete sistem, ki poskrbi za več vaših rokov ali potrebujete enostavnejši seznam, ki vsak teden ne potrebuje ene ure, da načrtujete?
Samo ne pozabite pravočasno načrtovati, da me posvetite in poveste, kako deluje vaš novi sistem.
