LinkedIn je lani objavil raziskavo, v kateri je razkril, da naši profesionalni seznami opravkov zelo potrebujejo preobrazbo. Izkazalo se je, da nismo tako dobri v tem, da "delamo" stvari, za katere si govorimo, da jih moramo narediti. Dejansko je skoraj 90% strokovnjakov priznalo, da ne morejo opraviti vseh nalog na svojem seznamu opravkov do konca povprečnega delovnega dne.
Če se vam zdi, da se vsak dan spopadate z istimi zastavami, je čas, da to spremenite. Tukaj je pet trikov, kako povečati svojo produktivnost in si pomagati, da se dejansko uvrsti skozi svoj seznam.
1. Vodite enoten seznam opravkov za delo
Bodimo iskreni: Če bi želeli imeti popoln vpogled v vse, kar morate zdaj opraviti za delo, verjetno ne morete najti vsega na enem seznamu. Namesto tega imate tukaj nekaj prispevkov, shranjeno osnutek v svojem e-poštnem sporočilu, nalepke ali besedilne datoteke v računalniku in morda v telefonu aplikacijo ali dve.
In čeprav je na splošno dobra praksa, da ločite delo in igro, morate imeti eno samo mesto za svoje delovne naloge. Zato izberite svoj način izbire in začnite utrjevati. Lahko je kjer koli: ročno napisan seznam v vašem zaupljivem načrtovalcu, dokument, ki ga hranite na namizju, ali aplikacija v telefonu .
Vendar pa se prepričajte, da ga lahko dodate na svoj seznam od koder koli - kar pomeni, da boste v primeru, da uporabljate namizno aplikacijo, nastavili sistem za zajemanje dokumentov, pridobljenih iz računalnika, kot so naloge, ki jih dobite medtem ko na sestanku. Osebno jih rad zapišem na lepljive opombe in jih potem, ko jih prenesem na glavni seznam, izbrišem ali zavržem.
2. Upoštevajte pravilo 1-3-5
Zdaj, ko imate obsežen seznam vsega, kar morate storiti za svoje delo, bi morali določiti dnevni seznam opravkov. Na kateri koli dan predpostavite, da lahko dosežete samo eno veliko stvar, tri srednje in pet majhnih stvari. (Opomba: če boste večino dneva preživeli na sestankih, boste morda morali to nekoliko popraviti.) Pred odhodom z dela si vzemite nekaj minut, da določite svoj 1-3-5 za naslednji dan, tako da ste pripravljeni da bi zjutraj udaril ob tla. Če je vaš položaj tak, kjer vsak dan prinese veliko nepričakovanih opravil, poskusite pustiti eno srednje in dve majhni nalogi prazno v pripravi na prošnje v zadnjem trenutku od svojega šefa.
Da, vem, da je težko omejiti seznam opravkov na 1-3-5, vendar je pomembno, da določite prednost. Všeč mi je ali ne, imate le toliko ur na dan in dokončali boste le končno število stvari. Prisiliti se k izbiri seznama 1-3-5 pomeni, da boste stvari, ki jih boste naredili, stvari, ki ste jih izbrali, in ne tisto, kar ste pravkar storili.
Tako načrtovanje vnaprej pomeni, da boste lahko imeli bolj obveščene pogovore z vodjo, ko bo on ali ona na vas spustil kaj novega, kar je treba storiti takoj, kot tudi orodja za ponovno določanje prednostnega naloge pri svojem drugem delu. Na primer, ko vam presenečenje predstavi v naročju, poskusite: "Seveda, to lahko dobim do 15. ure, toda poročila o četrtletju ne bodo pripravljena do jutri, saj bom danes razpravljala o tem . "
Oglejte si naš seznam 1-3-5!
3. Izpolnite eno pomembno nalogo pred kosilom (vaša najmanj priljubljena, če je le mogoče)
Priznam, da mi je ta težka, vendar deluje. Vzemite eno od velikih ali srednje velikih opravil in se je najprej lotite zjutraj, preden pošljete e-pošto, tudi če lahko. Ni lepšega občutka kot prestopiti z naporno nalogo pred kosilom. Avtor Brian Tracy to imenuje "jesti vašo žabo", prilagojeno iz znamenitega citata Marka Twaina: "Zjutraj najprej pojejte živo žabo, preostanek dneva pa se vam ne bo zgodilo."
Moja soustanoviteljica, Kathryn, pogosto definira svoje "žabe" zvečer, da se pripravi na naslednji dan; s tem se je pripravljala spoprijeti zjutraj, kar ji preprečuje, da bi več dni odrivala manj prijetne naloge.
4. Koledar uporabite kot seznam opravil
Če ugotovite, da vedno precenjujete, koliko lahko naredite v enem dnevu, je učinkovit pristop, da svoje dokumente vstavite v koledar, tako kot sestanek. Namesto, da na seznam dodate svoje vsakodnevne opravke, jih razporedite tako, da boste imeli vsak dovolj časa. Pošiljanje informacij o potrditvi W2 v HR lahko traja 15 minut, medtem ko priprava strategije Q1 za vašo ekipo morda zahteva nekaj ur. Pomembno je biti realen.
Ko preizkusite ta pristop, poskrbite tudi, da boste v koledarju omejili čas za iskanje e-poštnih sporočil, možganskih neviht ali drugih pomembnih nalog, ki niso usmerjene v izvedbo. Na primer, poskusite blokirati uro zjutraj in eno popoldne za delo prek mape »Prejeto« in potem ne porabljajte časa med poskušanjem obdelovanja e-poštnih sporočil v trenutku, ko pridete, ko ste res načrtovali, da boste delali na nekaj drugega.
5. Zmanjšajte sestanke za povečanje produktivnega časa
In končno, če se vam zdi, da res ne morete narediti tistega, za kar mislite, da bi ga lahko dosegli v enem dnevu, kljub vsem zgornjim nasvetom - razmislite, ali morda trpite zaradi srečanja.
Kot je nekoč dejal ekonomist John Kenneth Galbraith, "so sestanki nepogrešljivi, ko ne želite ničesar narediti." V resnici so številne ankete, opravljene na to temo, prišle do podobnih ugotovitev, da nekje med četrtino in polovico časa, preživetega na sestankih, ni škoda, da ne morete zares opraviti svojih drugih opravkov, ko sedite. navzdol se pogovarjajte z nekom drugim.
Rešitev: Omejite sestanke. Preden zasedete sestanek, razmislite, ali bi to lahko odpravili najprej z e-pošto ali telefonskim klicem ali tako, da za nekaj minut skočite v neko osebo. Če je potreben sestanek, navedite ključne točke dnevnega reda, da določite potrebne udeležence in najkrajši čas, ki ga lahko načrtujete. In ja, povsem v redu je načrtovati 20-minutni sestanek, ni treba zaokrožiti na 30! Če morate imeti srečanja, jih poskusite združiti, da boste čez dan pustili velike neprekinjene roke, da boste lahko opravili pravo delo.
Da, reorganizacija in načrtovanje vnaprej sta obe naložbi vnaprej, vendar samo pomislite, kako srečni boste, ko boste dejansko prečrtali celodnevni seznam opravkov. Tako se organizirajte, zberite vse svoje zadolžitve na enem mestu, zmanjšajte svoje motnje in začnite osvajati ta (enodnevni) seznam!
