Ste se kdaj odpravili na sestanek in pomislili: "kaj, nismo nikamor prišli?"
Sestavljanje skupine je pogosto najučinkovitejši način za napredek pri veliki odločitvi ali načrtu. Deluje pa le, če je sestanek postavljen pravilno.
Ko ste na vrsti za vodenje, s temi petimi koraki pripravite srečanje na uspeh - preden sploh stopite v vrata.
1. Povabite prave ljudi
Nič ne more razveljaviti sestanka, kot so napačni ljudje v sobi. Če je vaš cilj, da se skupina odloči do konca srečanja, se prepričajte, da so na mizi vsi, ki imajo večji delež ali veto nad to odločitvijo. Razpravljate o novi prodajni strategiji izdelka? Verjetno boste želeli, da bodo vodje prodaje in vodja izdelkov tam, ali se nič ne bo odločilo.
Po drugi strani pa lahko preveč "odvečnih" ljudi ali ljudi, ki so bistveno starejši ali mlajši od vseh ostalih v sobi, lahko odvrne od dinamike. Če ne potrebujete vodje PR-a, ki bi se ukvarjal s proizvodno spremembo, ga ne povabite. Če CFO vsi ustrahujejo, jo izpustite iz začetnega sestanka o možganskih viharjih.
2. Razmislite o podajanju domačih nalog
Ali želite, da ljudje začnejo s čistega skrilavca ali bi bilo koristno, da se vsi udeležijo sestanka z nekaj osnovnimi informacijami? Če predstavljate načrt, o katerem želite prispevati, ga pošljite že noč prej (ne uro prej), tako da je verjetno, da bo vsaj nekaj udeležencev preučilo in prebavilo.
In če želite, da ljudje na sestanek predstavijo ideje, jim povejte.
3. Določite dnevni red
Če organizirate sestanek, morate določiti dnevni red. Če sestanek začnete z besedami: »Tu smo, da razpravljamo o naši strategiji družbenih medijev. Kdo ima ideje? ”- No, sprašujete po kaosu.
Namesto tega izročite - ali napišite na belo tablo ali flip chart - teme, o katerih nameravate razpravljati skupino, v vrstnem redu, ki ga želite pokriti. Na primer, vaš dnevni red je lahko:
Ko vsi poznajo načrt, je večja verjetnost, da bodo ostali na temi. Poleg tega vam agenda daje strukturo, na katero se lahko zanesete: če razprava ne gre za temo ali stojnice, lahko vse v sobi opomnete, kaj naj bi razpravljali.
4. Povejte ljudem cilje
Cilji niso enaki agendi. Dnevni red je tisto, o čemer boste govorili. Cilji so tisto, kar želite doseči, ali cilji srečanja: odločitve, ki jih je treba sprejeti za mizo, naslednji koraki, o katerih se je treba dogovoriti.
Na primer, cilji za zgornji hipotetični sestanek so lahko:
5. Brez presenečenj: "Predprodajajte" svoje velike ideje
Če predstavljate velik načrt ali priporočilo, je vedno v vašo korist, če veste, kako bodo ljudje v sobi reagirali. Kdo vas verjetno podpira? Kdo vas bo verjetno izpodbijal in kakšne ugovore bo imel?
Pred sestankom določite ključne ljudi, katerih mnenje je pomembno, in delite svoj načrt ali priporočilo z njimi sam. Vprašajte za vnos. "Prodaj" svojo idejo pred velikim srečanjem. Upoštevajte vse pomisleke, ki jih povzročajo, in prilagodite način predstavitve svojega načrta za reševanje teh težav.
VP financ misli, da bo vaš načrt uvedbe predrago? Prepričajte se, da ste pripravili predračun proračuna in ugotovili stroške drugih izstrelitev, da boste lahko predlagani proračun postavili v perspektivo. Tako se pogovor ne bo razveljavil, ko bo dejala, da vaš načrt "zveni drago."
Po drugi strani, če vsi ljubijo del vašega načrta družbene medije - super. Ne zapravljajte 20 minut, da bi utemeljevali, zakaj so družbeni mediji pomembni, samo skočite na podrobnosti svojega dejanskega načrta ali usmerite pozornost skupine na druga področja, za katera se morate odločiti.
Če se prej organizirate, zberete pravo skupino in se izognete presenečenjem, se boste nastavili tako, da kar najbolje izkoristite skupinski čas. Poleg tega ste prepričani, da boste s svojo pripravljenostjo navdušili vse v sobi in dobili priložnost, da zasijete kot vodja.
