V fazi kariere k meni pride veliko preveč strank.
Vzemimo na primer Tricijo, ki je prišla k meni, odvrnjena od svoje službe in nezmožnosti upravljanja. Delala je dolge ure - večina jih je sedela na sestankih in se ukvarjala s stotimi e-poštnimi sporočili - nato pa je v zadnjem trenutku hitela končati trženjske kampanje, ki so se vedno zdele pretvorile v požarne vaje.
Miselnost "vedno vklopljena" je prišla do nje. In bila je pripravljena odnehati.
Takoj sem videl, da Tricia manjka najpomembnejše delovne spretnosti, za katero verjamem, da jo mora imeti vsak zaposleni: določanje prioritet in upravljanje. To je sposobnost, da jasno določite najpomembnejše prioritete in osredotočite veliko večino svoje energije in časa na te stvari.
Čeprav pogosto govorimo o upravljanju časa in produktivnosti v pisarni, se umetnost določanja prednosti pogosto izgubi. Kot rezultat, mnogi ljudje končajo kot Tricia: izčrpani, razočarani in izgoreli.
Če vas preplavijo prekomerne ure in se nenehno prestavljate na dosje, je tu nekaj opozorilnih znakov, da boste morda morali bolje upravljati svoje prioritete - in nekaj preprostih načinov, da se vrnete nazaj.
1. znak: Verjamete, da je vse pomembno
Če pogledate na svoj seznam opravkov in vidite, da je vse enako pomembno, je enostavno, da vas preplavi obseg nalog, ne pa kakovost svojega dela. Toda upoštevajte to: Načelo Pareto predlaga, da 20% vaših nalog ustvari 80% rezultatov - in to pomeni, da majhen del vašega vsakodnevnega dela zasluži večino vaše pozornosti.
V primeru Tricia je sprejemala vsako vabilo na sestanek, ki ga je prejela. Toda to še ni pomenilo, da so bili sestanki vredni njenega časa ali pa so ji pomagali doseči katerega od svojih glavnih ciljev.
Rešitev: Pojasnite se svojim ciljem in ciljem
Sodelujte s svojim managerjem, da dobite kristalno jasno predstavo o tem, kako natančno boste ocenili svojo uspešnost (npr. Ali ga boste pregledali glede na znesek v dolarju, ki ste ga vnesli, ali stopnjo zadovoljstva strank?). Ko boste imeli boljši ročaj svojih izdelkov, jih lahko razdelite na tedenske cilje.
Na primer, če je vaš končni cilj ustvariti nove prihodke, bi se morali osredotočiti na sledenje rezultatom, ki ste jih dobili na sejmu, in vzpostavljanje odnosov s potencialnimi strankami - ne porabljati ur na teden za načrtovanje naslednjega sejma.
Ko vsak dan sprejemate odločitve o delu, se vprašajte: "Kako se mi bo to približalo svojim ciljem?" Če tega ne bo, odložite in nadaljujte.
Znak # 2: Potrošite jih bolj kot po dosežkih
Ste že kdaj začeli s seznamom v začetku dneva, se ves dan počutili zasedenega, a ste pustili občutek, kot da niste storili ničesar? Frustrirajoče, kajne? Tricia je bila zagotovo zaposlena, a ni kaj dosti dosegla.
V resnici ste verjetno naredili veliko stvari z nizko prednostjo - na primer klikajte po nepomembnih e-poštnih sporočilih, sedeli na neučinkovitih sestankih ali opravljali majhne naloge, ki ne premikajo vašega pomembnega dela naprej. Mogoče ste dan namenili projektom in pomagali svojemu šefu ali sodelavcem, ne pa, da bi svoje delo opravili sami.
Rešitev: Naredite dnevni načrt in se ga držite
Ustvarite dnevni načrt, ki se začne z načrtovanjem vašega najpomembnejšega dela. Te prednostne dejavnosti se v vašem koledarju najprej zlomijo, preden sploh pomislite na kaj drugega.
Nekatere naloge boste najverjetneje dokončali, ko jim določite določen datum in čas. Če je e-pošta nenehno moteča, jo izklopite in preverite le ob dveh ali treh točno na dan. (Ko ste se zaposlili in se motili z branjem e-poštnega sporočila, traja polnih 64 sekund, da se vaš fokus osveži. Pomislite na to: izgubite več kot minuto dragocenega časa za vsako e-poštno sporočilo, ki ga preberete, ko ste v sredi pomembnega dela!)
3. znak: Ko pridete do pomembnega dela, se motite
Slišite nenehno »dinganje« dohodnih e-poštnih sporočil, besedil in hitrih sporočil ter se čutite prisiljeni pokukati. Nenehno vas motijo klici sirene družbenih medijev. Prokrastinacija vas preprečuje, da bi začeli, perfekcionizem pa vas preprečuje. In napačno mislite, da z več zadolžitvami v istem času naredite več dela. Zveni znano?
Večopravilnost do neke mere je neizogibna, vendar ne pozabite: Tudi če boste svoje delo lahko zožili na najpomembnejše naloge, ne boste mogli doseči napredka, če se ne boste mogli dovolj dolgo osredotočiti na njihovo dokončanje.
Rešitev: Razvijte svojo sposobnost osredotočanja
Ko boste jasni glede prednostnega dela, ki ga je treba opraviti, se naučite, kako se osredotočiti na te naloge. Poskusite s temi strategijami:
1. Odložite svoje delo: S tehniko Pomodoro razporedite 25-minutne časovne reže za delo na prednostnih nalogah. Ne glejte navzgor, dokler ne mine čas, nato pa si kratek odmor. Ponovite štirikrat, nato pa si naredite daljši odmor.
2. Sestavite svoje delo: podobne naloge združite skupaj v koledarjih v koledarju, tako da se lahko osredotočite na eno stvar in jo dokončate. Dejavnosti, kot so obdelava e-pošte, vračanje telefonskih klicev ali pregledovanje dokumentov, se lahko združijo v skupine.
3. Ustavite večopravilnost: na koncu bo vsaka naloga trajala dlje - in ogrozili boste kakovost svojega dela.
Medtem ko skozi dan opravljate pogosta preverjanja resničnosti: Ustavite vsako uro in se hitro vprašajte: Ali je zadnja ura prispevala k mojim najpomembnejšim ciljem? Če ne, se zaobljubite, da boste izboljšali naslednjih 60 minut in začeli znova. Če vsako uro preverjate resničnost, ne boste nikoli pustili, da se vam oddalji cel dan.
Končno sledite svojemu uspehu. Vsak dan zaključite s pregledom, kaj ste dosegli in kako vas je usmeril k svojim najpomembnejšim rezultatom. Tako je lažje pustiti drugim - nepomembnim - stvari.
Ko ste pripravljeni prevzeti nadzor nad svojim delovnim življenjem, ne pozabite, da ne gre za upravljanje časa ali produktivnost. Bistvo ni, da se vse to konča - to je najpomembnejše delo. Rad bi imel v mislih nasvete Briana Tracyja: "To ni čas, ki ga na splošno porabiš za delo, ampak koliko časa porabiš za delo pri visoko prioritetnih nalogah."
