Oh, e-pošta. Ne glede na to, ali vodite nekaj ljudi, veliko ekipo ali samo sebe, lahko to pomaga in ovira vaš uspeh. Ker sem, kot sem prepričan, opazil, več ljudi, s katerimi sodelujete, več sporočil je in težje je, da jih preletite v petih minutah, ki jih imate med seboj.
Medtem ko ne morem mahati s čarobno palico in rešiti te težave za vas, vam lahko rečem, da sem našel sistem, ki zame resnično deluje kot upravitelj - vse skupaj se skriva v tem, da imate v mapi »Prejeto« nekaj zaupnih nalepk. (Če nimate pojma, kako jih uporabiti, je tukaj 101 za Gmail in Outlook.)
Za razliko od filtrov, ki jih uporabljam za trajno arhiviranje, so ti trije začasni in pravkar opozarjam na pomembne stvari. Takoj, ko naslovim sporočilo, odstranim nalepko in datoteko, kot bi jo običajno.
Torej, brez nadaljnjega oboževanja:
1. "BLOKER ZA DRUGE"
Ja, ta je v vseh kapicah. Barvo v mapi »Prejeto« sem celo spremenil, da je postala rdeča. Vsako jutro grem skozi mapo »Prejeto« in se prepričam, da sem ugotovil kritična sporočila, ki zahtevajo moj odgovor. (Aka: Brez mojega odgovora ljudje ne morejo napredovati naprej. Sploh če jih prepoznam, poskrbim, da hitrim odgovorom ne dam prednost pred pomembnimi.
Na koncu vsakega dne poskrbim, da se najprej obdelujejo preostala e-poštna sporočila s to oznako. In ob redki izjemi se ne odjavim ponoči, dokler se to ne stori. To ne pomeni samo, da nikogar ne držim, ampak da lahko končujem vsak dan, ko poznam najnujnejša vprašanja.
2. "Ime vseh, s katerimi se redno srečuješ"
Vsak teden imam sestanek ena na ena z mojimi neposrednimi poročili, in čeprav vodimo dnevni red v Googlovem dokumentu o tem, o katerem bomo razpravljali, sem ugotovil, da včasih v razpoke padejo hitra vprašanja ali levice.
To je zame spremenilo ustvarjanje ene nalepke za vsako osebo z njenim imenom, na primer »Za Lindsay« in »Za Yusuf«. Ko e-poštna sporočila prihajajo prek moje mape »Prejeto«, za katero menim, da bi bila za njih pomembna, ali da želim posodobitev naprej, dodam oznako z njihovim imenom. Nato lahko na svojih tedenskih srečanjih na hitro poiščem, ali sem se z njimi pogovarjal o vsem, preden se zaključimo. Ko je misija opravljena, odstranim oznako.
Čeprav to uporabljam za svoja neposredna poročila, ga lahko uporabljate za vsakogar , s katerim se redno srečujete, od lastnega vodje, tržnega tima do projektnega vodje.
3. "Hitri odgovor"
O tem sem že pisal že prej, vendar se mi zdi neverjetno koristno imeti seznam e-poštnih sporočil, na katere lahko odgovorim v petih minutah ali manj. Ko čakam v vrsti za kavo, nekaj postankov v podzemni železnici ali zgodaj za sestanek, imam zdaj prvi postanek (da, pred Twitterjem ali Instagramom), da se prepričam, da bom obravnaval kakršne koli prošnje.
Najboljši del te etikete? Zelo hitro se počutiš zelo uspešno.
In to je to, tri preproste nalepke, ki jih lahko enostavno postavite eno popoldne. Ali imate še kakšne trike v mapi »Prejeto«, ki vam pomagajo pri upravljanju? Delite jih z mano na Twitterju @acav!
