Moji najmanj priljubljeni dnevi v službi so tisti, ki jim pravim "vijolične gomile". Moje podjetje uporablja Google Koledar in barva za moj osebni urnik je vijolična, zato v tistih groznih dneh ne vidim ničesar razen koščkov časa, ki so bili od 9. ure naprej blokirani. do 18:30. Vedno se sprašujem, "Kako za vraga se je to zgodilo?"
Poleg tega, da se v teh dneh nimam več dihati ali delati, se bojim, da sem "tisti fant", ki se mora na začetku sestanka na nogah, nato pa kasneje porabiti dodatni čas, da ugotovi, kaj sem zamudil ali kdo pokaže do poznega mojega naslednjega srečanja, ker je prejšnji tekel predolgo. (Ker sem pisal o tem, da nikoli ne zamujam ali nisem pripravljen na sestanke, me sodelavci stalno spremljajo!)
"Poslovnost" je tak trik. Občutek nam je, da dlje kot so naši opravili, bolj uspešni smo. Občutek nam je, da bolj ko imamo na krožnikih, bolj uspešni smo. Toda od kdaj vam prenapolnjen krožnik za večerjo daje kaj drugega kot krče ali komo s hrano? Ni nujno, da je tako. Odločujem se proti temu.
Srečanja se na naših koledarjih končajo na dva načina: ker jih sprejemamo in ker jih ustvarjamo. Na teh točkah odločitve lahko naredimo stvari nekoliko drugače, da si vzamemo nazaj koledarje in si (in sodelavci) dodamo čas, da smo pripravljeni in produktivni. Tu so trije načini:
1. Govorite
Preden pošljete ali sprejmete povabilo na sestanek, se prepričajte, da razumete, kaj naj bi ga dosegli in kako se morate pripraviti. Če ne, se pogovorite z organizatorjem in poslušajte, ali obstaja poseben dnevni red. Če tega ni, ga prosite, naj ga ustvari (ali še bolje, prostovoljno pomagajte). Najboljši dnevni programi so določeni s časovnimi razporedi, da se zagotovi, da so zajete vse ustrezne postavke. Če ni dovolj časa za oblikovanje dnevnega reda, prostovoljno pomagajte organizatorju, da bo budno spremljal uro.
Če organizirate sestanek, s pomočjo dnevnega reda načrtujte, kako dolgo mora biti sestanek. Googlova koledarska povabila so privzeta na eno uro in enostavno je, če kliknete »pošlji«, ne da bi jih skrajšali, vendar lahko to nastavitev spremenite! Presenečeni boste, koliko lahko pokrijete v 15, 30 ali 22 minutah. Če vidite, da je sestanek predviden uro, in glede na vaš odnos z organizatorjem, ne mislite, da bi moral biti (ker razumete namen in pričakovane rezultate), prosite, da se čas skrajša.
Končno, če ste sprejeli povabilo za sestanek, ki se konča istočasno, ko naj bi se začel še en sestanek (resno, kako se prepričamo, da smo lahko hkrati na dveh mestih?), Organizatorju vnaprej obvesti, da to srečanje boste morali zapustiti zgodaj. V idealnem primeru bo to spodbudilo organizatorja, da sestanek konča do trenutka, ko ga potrebujete. Vsaj udobno boste izstopali brez prekinitve, organizator pa vas ne bo presenetil. Za dodatno zavarovanje pojdite naprej in obvestite organizatorja vašega naslednjega srečanja, da lahko pridete pozno.
2. Pad svoj čas
Takoj ko se potrdi čas sestanka in če ima vaš koledar prostor okoli njega, ga zaščitite! Dodajte 15-30 minut pred sejo in po njej, imenovano »Čas prehoda.« Pred sestankom uporabite čas, da pregledate kakršne koli materiale, si privoščite kopalniški odmor in prispete na lokacijo, preden se začne. Po srečanju je dobro obdobje, da razmislite o materialu, ko je še svež. Smiselno je pričakovati, da bodo sodelavci spoštovali vse, kar je na vašem koledarju; načrtujejo le, kjer koli je prostega časa. Če se sestanek zaključi ob 15. uri in si zaprete čas za ponovni zaboj, potem najbrž (upamo?) Ne začnejo piskati ob začetku novega srečanja ob 15:15 ali 3:30.
3. Blokirajte svoj čas
To je sveti gral produktivnosti: koščke časa - tudi dni! - brez srečanj. BuzzFeed je razglasil torke in četrtke brez srečanj. Ali lahko? Medtem ko si lahko vodstvo vašega podjetja namerno prizadeva za čiščenje celega dne, je vredno pogledati lastne delovne navade, da vidite, kdaj boste najbolje opravili svoje delo. Ste jutranji človek ali res pocrkljate po 14. uri? Preučite svoj urnik in poglejte, kje lahko samo enkrat na teden blokirate dve do štiri ure, da se osredotočite na početje ali izdelavo. V svojem podjetju boste morda že od začetka postavili trend!
Torej, to je moja zaveza, da vzamem nazaj koledar! Kdo je z mano?
