Navadno obravnavamo novo tehnologijo, kot je Sveti Gral, svetilnik in odgovor na vse, kar je počasno, neučinkovito in staro. In lahko - če se izvaja s tovornjakom načrtovanja in predvidevanja.
Ampak, dobro, vsi vemo, kako to gre.
V mojih letih vladanja, kjer se je včasih zdelo, kot da igramo igro tehnološkega dohoda, ki ga ni mogoče osvojiti, sem izvedel, kaj se lahko zgodi, ko to predvidevanje jemljemo kot samoumevno. Videti je nekoliko manj kot Sveti Gral in veliko bolj podobno prekoračitvi stroškov, zamudam in zmedenim rešitvam sicer preprostih težav.
Kot sem izvedel, je eden glavnih ključev uspešnega tehnološkega projekta harmoničen odnos med poslovnim in tehnološkim timom. Po mojih izkušnjah je poslovna skupina pogosto spreminjala spremembe (na primer potrebujemo bolj zapleten sistem za sledenje porabe zveznih nepovratnih sredstev), vendar nismo mogli doseči najmanjšega napredka brez razvijalcev in upravljavcev IT projektov, ki bi to zmogli zgoditi. Projekti so se pogosto končali daleč od harmoničnih, kar je posledica tega, da v bistvu govorimo o različnih jezikih in ohranjamo zelo drugačna pričakovanja (na primer sprememba, ki se mi je zdela majhna, se je pogosto izkazala za velike za razvijalce).
Toda podjetje in tehnologija sta lahko in morata biti prijatelja. Dobra novica? Doseganje harmonije res ni tako zapleteno. Kot vsako sodelovanje ima tudi to pogostost in kakovost komunikacije, vzajemno dogovorjen niz ciljev in načrt ravnanja s skoraj neizogibnim premikom teh ciljev. Tukaj je nekaj osnovnih smernic za upravljanje razkoraka med poslovno tehnologijo.
1. Prilagodite zahtevam zahteve prvič
Zamislite poslovne zahteve kot osnutek. Za hišo ne bi narisal skečljivega načrta, ga dostavil izvajalcu in mu zaželel srečo. Tri tedne se ne bi vrnili v gradnjo in ga prosili, naj mu doda še tretje nadstropje in četrto kopalnico in morda v dnevni sobi okno za zaliv. In zagotovo ne bi risal svojih načrtov brez prispevka arhitekta in inženirja.
Tehnološki projekt ni tako različen. Oblikovati ga je treba natančno in ko se razvoj začne, sprememb ni vedno enostavno, ne da bi to vplivalo na celoten temelj. Zato je ključnega pomena, da ste od začetka čim bolj izčrpni in pridobite potreben vložek in strokovno znanje, ko razmišljate, kaj bo rešitev zahtevala. Intervjujte s končnimi uporabniki, da boste razumeli izzive, s katerimi se soočajo, in natančno, kako bodo morali uporabljati novo tehnologijo. Ne predpostavljajte in ne pustite nobenega dela načrtovanja za kasneje.
2. Toda zavedajte se, da boste malo pogrešali
Glede na to se mi zdi skoraj nemogoče predvideti vsako posamezno funkcijo, ki jo potrebujemo med fazami abstraktnega načrtovanja. Ko se je sistem razvijal, bomo neizogibno ugotovili, da smo pozabili zaprositi za funkcijo naprednega iskanja ali gumb »shrani in nadaljuj«. Ko smo pristopili k razvijalcem in jih prijazno prosili, da sprejmejo te nove zahteve, smo bili pogosto srečani z frustracijo. Morda bi nova sprememba zahtevala, da razveljavijo že opravljeno delo in preoblikujejo dele rešitve. Morda smo si zamislili, da bo trajalo dve uri, ko bi dejansko trajalo dan.
Teh razkritij pozneje v igri morda ne boste mogli preprečiti, zato je najboljše, kar lahko naredite, da sestavite v medpomnilnik, da jih prilagodite. Dodajte dodaten teden v začetno časovnico in dodatnih 5–10% v proračun. Mnoge organizacije so ob zavedanju, kako pogosto se pričakovanja spreminjajo, sprejele prilagodljiv pristop k razvoju, uvajajo tehnologijo v fazah, da bi omogočile periodično prevrednotenje. Ne glede na vaš pristop, ne storite napake, če mislite, da ste o vsem pomislili od začetka. Skoraj nikoli se ne zgodi.
3. Spoznajte lezenje obsega, ko ga zagledate
Ko se projekt giblje naprej in se pojavljajo nove potrebe, je treba razlikovati med tistimi, ki jih resnično potrebujete, in tistimi, ki jih preprosto želite. Če zahtevate od svojih razvijalcev, da sprejmejo vsak zvonec, si um lahko zamisli, običajno vodi do nenehnih projektov in preveč zapletenih končnih rezultatov. Vsako novo zahtevo, preden je vložena, je treba dati prednost.
Ko razmišljate o neki funkciji, si zastavite nekaj osnovnih vprašanj: Ali bo sistem deloval brez nje? Koliko časa bo potrebnega za njegovo izvajanje in koliko koristi bo končno dodeljeno končnemu uporabniku? Če čakamo na prihodnjo izdajo, ki jo bomo obravnavali, bo kaj izgubljeno? To je prednostna naloga in vsem se lahko dodeli status visokega, srednjega ali nizkega. Če je nizka, jo postavite na figurativno parkirišče - slišal sem za podjetja, ki imajo dokumente s "zahtevkom za razvoj sanj", ki jim lahko vsakdo doda ideje, inženirji pa jih lahko v prostem času brskajo. Vedno si ga je mogoče ogledati kot del izboljšav, ki jih je treba izvesti, ko projekt ne uspe in se uspešno izvaja.
4. Razviti skupni jezik
Vsak nov sistem ima v središču nabor poslovnih ciljev. Omogočil vam bo zajem več podatkov, racionaliziral obstoječi postopek ali ponudil nove storitve svojim strankam. Ključno je, da se poslovna in tehnološka ekipa usedeta pred začetkom kakršnega koli dela in sporočijo te cilje. Poslovni cilji se ne smejo izgubiti v morju pogovorov o tehnologiji, zato jih morate med vsako fazo dela trdno upoštevati.
Razvijanje skupnega jezika ne pomeni le skupnega postavljanja ciljev, ampak sledenje napredku na način, ki deluje vsem. Podjetje in tehnologija lahko za merjenje svojega dela uporabljajo različna orodja, vendar mora biti vsaj en pogled na napredek, ki si ga delijo. To je lahko tako preprosto kot načrt projekta ali preglednica z dogovorjenimi polji, kot so datumi in cilji in odstotek izpolnjenih, tako da ima vsakdo dostop do statusa vsake naloge, ki jo mora opraviti. Cilj je izogniti se situaciji, v kateri poslovna ekipa misli, da je tam na polovici, tehnološka ekipa pa pravi, da jih je le četrtina - vsi bi morali imeti enako razumevanje, kaj je bilo storjeno in kaj je treba storiti.
Lahko govorite v poslovnih načrtih in PowerPointih, govorijo pa lahko v kodi, toda če ne komunicirate jasno med začetnimi potezami, jih Babel nikoli ne boste spremenili. Uspešen tehnološki projekt pomeni srečanje možganov - ne le na začetku, ampak na vsakem koraku. Priznajte svoje predpostavke in poskusite, da ne bi preveč. Manjši je razkorak med podjetjem in tehnologijo, lažje boste prečkali svoje mostove.
