Vlada je zloglasna zaradi stagnacije. Ko se izgovarjajo besede, kot je "najnovejši rob", se ponavadi sklicujejo na zasebni sektor (ali drsanje rom-com zgodaj 90-ih). V takšni panogi morate pogosto igrati nadomestitev, preden lahko dosežete inovacije. (To sem izkusil iz prve roke, ko sem pomagal službam New Yorka, da začnejo plačevati prek spleta - tudi v starosti Amazonke.)
Če ste se odločili za kariero v vladi - ali kateri koli drugi panogi, ki se počasi spreminja -, ste verjetno tam v imenu napredka. Delo v vladnih operacijah je bilo moje delo nadomestiti starinske, neučinkovite procese s tistimi, ki delujejo bolje, hitreje in ceneje. Včasih mi je uspelo, včasih pa tudi nedvoumno. Toda neuspeh ni nič, če ne učinkovit učitelj. Tu je nekaj lekcij, ki sem se jih naučil v prizadevanju za učinkovitejšo vlado, ki bi lahko pomagala vsem, ki poskušajo vplivati na spremembe zaradi velike birokracije.
1. Iščite boljše prakse, ne najboljše prakse
Govori uprave so se vdrli celo v vladne vrhove: "Vzpostavimo sinergijski pristop k inovacijam do zanesljive rešitve!"
Morda je najljubša med dolgim seznamom teh utrujenih izrazov ideja o najboljših praksah, fraza, ki se vrže kot kavboj pri rodeu. Kot vodja projektov v vladi New Yorka je bila moja naloga del raziskovanja, kako so druge vlade in zasebna podjetja upravljala z nekaterimi vidiki svojega delovanja, in določiti, ali bomo s posnemanjem njihovih uspehov kaj lahko pridobili. Organizirali smo forume in pripravili PowerPoint predstavitve v izobilju, vse v imenu natančnega določanja prakse, imenovanja najboljšega in zaobljube, da jo bomo sprejeli zase.
Toda kot sem spoznal, ideja, da je nekaj najboljše, pomeni, da tega ni mogoče nadgraditi. To kaže, da ste izčrpno iskali. Predvideva, da bo uporaba načela v enem okolju enako dobro delovala tudi v drugem. Pojem najboljših praks je na pravi poti, če pa želite resnično vplivati na spremembe, boste morali svoj cilj prilagoditi boljšim praksam. Ne gre samo za semantiko; gre za popolno preoblikovanje cilja.
Boljše prakse pomenijo, da ko je najboljša praksa opredeljena ali izvedena, vaše delo še zdaleč ni končano. Boljše prakse upoštevajo, da če želite ostati na vrhu svoje igre - ne glede na to, ali gre za vzdrževanje parkov, zmanjšanje kriminala ali nekaj bolj zasebnega sektorja - se vaše prakse ne smejo nikoli nehati razvijati.
2. Poglejte onkraj podatkov
Nekdanji župan New Yorka Michael Bloomberg je nekoč tvitnil: „V Boga zaupamo. Vsi drugi prinašajo podatke. "Živimo v dobi odločanja, ki temelji na podatkih. In to je v veliki meri pozitiven razvoj - vse, kar ni podprto s številkami, je samo mnenje, teorija, ki čaka, da se dokaže. Težava je v tem, da podatke pogosto obravnavamo kot dejstva, številke, kot je George Washington, pa ne morejo lagati.
To še zdaleč ni res. Najprej je mogoče iste številke uporabiti za pripovedovanje različnih - tudi nasprotnih - zgodb. Kako so to storili tisti, ki so podprli prepoved prodaje brezalkoholnih pijač nad 16 unč? Številke. In kako so njihovi nasprotniki naredili svoje? Z uporabo istih števil v drugačnem kontekstu. Ko je Mark Twain enkrat odkimaval, so "dejstva trdovratna, statistika pa bolj zanesljiva." Še več, ni vsak vladni uslužbenec, ki zbira podatke, navaden Nate Silver. Napake pri zbiranju in analizi podatkov nas pogosto pripeljejo do napačnega razlage, kakšne številke nam poskušajo povedati.
Lekcija: Da, odločitve morajo temeljiti na podatkih, vendar izključno osredotočanje na to zasenči del slike in pomembno je, da hladne in trde številke dopolnimo s kvalitativnimi raziskavami. Če želite na primer vedeti, kako bo na nova podjetja vplivala nova uredba, jih vprašajte. Z orodji, kot je SurveyMonkey, lahko tovrstno oplemenitenje izvedete z omejenimi viri. Nudi odtenek, ki ga podatki ne morejo, in nakazuje na odtenke sive med črno in belo.
3. Vstopnina je ključna
Imate idejo, določite načrt izvajanja in oblikujete proračun. To je enostaven del. Zdaj morate prepričati moči, ki so, da prevzamejo spremembo. Temu lahko rečete izvršilno sponzorstvo, toda to, kar v resnici pomeni, je zagotoviti, da bodo ljudje, ki so pooblaščeni za uveljavitev spremembe, v celoti na voljo. Najboljši način za pridobitev tovrstnega vložka je predstavitev pomembnih načrtovanih rezultatov: dolarji, ki jih je treba privarčevati, papir, ki ga je treba odpraviti, stranke, ki jih bo dosegla nova pobuda. Morda ste domislili Porsche idej, toda celo Porsche potrebuje plin, da premakne centimeter.
Toda nakup od zgoraj navzdol ni edina vrsta, ki ji bo utrla pot do bistvenih sprememb. Pomislite na vse ljudi, ki bi se jih ta sprememba lahko dotaknila, in poskusite se izogniti temu, da bi jih zaslepili. Recimo, da uporabljate novo tehnologijo, da pospešite postopek, s katerim pisarniški uslužbenci izpolnjujejo vsakodnevno evidentiranje. To osebje vključite od začetka, narišite njihove frustracije in ideje in jih v razumni meri vključite v končni izdelek. Skupina ljudi, ki so jih poslušali in jih vključili v postopek sprememb, namesto da bi jim jih vsiljevali, veliko bolj verjetno sprejema spremembo (in jo celo pozdravlja).
4. Poiščite spremembe, ki najbolj služijo, vendar ne vsem
Tu je del, v katerem vzamem nazaj nekaj, kar sem povedal zgoraj. Medtem ko je pomembno, da zberete povratne informacije različnih zainteresiranih strani, ko oblikujete spremembo, ki jo želite uresničiti, je poskus, da ustrežete vsem, recept za počasno in bolečo smrt sicer trdne ideje. Prevelika prilagoditev je bila posebno pogosta težava pri tehnoloških projektih, na katerih sem delal kot vodja projektov. Z najboljšimi nameni, da razvijejo najboljši možni izdelek, se je ekipa pogosto zaletela v zahteve, ki bi potrebovale cel teden, da bi zgradile, vendar bi služile samo potrebam 2% uporabnikov.
Včasih morate izvleči čarobno rdeče pero in poenostaviti. Razmislite o občinstvu, ki mu služite, in glavnih prednostnih nalogah, ki jih želite doseči. Vse, kar vas šteje za razkošje ali kot zahtevo majhne skupine posebej glasnih ljudi, bi bilo treba obravnavati kot odsek. Prihranili boste čas in denar. In na koncu je bolje ugoditi večini tako, da hitro in učinkovito prinesete rezultate, kot da razočarate vse, ker ste se utopili v podrobnostih.
5. Bodite potrpežljivi
Na koncu se spomnite, da je sprememba vlade - ali katere koli druge birokratske industrije - možna, vendar počasi. Včasih je treba počakati, da politični vetrovi preusmerijo smer. Včasih gre za zakonodajni postopek ali pogodbo, ki se še vedno zatakne v uradu za javna naročila.
Ena najbolj razveseljivih sprememb, ki se jih moram lotiti, je bil projekt spletnega plačila, s katerim so se newyorške službe odpravile iz ledene dobe papirnih čekov in poslovnih knjig ter v novo tisočletje z elektronskimi plačilnimi in računovodskimi sistemi. Nikakor ni seksi, ampak s tem prihranite milijone dolarjev. In minilo je polna štiri leta od trenutka, ko je dokument za obveščanje lezel po moji mizi, dokler ni bil pripravljen in pripravljen program.
Če se boste lotili hitrih popravkov, jih boste težko našli povsod po pokrajini vlade (ali drugače birokratskega urada). A verjemite mi: velike spremembe je vredno počakati. Pravzaprav je to verjetno razlog, da delo sploh opravimo.
