Priznajmo: šefi niso popolni. In včasih jih morajo vedeti. Ne glede na to, ali dolgoletna osebna srečanja vašega voditelja, napolnjena z osebnimi zgodbami, vsem preprečujejo opravljanje dela ali njene vsakodnevne kričeče tekme ogrožajo vaše odnose z drugimi službami, včasih morate s šefom deliti nekaj konstruktivnih povratnih informacij.
In ko to storite, je lahko precej zastrašujoče. Bodite očitni strahu pred povračilnimi ukrepi, če ji boste povedali nekaj, česar ni hotela slišati, in dodajte nenamerne posledice, da vas bo videla kot pritožnika, in zaužiti morate močan koktajl.
Vendar je nekaj strašljivo, kar lahko storite, da se prepričate, da je vsak povratni pogovor diplomatski in produktiven.
Upoštevajte stroškovno korist
Z leti sem opazil, da se ljudem zdi veliko lažje deliti svoje mnenje kot takrat, ko sem prvič začel, kar je lahko dobra stvar. Kot rezultat, ljudje včasih rečejo stvari, ki bi jih bilo morda bolje pustiti pri miru, ali pa bi jih morali povedati bolj diplomatsko.
Ko sem prvič začel kot poslovodja, sem imel enega takega zaposlenega. Bil je bister in odličen delavec, zato sem velikokrat cenil njegovo odkritost, saj se je nanašala na vsakodnevno reševanje problemov. Toda, ko me je sprejel pred celotno ekipo in mi rekel, da grem nalogo napačno, sem bil omamljen. V hipu mi je uničil mojo verodostojnost z ekipo (da ne omenjam, da mi je razbil zaupanje).
Še huje, ko sem ga pozneje potegnil ob stran, da bi razpravljal, se je izkazalo, da ne delam ničesar narobe, le drugače kot je imel njihov stari direktor. Sčasoma sva oba spoznala, da moj pristop deluje prav tako dobro, vendar so trajali meseci, da sem popravila škodo na moji samozavesti in moji avtoriteti. Cena tega komentarja je bila precej visoka, brez malo koristi.
Medtem ko so povratne informacije pomembne za oba, si vzemite čas za razmislek, ali je treba resnično predložiti svoj vložek, kako bo deljenje vplivalo na vašega upravitelja in ali bodo te informacije dolgoročno pomagale - ali škodovale. Kot pravijo, izberite svoje bitke. Posredujte povratne informacije, za katere mislite, da jih mora vaš šef slišati - in to storite na pravi način.
Zapišite
Govoriti svojemu šefu, da ne izpolnjuje vaših pričakovanj, je grozljivo, zato se ne zanašajte na svoje improvizirane sposobnosti, da vas bodo vodili skozi tovrstno razpravo. Namesto tega si vzemite čas za zbiranje in zapisovanje misli.
Prvič, ko sem se obrnil na vodjo glede vprašanja, s katerim sem se spopadal z njegovim nastopom, sem mislil, da bi ga lahko samo kril, in nisem se trudil zapisovati nobenih zapisov. Približno 30 sekund pogovora sem globoko obžaloval ta pregled. Najprej moj šef ni pričakoval, da bo od zaposlenih prejel povratno informacijo zunaj letne revizijske sezone, zato sem se takoj ujel, ko sem si želel razložiti in zakaj smo tam. Ko sem se spopadla z razlago, sem bila tako vezana na jezik in nervozna, da sem na koncu le zabrisala vse, kar me muči glede njega. Ni treba posebej poudarjati, da pogovor ni šel dobro.
Navedite nekaj splošnih vprašanj, ki se osredotočajo na vprašanja, za katera mislite, da so resnično pomembna za reševanje, in vse podrobnosti, ki bodo pomagale sprožiti produktivno razpravo - neokusni telefonski klici, ki jih prejmete od njenega šefa, ko zamuja 10 minut na sestanek, na primer Nato se držite scenarija. Čeprav je morda mamljivo, da bi kupili vsakega malega hišnega ljubljenčka, če ga ni v vaših zapiskih, ga ne dodajajte. Razprava naj bo osredotočena na teme, ki ste jih pripravljeni obravnavati, in shranite malenkosti za drug čas. Če ni bil dovolj pomemben, da bi ga zapisal v svoje beležke, lahko počaka.
Prav tako teh zapiskov nikoli ne pošiljajte nikomur po e-pošti, le zapišite jih po staromodnem načinu in jih drobite, ko končate. Razen če ne obstaja resna težava, nihče ne bi smel vedeti o tem, razen vi in vaš šef in spoštovanje njegove zasebnosti glede tega bo zagotovilo, da bosta oba lahko reševala to težavo brez neželenih prispevkov kolegov.
Ostanite privlačni in specifični
Pomembno kot priprava tega, kar boste rekli, je poraba časa za razmišljanje, kako boste to povedali. Način, kako začnete to interakcijo, bo postavil ton celotni razpravi in lahko pomeni razliko med produktivnim pogovorom in groznim.
Bottom line: Naj bo klasičen, profesionalen in prijazen. Ko imate opravka s svojimi šefi, je lahko preprosto pozabiti, da so tudi oni ljudje, in domnevati, da je njihova koža neprimerna za kritike - ampak zaupaj mi, da ni.
Namesto da bi preprosto povedala svojemu šefu, mislite, da dela nekaj narobe, k njej pristopite zasebno in vprašate, ali bi lahko načrtovali nekaj časa za klepet. Nato ji povejte, o čem želite na splošno razpravljati - če na primer zamuja zjutraj na jutranje sestanke, ji povejte, da bi radi razmislili o jutranjih sestankih. Če ji boste dali pravi kontekst, ji boste dali priložnost, da začne razmišljati o tem, kako izboljšati situacijo - in jo morda celo navdihne, da se posveti svoji zadržanosti, preden boste morali. Tudi če ga boste morali neposredno predstaviti, boste z ohranjanjem svoje strokovnosti pomagali zagotoviti, da se vaše povratne informacije slišijo v konstruktivnem okolju.
Ne pozabite, da to ni brezplačna vozovnica za razkladanje vašega šefa, temveč je priložnost, da pokažete, kako obvladate določeno situacijo ali kako konkretno lahko bolje sodelujete. Navsezadnje to poskušate doseči.
Bodite previdni, če iščete povratne informacije
In končno, opozorilo o zbiranju povratnih informacij od vašega šefa: To se morda zdi kontraintutivno - če vas dejansko vpraša za povratne informacije, to pomeni, da želi slišati vse vaše misli, kajne? No, to je le delno res. Če vprašate svojega pomembnega drugega, kako izgledate v tistih kavbojkah, ki ste jih pravkar kupili, del želi iskren odgovor, drugi pa upa na žareč pregled. S šefom ni tako drugače.
Ko me je šef prvič vprašal za povratne informacije, nisem vedela, da poskuša dobiti odgovore na nekaj konkretnih vprašanj, namesto na moj splošni prispevek o tem, kako ji gre. Pravkar je opravila pregled pri višjem vodstvu in menila je, da je njena ekipa potrebovala več napotkov za določeno ponudbo izdelkov, zato je govorila s celotno ekipo, da bi dobila občutek, kako se počutijo s podatki, ki jih je posredovala. Izkazalo se je, da ni želela vedeti, da sem ugotovila, da je njena običajna zaskrbljenost in dolga kosila demoralna.
Če se vam bo za povratne informacije pridružila vodja, se prepričajte, da ji oba daste, kar ona želi, in da se pogovorite po svojih pogojih. Na primer, če se vaš šef spusti za mizo in vas vpraša, kako mislite, da to počne, ji povejte, da cenite priložnost, da delite svoje misli, in jo prosite, naj podrobneje preuči, kaj se uči.
Potem, ko boste imeli boljšo predstavo o tem, kaj jo čaka, poskusite načrtovati določen čas za pogovor, da boste imeli čas za razmislek o svojih odgovorih. Zaupaj mi, to bo boljši, produktivnejši pogovor za oba. Upoštevajte tudi, da če nameravate sprožiti kakršne koli kritike, morate preučiti korake od 1 do 3 zgoraj. To, da je vaš šef prosil za povratne informacije, še ne pomeni, da bi morali skrbeti za pripravo - in samo zato, ker je vprašala, kako ravna s projektom, še ne pomeni, da želi slišati, da vse skupaj zajebava.
Če izmenjate povratne informacije s šefom, potrebujete veliko razmišljanja, priprav in empatije - to ni nekaj, s čimer rahlo pristopate. Toda s skrbnim načrtovanjem lahko še vedno daste povratnim informacijam, ki jih potrebuje, da bosta uspela obema.
