Če ste uporabnik družbenih medijev, vam ideja o razporejanju sporočil verjetno ne bo tuja. Dolga leta obstajajo orodja, ki vam omogočajo, da to storite; samo smiselno je, da lahko pišete objave, ko želite, vendar jih objavite, kadar je to za vaše bralce najbolj smiselno.
Ali ste se že kdaj vprašali, zakaj nismo sposobni načrtovati sporočil v komunikacijskem orodju, ki ga uporabljamo celo bolj kot na socialnih medijih; stvar, za katero porabimo več kot dve uri in pol na dan; platforma, ki vodi sodobni poslovni svet? Govorim o e-pošti in tu sem, da vam povem, da če nikoli niste razmišljali o tem, kako lahko razporejanje e-poštnih sporočil izboljša vaše življenje (in kariero), bi morali.
Mi v The Muse že dlje časa uporabljamo (beri: obsedeni) orodje za razporejanje e-pošte Boomerang za Gmail. Ugotovili smo, da nam ne pomaga le pri boljšem upravljanju prejetih sporočil, temveč tudi, da nam je dejansko pomagal izboljšati komunikacijo in izboljšati kariero.
Ne verjamete nam? Tu je nekaj pametnih načinov uporabe tega orodja.
Nikoli ne pozabite, da se znova nadaljujete
Recimo, da ste pravkar odšli iz intervjuja in veste, da morate ljudem, s katerimi ste govorili, takoj poslati zahvalno e-poštno sporočilo. Ne želite ga poslati takoj - ker bi to izgledalo nekoliko preveč vneto - vendar tudi ne želite, da bi prišli v dan in ga pozabili poslati čez nekaj ur.
Sedite in napišite e-poštno sporočilo zdaj, vendar načrtujte, da bo šlo ven čez dve ali tri ure. Dan nadaljujete z vedenjem, da bo impresivna zahvala prišla ravno toliko časa po intervjuju.
To deluje za vse vrste spremljanja. Recimo, da vas nekdo prosi, da se vrnete v nekaj tednih, ko se odpre njegov urnik - namesto da bi se to sporočilo zadržalo v mislih (in v mapi »Prejeto«) do takrat, ali pa ste pozabili nadaljevati, napišite sporočilo zdaj in ga načrtujte za tri tedne ven.
Lahko celo načrtujete, da se bodo stvari vrnile na vrh mape »Prejeto«, če vam kdo ni odgovoril.
Zagotovite, da so pomembna sporočila dejansko prebrana
Ljudje, še posebej uspešni, ponavadi ne sedijo in gledajo poštnih nabiralnikov ves dan in ob prihodu berejo nova sporočila. Če ne želite, da se vaše sporočilo pokoplje v vsa dohodna sporočila, je najbolje, da ga pošljete strateško, tako da je na vrhu njihove mape »Prejeto«, ko sedijo, da se ukvarjajo s tem.
Podatki so na primer pokazali, da večina ljudi želi odgovoriti na e-poštna sporočila, preden pridejo v pisarno zjutraj in med kosilom. Če torej na koncu delovnega dne (ali pozneje tisto noč pred kozarcem vina) napišete večino svojih e-poštnih sporočil, jim pošiljanje v tistem trenutku ne prinese pozornosti, ki si jo zaslužijo, razporedite jih za bolj idealen čas naslednji dan. Lahko celo določite dan, ki prihaja - razmislite o razporedu stvari za sredo, ko je obseg e-poštnega prometa na splošno manjši, tako da boste imeli manj konkurence.
Vsaj ta trik vam lahko pomaga videti super na vrhu vaše igre. Radi delate res pozno ponoči, a ne želite, da vaš šef ali stranke mislijo, da kurite olje opolnoči? Naslednje jutro najprej razvrstite e-poštno sporočilo, da bo videti, kot da ste že pripravljeni in produktivni.
Informacije dobite točno takrat, ko jih potrebujete
Boomerang vam ne dovoli zgolj načrtovanja e-poštnih sporočil drugim ljudem, ampak vam omogoča, da jih tudi sami razporedite.
To pomeni, da namesto da bi stvari prekrivali v mapi »Prejeto«, dokler ni pravi čas, da se z njimi spopadete - ali pa iščete po svoji pošti, ko boste potrebovali informacije -, le načrtujte, da pridejo na vrh mape »Prejeto« točno takrat, ko ga potrebujem vrhunsko.
Če imate torej e-poštno sporočilo, polno informacij za sestanek naslednji teden? Načrtujte, da bo 20 minut prej prišel na vrh mape »Prejeto«, tako da boste lahko nato prešli po njej. Vam je nekdo zastavil vprašanje, na katerega ne morete odgovoriti, dokler se jutri ne pogovorite s šefom? Naj se vrne k vam jutri popoldne - ko se boste dejansko lahko spoprijeli s tem.
Ostanite v stiku s svojim omrežjem
Eden najtežjih delov dobrega poklicnega odnosa je spominjanje, da bi bili v rednih intervalih. Ta isti trik lahko uporabite za odpravljanje te težave v popku!
Ko boste naslednjič poslali kontaktno e-poštno sporočilo, s katerim ste se prijavili ali ji posneli sporočilo, v katerem se zahvaljuje, da je drugi dan dobila kavo s tabo, jo Boomerang vrne čez mesec ali dva, če se želite vrniti na vrh mape »Prejeto« znova se dotakni z njo. Vztrajno boste razvijali svoje odnose - ne da bi vam bilo treba poskušati in spremljati, kdaj naj se stikate.
Ostanite pri svojih ciljih
To orodje je na zabaven način - napišite e-poštno sporočilo, da vam bodoči bodo v prihodnosti, in ga načrtujete, da se vrne v mapo »Prejeto« čez tri mesece in leto, kadar koli se vam zdi, da bo najdragocenejše. Opišite, kje bi radi bili takrat, da bi vam pomagali pregledati svoje cilje, si oglejte, kako daleč ste prišli, in ocenite področja, na katerih se morate še izboljšati.
Če imate profesionalno različico storitve, lahko celo načrtujete ponavljajoča se sporočila, kar pomeni, da si lahko pošljete tedenski ali mesečni opomnik, da si vzamete nekaj časa za samo razmislek in naredite nekaj velikega kariernega razmišljanja. Lahko pa si samo pošljete tedenske motivacijske citate ali pritrditve, s katerimi si boste pomagali nadaljevati.
To je šele začetek - tako veliko načinov vam lahko pomaga pri načrtovanju e-poštnih sporočil. Poskusite z Boomerangom danes in mi na Twitterju @erinaceous povejte, kako boste orodje uporabljali!
