Napaka pri upravljanju e-pošte, ki vas stane

Če ste trenutno zaposleni - in človek -, potem veste za velik nalet e-pošte. Dobite ga več, kot lahko odgovorite vsak dan, in pogosto vas to ovira pri opravljanju svojega "dejanskega dela". Toda v tem modernem svetu je nujno, da nadzirate svojo mapo »Prejeto«, če želite navdušiti šefa in napredovati.

Zdaj mnogi presodijo, kako dobro ravnajo z e-pošto po številu e-poštnih sporočil, ki so jih prekrili. "Popoldne sem preživel tri ure in odgovoril na 120 e-poštnih sporočil, " je razlog za praznovanje in hvalisanje pravic v večini pisarn. Toda v večini primerov je to velika napaka.

Resnica je, da obstajajo tri vrste e-poštnih sporočil:

E-poštna sporočila, ki jih je mogoče hitro prebrati in na njih je mogoče odgovoriti takoj (čas odgovora: manj kot pet minut)

E-poštna sporočila, ki zahtevajo nekaj premišljenega ali pazljivega pisanja, vendar omejeno dodatno "delo" (čas odgovora: 5-30 minut)

E-poštna sporočila, za katere je potrebna izdelava raziskav ali izhoda (čas odgovora: 30 minut ali več)

Večina ljudi se začne, ko se sooči s kratkim časom za napad na mapo »Prejeto« in začne s hitrimi. Zadovoljivo je, da jih umaknete. Skupno število e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« se zmanjša precej več in ne potrebujejo preveč možganske moči.

Toda dejansko bi morali uporabljati nasproten pristop. To je stara metafora kamenja, prodnika, peska: Predstavljajte si, da vam da steklen kozarec, ki predstavlja vaš čas, pa tudi kamnine, kamenčki in pesek. Edini način, da vse to spravite, je, da začnete z največjimi stvarmi: svojimi skalami. Če kozarec najprej napolnite s peskom, ne boste nikoli vsega vnesli vanj.

V e-poštnem smislu se prepričajte, da kozarca ne napolnite s peskom, tako da najprej odgovorite na hitra in enostavna e-poštna sporočila - nikoli ne boste prišli do velikih, pomembnih. Namesto tega, ko se srečujete z dvournim blokom časa, vedno začnete z e-poštnimi sporočili, ki zahtevajo 30 minut ali več, in se lotite vsaj enega ali dveh takšnih, preden opravite hitrejše. Po drugi strani pa, če imate le še 15 minut časa do naslednjega srečanja, je to pravi čas, da hitro preberete e-pošto.

Najlažji način za brezhibno izvajanje te strategije v vsakdanjem življenju je dodajanje dveh oznak (ali filtrov v Gmailu): "hiter odgovor" in "zahteva osredotočen čas." Vsaka e-poštna sporočila, ki niso označena, bi torej spadala v srednjo kategorijo in bi potrebovali pet do 30 minut.

Ko veste, da imate neprekinjen čas neprekinjenega časa, začnite z odpiranjem usmerjene časovne mape in se odločite, katere se morate najbolj lotiti. Ključno za uspeh je prepoznavanje, kako redki so tisti veliki časovni zamiki: ko ga imate, ga v celoti izkoristite! In naslednjič, ko imate nekaj časa za rezervo med čakanjem na avtobus ali v vrsti za kavo, odprite mapo "hitri odgovor", namesto da preverite Instagram.