Naslov Gettysburg je bil dolg 271 besed.
Včeraj sem prejel e-poštno sporočilo o spremembi pravilnika podjetja glede izbire kave in čaja, ki je znašala 350.
Vem - kava je pomembna. Toda če bi Lincoln znal zgovorno povedati razdeljenemu narodu o pomembnosti človečnosti in enakosti z 271 besedami, mislim, da bi morali imeti možnost, da pošljemo delovna e-poštna sporočila, ki so le nekoliko krajša.
Velikokrat se bojimo biti kratek v e-poštnih sporočilih, ker ne želimo biti zveneči ali ker mislimo, da moramo dati veliko informacij ali navodil, da bomo lahko preučili svoje mnenje. In to je pošteno. Mislim pa, da bi se vsi strinjali, da bi manj e-pošte olajšalo naše delovno življenje. In to se začne tako, da se vsaka samo nekoliko skrajša.
Tu je hiter in enostaven vodnik za ohranjanje kratkih in sladkih e-poštnih sporočil (ne da bi se slišalo kot kreten).
Odrežite muho
Dobim veliko e-poštnih sporočil, ki se začnejo s puhom. In čeprav je vsekakor prijetno, je lahko tudi izguba časa, še posebej, če vas v resnici ne poznam, ali pa se bom sestala ob 16:00.
Z drugimi besedami, ni vam treba začeti vsakega e-poštnega sporočila ljudem, da bi upali, da bodo imeli lep vikend. Razen če resnično ne posežete po nekom, ki bi ga dohiteli, naj domnevamo, da vsi upamo, da so vsi imeli lep vikend, se veseli prihajajočega in se na splošno dobro obnese. In potem se lotite poslovanja.
Izrežite dodatne besede
V naše pisanje občasno iz različnih razlogov dodajamo dodatne besede. Prehodi so bolj gladki. Zmehča žilav jezik. Včasih se nam zdi, da smo pametnejši.
V e-pošti pa vaša naloga ni oblikovati najbolj popolnega pisma na svetu, temveč hitro in enostavno sporazumevanje. Pravzaprav vas pozivam, da odstranite besede ali stavke, ki niso nujno potrebni.
Vzemite naslednji stavek iz sporočila, ki sem ga pred kratkim prejela:
V tem trenutku menim, da bi se nam veliko zdelo smiselno, da se preoblikujemo o tem vprašanju in na dveh sestankih v dveh tednih predstavimo nekaj ključnih točk za razpravo, ki nam bodo pomagale približati iskanje rešitve, ki bo deluje za vse stranke.
Kaj je tukaj glavna stvar? Težko je povedati s toliko dodatnimi besedami. Fraza, kot je "v tem trenutku", ne dodaja ničesar, zato je ni treba vključevati. Zakaj ga ne bi napisali tako?
"Preden se do naslednjega srečanja lotimo 2-3 razpravljanja o tej zadevi."
Vsi na nitki vedo, o čem govorite, stavek je jasen, in že ste zmanjšali število besed za približno 70%.
Bodite jedrnati in ne zmedeni
Nekoč sem imel šefa, ki mi je pošiljal kratka, skrivnostna sporočila, ki niso imela smisla. Ob 8. uri sem prejel e-poštno sporočilo z naslednjim besedilom:
„Danes se lotite Facebooka. -MJ “
Kaj je mislil z ročajem? Kaj je s Facebookom potrebno obravnavati? Njegovo elektronsko sporočilo mi je prisililo, da sem mu zastavil več vprašanj, na katera je moral odgovoriti. Čeprav je bil njegov začetni e-poštni naslov kratek, bi na koncu izmenjali več e-poštnih sporočil in zapravili več časa, kot če bi prvič vključil malo več informacij. Če bi dodal le še nekaj besed, recimo: "Danes se najprej ukvarjajte z odzivi uporabnikov Facebooka, ker smo imeli čez noč veliko pritožb", bi se lahko izognili nepotrebnim naprej in nazaj.
To, da ste pametni do svojih besed in kratki pri izvršitvi, ne pomeni samo kratkega. Prepričajte se, da ste s svojim sporočilom še vedno jasni.
V Rekap
Preden izklopite e-poštno sporočilo, si vzemite dodatnih 30 sekund in ga preberite. Zastavite si naslednja vprašanja:
- Ali je to sporočilo jasno, preprosto in razumljivo?
- Ali lahko vzamem kaj, kar ne bi dodalo glavne točke?
- Je mogoče kaj poenostaviti?
Bolj ko se boste usposobili za pregledovanje svojega pisanja, bolj boste videli, da je treba izboljšati področja. In kar je še pomembneje, bolj boste te spremembe samodejno začeli izvajati v prihodnjih e-poštnih sporočilih.
Končni nasvet: e-poštna sporočila vstavite v števec besed, da vidite, koliko besed trenutno povprečno po e-pošti - lahko vas šokira. Spremljajte svoj napredek in glejte, kako nizko lahko greste.
