Ne glede na to, ali uporabljate e-poštni račun vašega podjetja za pošiljanje osebnih e-poštnih sporočil, je v prvi vrsti odvisen od podjetja. Vaš delodajalec mora določiti politike in smernice, ki urejajo uporabo njihovih omrežnih virov. Delodajalci bi morali zaposlene prebrati in se strinjati s politiko sprejemljive uporabe (AUP), ki opiše, kaj je dovoljeno in kaj ni, preden jim odobri dostop do omrežnih virov.
Kaj pa uporaba osebnega e-poštnega računa za poslovanje?
Še enkrat, odgovor je, da verjetno ni pameten. Ali ima vaš osebni e-poštni račun enaka stroga pravila gesla kot e-poštni račun vašega podjetja? Ali so komunikacije med vašim računalnikom in strežniki osebnega ponudnika e-pošte na nek način zaščitene ali šifrirane? Če pošiljate občutljive ali zaupne podatke, jih lahko prestrežejo ali pa bo kopija shranjena ali shranjena na e-poštnih strežnikih?
Poleg teh vprašanj, če vaše podjetje spada v pooblastila za skladnost, kot je Sarbanes-Oxley (SOX), obstajajo zahteve v zvezi z zaščito in zadrževanjem e-poštnih sporočil, povezanih z družbo. Če delate za vladno agencijo, obstaja velika verjetnost, da bodo vaše komunikacije podvržene nekakšnim pravilom o svobodi obveščanja. V obeh primerih bi pošiljanje uradnih informacij na vaš osebni račun postavilo zunaj kontrol, ki so bile vzpostavljene za zaščito in ohranjanje e-poštnih sporočil. S tem ne gre le za kršitev skladnosti, pač pa tudi namerno in namerno poskušajo obiti sistem in prikrito skriti vaše komunikacije.
Ni boljše ilustracije, zakaj je mešanje osebnega e-poštnega sporočila z delovnim e-poštnim naslovom grozljiva ideja kot uporaba Hillary Clintonove zasebne e-poštnega strežnika v času svojega državnega sekretarja. To je bil eden najbolj javnih zadev, zakaj ne bi smeli storiti takšnega. Ne le, da gre proti vladni politiki. To ni samo dobra ideja, ker osebni e-poštni računi navadno nimajo skoraj nobenega tehničnega varovanja, ki ga izvajajo vladni sistemi. Ne, da so vladni sistemi popolni, vendar so običajno konfigurirani tako, da poskušajo zmanjšati varnostne grožnje.
Na drugi strani proge, Enkrat republikanska podpredsednica nominacija Sarah Palin, nekdanji guverner Aljaska, se je naučil težko, da osebni e-poštni računi ne zagotavljajo enake ravni varnosti, kot e-poštni sistem vlade Aljaske. Skupina, ki se imenuje "anonimni", je uspela prestopiti v svoje osebne račune za pošto Yahoo. »Anonimni« je nekaj e-poštnih sporočil objavil javnosti, bolj ali manj, da bi dokazal, da so dejansko vdirali račun. Zdi se, da nekateri naslovi in prejemniki sporočil podpirajo govorice, da je morda uporabila svoj osebni e-poštni naslov posebej, da bi vsebino, ki je bila izpodbijana z etično vsebino, obdržala iz e-poštnega sistema vlade Aljaske in zunaj vseh zahtev glede svobode informiranja.
Pri ustvarjanju gesel poskrbite, da upoštevate dobre prakse, tudi za osebne račune. Zagotovite gesla ali ne, uporabite razumno presojo in upoštevajte pravila pri odločanju, ali želite mešati osebno in poslovno e-pošto.
Nekateri drugi odlični viri za varnost elektronske pošte vključujejo naslednje:
- Nevarnosti Out-of-office-auto-reply sporočil
- Zakaj potrebujete e-poštni račun za enkratno uporabo?
Opomba urednika: ta članek o legacy je posodobil Andy O'Donnell
