Namesto da se pomikate po dokumentu in poiščete slovnico in črkovanje, ki ga je označil Word, lahko Word samodejno vzame avtomatsko vsako besedo ali odlomek, za katerega meni, da je napačen. Dejstvo je, da lahko to storite na dva načina:
Alt + F7 tipka za bližnjico
Uporabljati Alt + F7 tipka za bližnjico vas bo pripeljala do prve napake v stavku, kjer se trenutno vstavlja točka, ali če je v trenutnem stavku nič označeno, na naslednjo napako. Odprl bo pravopisno črkovalno in slovnično bližnjico (enako, ki bi ga dobili, če ste z desnim klikom na vprašljiv vnos). Preden ponovno uporabite tipko za bližnjico, morate izbrati iz bližnjičnega menija. Če ne želite spremeniti, miško postavite v naslednji stavek in nato s tipko za bližnjico prestavite na naslednjo napako.
Govorna in slovnična gumba
Druga metoda, ki mi je všeč bolje, je, da dvakrat kliknete črkovalni in slovnični gumb v vrstici stanja. Za tiste, ki niste seznanjeni s tem gumbom, se nahaja na spodnjem delu večine oken in izgleda kot odprta knjiga. Tako kot tipka za bližnjico vas bo popeljal do napak in odprl meni bližnjic za vsak primer. Vendar za razliko od tipke za bližnjico nimate izbire ali kliknite drugje, preden se lahko pomaknete na naslednjo napako. Preprosto dvakrat kliknite gumb.
Ta metoda je lahko glede na začetno točko nekoliko nepredvidljiva, zato morate pri uporabi te metode vedno preveriti, ali je kazalec nameščen na začetku dokumenta.
Opozorilo o uporabi Wordovega črkovanja in preverjanja slovnice
Čeprav je to koristna funkcija za vsakega uporabnika, je zgolj namenjena ulovu napak, ki ste jih morda zamudili. Nikoli ne bi smeli zanašati le na to funkcijo, da bi naredili lektoriranje. Vsakdo, ki je Word uporabljal za zmerno količino časa, vam lahko pove, da so nekatere slovnične in avtokorecne predloge preprosto smešne.
Nadalje, ko gre za črkovanje, lahko imate pravilno napisano besedo, ki se uporablja nepravilno, in beseda ne bo nujno označila kot napako. Na primer: njihovi, oni so, in pogosto se uporabljajo nepravilno. Ni treba posebej poudarjati, da če izdelate dokument z napakami pri uporabi, bodo bralci postavili negativne predpostavke o vaših spretnostih in obveščevalnih podatkih, zato je vredno, da preživijo dodaten čas za pregledovanje dela.
