V svojo preglednico Excel ste vložili veliko dela, ne pustite, da se zdrsne, ker ste pozabili pritisniti gumb za shranjevanje. Uporabite te nasvete, da bo vaše delo varno in shranjeno, ko boste naslednjič potrebovali to pomembno datoteko. Ali, če želite deliti svoje delo, se naučite, kako to preprosto storiti s funkcijo shranjevanja PDF.
Uporabite Excel Save Bližnjične tipke
Poleg shranjevanja datotek delovne knjige z možnostjo Save, ki se nahaja pod Datoteke ali ikono Shrani na Orodna vrstica za hitri dostop, Ima Excel možnost shranjevanja s tipkami za bližnjico na tipkovnici. Ključna kombinacija za to bližnjico je:
Ctrl + S
Če je bila datoteka pred tem shranjena, se bo kazalec miške spremenil v ikono peščene ure, medtem ko se bo shranila. V nasprotnem primeru, če se delovni zvezek prvič shrani, je Shrani kot Odpre se pogovorno okno.
Prvi čas Shrani
Ko se datoteka prvič shrani, morata biti v datoteki določena dva podatka Shrani kot pogovorno okno, vključno z imenom datoteke in lokacijo, kamor se bo shranila.
Imena datotek lahko vsebujejo do 255 znakov, vključno s presledki.
Shrani pogosto
Ker uporabljate Ctrl + S bližnjica je tako preprost način za shranjevanje podatkov, zato je prihranite pogosto - vsaj vsakih pet minut - da bi se izognili izgubi podatkov v primeru računalniške nesreče.
Končaj shranjevanje lokacij
Od Excela 2013 je bilo mogoče pogosto uporabljati shranjene lokacije podShrani kot . Na ta način je lokacija zlahka dostopna na vrhu seznama zadnjih map. Ni omejitev števila lokacij, ki jih je mogoče pritrditi. Če želite dodati shranjeno lokacijo:
- Kliknite namapa> Shrani kot.
- V LjubljaniShrani kot okno, postavite kazalec miške na želeno mesto podNedavne mape - na skrajni desni strani zaslona se za to lokacijo prikaže majhna vodoravna slika potisne žlice.
- Kliknite napinza to lokacijo. Slika se spremeni v sliko navpične slike potisnega spustnega niza, ki kaže, da je lokacija zdaj pripeta na vrh Nedavne mape seznam.
- Če želite odpreti lokacijo, kliknite navertikalna potisna pinova slikaznova, da ga spremenite nazaj v vodoravni čep.
Shrani Excelove preglednice kot datoteke PDF
Ena izmed funkcij, ki je bila prvič predstavljena v programu Excel 2010, je bila zmožnost pretvorbe ali shranjevanja datotek programa Excel v PDF format. Datoteka PDF (prenosni format dokumentov) omogoča drugim, da si ogledajo dokumente, ne da bi potrebovali izvirni program, kot je Excel, nameščen na njihovem računalniku.
Namesto tega lahko uporabniki odprejo datoteko s programom brezplačnega bralnika PDF, kot je Adobe Acrobat Reader. Datoteka PDF vam omogoča tudi, da druge vidijo preglednice podatkov, ne da bi jih lahko spremenili.
Shranjevanje aktivnega delovnega lista v formatu PDF
Pri shranjevanju datoteke v obliki PDF, privzeto je le trenutni ali aktiven Delovni list - to je delovni list na zaslonu - je shranjen. Koraki za shranjevanje delovnega lista Excel v obliki PDF v ExceluShrani kot možnost izbire vrste datotek:
- Kliknite namapajezičektrak da si ogledate razpoložljive možnosti menija.
- Kliknite na Shrani kot da odprete pogovorno okno Shrani kot.
- Izberite lokacijo za shranjevanje datoteke podShrani v line.
- Vnesite ime za datoteko podIme datotekečrto na dnu.
- Kliknite na puščico navzdol na koncuShrani kot vrsto line.
- Po seznamu poiščite in kliknite na PDF (* .pdf)možnost, da se prikaže v menijuShrani kot vrsto vrstica pogovornega okna.
- KlikniteShranida shranite datoteko v formatu PDF in zaprete pogovorno okno.
Shranite celoten delovni zvezek v formatu PDF
Kot je že omenjeno, privzetoShrani kot možnost shranjuje le trenutni delovni list v formatu PDF. Sledite tem korakom, da celotno delovno knjižico shranite v datoteko PDF:
- Odprite Shrani kot pogovorno okno.
- Odprto Več možnosti.
- Kliknite naPDF (* .pdf) možnost, da se gumb Gumbi prikaže v vrstici Shrani kot vrsto pogovornega okna.
- Kliknite na gumb, da odpreteOpcijepogovorno okno.
- Izberite Celoten delovni zvezekv razdelku Publish what.
- Kliknitev reduda se vrnete vShrani kot pogovorno okno.
- KlikniteShranishranite svoje delovne knjige v formatu PDF in zaprite pogovorno okno.
Gumb Options (Možnosti) postane viden šele, ko se v datoteki Save As (Shrani kot) spremeni v datoteko PDF (* .pdf). Omogoča vam veliko izbire glede informacij in podatkov, shranjenih v formatu PDF.
Samodejno shrani v OneDrive
Če uporabljate Microsoft Office 365, Bo Excel samodejno izposodil svoje delo, ko boste izbrali shrambo oblike podjetja OneDrive podjetja kot mesto shranjevanja. Nova funkcija vam prihrani dokument vsakih nekaj sekund, s čimer odpravite potrebo, da neprekinjeno pritisnete tipko Shrani ali katere koli bližnjične tipke - to je manj vidik, ki vas skrbi pri delu.
Funkcijo AutoSave lahko delate tako, da svoje dokumente shranite na lokacijo v mapi OneDrive. Funkcija AutoSave ne deluje z nobeno drugo lokacijo v računalniku ali Macu.
Če imate Office 365 in shranjujete datoteke v OneDrive, se prepričajte, da je Samodejno shrani funkcija je omogočena s preverjanjem preklopnega stikala v zgornjem levem kotu zaslona Excel. Ko je omogočeno, bo stikalo reklo On. Če želite funkcijo izklopiti in ročno shraniti svoje delo, samo kliknite stikalo, da ga spremenite Izključeno.
