Večina naših e-poštnih sporočil se verjetno šteje za pomembno, vendar zagotovo niso vse. Če lahko ločimo pomembna sporočila od drugih, kot so vsiljena pošta ali sporočila, ki ne potrebujejo takojšnje pozornosti, lahko drastično vplivajo na čas, ki ga porabimo skozi e-pošto.
Večina e-poštnih storitev in programov uporablja tisto, kar se imenuje prednostne naloge sporočila označiti, kaj je pomembno in kaj ni pomembno. Obstajata dva osnovna načina, kako se lahko prednostne naloge sporočila uporabijo - ročno in samodejno, in čeprav se morda zdi čudno storiti, lahko celo označite sporočilo kot nizko prednostno ali nepomembno.
Kako deluje
Glede na e-poštno storitev in program, ki ga uporabljate, lahko morda ročno označite sporočilo kot pomembno ali nepomembno. Ko ste pripravljeni poslati e-poštno sporočilo, če gre za vključeno funkcijo, lahko rečete, da je e-poštni naslov pomemben in ga je treba kot takega označiti za prejemnika, ali pa lahko zmanjšate pomen, tako da se ne počutijo dolžne nasloviti e-pošto takoj.
E-pošta, ki nosi največji pomen, je lahko v mapi Prejeto označena s krepkim tiskom ali označena z rdečo, manj pomembna sporočila pa lahko sivijo ali se pomaknejo navzdol po seznamu. Podrobnosti so odvisne od e-poštnega programa sprejemnika.
Nekateri ponudniki e-pošte samodejno določijo prednost e-pošte, tudi če ni pomembna stopnja pomembnosti pošiljatelja. Prevzame prednostno raven in jo filtrira v razdelek »Pomembno« v mapi »Prejeto«. Ta funkcija temelji na predvidenem vedenju in se storitev vedno spreminja glede na to, koga pošiljate e-poštnim sporočilom in ali je sporočilo samodejno ustvarjeno ali od dejanske osebe.
Drugi e-poštni odjemalci vam morda celo dovolijo spremembo pomembnosti statusa e-poštnih sporočil. To je pogosto tisto, kar je potrebno, če prejemnik vedno uporablja zastavo visoke / pomembne prednostne naloge, če je ne, vendar je enako koristno, če želite, da so vsa e-poštna sporočila enega pošiljatelja označena kot pomembna, da jih nikoli ne izgubite.
Zakaj je to pomembno
Kateri bi si raje imeli: e-poštni program, ki vas opozori vsakič, ko prejmete sporočilo, tudi neželeno pošto, ali tisto, ki samodejno filtrira, kaj misli, da je nepomembno, in vas zapusti z najbolj kritičnimi e-poštnimi sporočili v ločeni mapi ali, še bolje, na samem vrhu v mapi »Prejeto«?
Ko porabite manj časa, ko iščete nepomembna e-poštna sporočila, lahko več časa delate ali odgovarjate e-poštnim sporočilom, ki jih potrebujete za pozornost in pozornost. To je eden od najboljših načinov, kako ne le komunicirati bolje in se slišati hitreje, ampak preprosto videli, kaj je pomembno, ko dobiš več deset ali več novih sporočil vsak dan.
Odvisno od aplikacije, ki jo uporabljate, lahko e-poštni odjemalec pošlje obvestilo o novem e-poštnem sporočilu samo, če meni, da je sporočilo pomembno. Preprosto si lahko ogledate, kako koristno je, da iz vaših obvestil izločite vsa ne-kritična e-poštna sporočila, ne da bi jih dejansko izbrisali.
Obveščanje o pomenu sporočila je enako pomembno kot pri elektronski pošti, saj je v stiku z osebjem in ni veliko težje. Vse, kar potrebujete, je odločanje med visoko ali nizko prednost, ko pošljete e-pošto.
Kako narediti
Večina e-poštnih odjemalcev vam omogoča, da nastavite prioritetno sporočilo pri sestavljanju e-pošte. Običajno se nahaja v polju za sestavljanje, saj lahko nastavite pomembno stopnjo na podlagi e-pošte.
Spremenite lahko prednost sporočila ali omogočite posebno, filtrirano Pomembno pogled, v vseh vrstah e-poštnih odjemalcev in spletnih storitev. Nekateri primeri vključujejo Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com in Yahoo Mail.
