Kako razvrščati podatke v Excelu

Anonim

Ta članek pokriva različne načine razvrščanja podatkov v Excelu. Informacije, ki jih najdete v različnih razdelkih tega članka, vključujejo navodila za:

  1. Razvrsti eno stolpec z uporaboRazvrsti in filtrira ali Hot Keys
  2. Razvrsti več stolpcev
  3. Razvrsti po datumih ali časih
  4. Razvrsti po dnevih v tednu, mesecih ali drugih seznamih po meri
  5. Razvrsti po vrsticah - Ponovno dodeljevanje stolpcev

Izbiranje podatkov za sortiranje

Preden lahko podatke razvrstimo, mora Excel vedeti točen razpon, ki ga je treba razvrstiti, in običajno je Excel zelo dober pri izbiri področij povezanih podatkov, tako dolgo, dokler je bil vnesen, so bili izpolnjeni naslednji pogoji:

  1. V območju povezanih podatkov ni bilo nobenih praznih vrstic ali stolpcev.
  2. Prazne vrstice in stolpci so ostali med področji povezanih podatkov.

Excel bo natančno določil, če ima podatkovno področje imena polj in izključi vrstico iz zapisov, ki jih je treba razvrščati. Vendar lahko Excelu, da izbere obseg, ki ga je treba razvrstiti, lahko tvegan - še posebej z velikimi količinami podatkov, ki jih je težko preveriti.

Če želite zagotoviti pravilne podatke, označite obseg, preden začnete. Če je isti razpon vedno večkrat razvrščen, je najboljši način, da mu daste ime.

Razvrsti ključ in vrstni red vrstice v Excelu

Sortiranje zahteva uporabo sortnega ključa in vrstnega reda. The ključ za sortiranje so podatki v stolpcu ali stolpcih, ki jih želite razvrstiti; se identificira z naslovom stolpca ali imena polja. Na zgornji sliki so možne sortne tipke Student ID, Ime, Starost, Program in Mesec, ki se začnejo. V hitri vrsti, klikanje na eno celico v stolpcu, ki vsebuje tipko za razvrščanje, zadostuje, če želite Excelu povedati, kakšen je ključni ključ.

Za besedilne ali številske vrednosti sta dve možnosti za vrstni red razvrščanja naraščajoča in padajoča.

Ko uporabljate Razvrsti in filtrira gumb na Domov Na zavihku traku se bodo možnosti za razvrščanje vrst na spustnem seznamu spremenile glede na vrsto podatkov v izbranem obsegu.

Hitro razvrščanje z uporabo Sort & Filter

V Excelu lahko hitro izvedemo z uporabo Razvrsti in filtrira gumb na Domov jeziček traku.

Koraki za hitro razvrščanje so:

  1. Kliknite na celica v stolpcu s tipko za urejanje.
  2. Kliknite na Domov jeziček traku.
  3. Kliknite na Razvrsti in filtrira da odprete spustni meni možnosti razvrščanja.
  4. Kliknite enega od dveh možnosti, da jih razvrstite bodisi v naraščajoče ali padajoče red.

Razvrsti več stolpcev podatkov v Excelu

Poleg hitrega razvrščanja, ki temelji na enem stolpcu podatkov, funkcija za razvrščanje po meri Excel omogoča, da se razvrstite v več stolpcev tako, da določite več tipk za sortiranje. V vrstah z več stolpci so tipke za razvrščanje označene z izbiro naslovov stolpcev v pogovornem oknu Sort.

Kot pri hitro razvrstitvi so tipke za sortiranje opredeljene z identifikacijo naslovov stolpcev ali polj v tabeli s tipko za sortiranje.

Razvrsti na primer z več stolpci

V zgornjem primeru so sledili naslednjim korakom za razvrstitev podatkov v območju H2 do L12 na dveh stolpcih podatkov - najprej po imenu, nato pa po starosti.

  1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti.
  2. Kliknite na Domov jeziček traku.
  3. Kliknite na Razvrsti in filtrira ikono na traku, da odprete spustni seznam.
  4. Kliknite na Sorta po meri v spustnem seznamu, da bi prikazali Razvrsti pogovorno okno.
  5. Pod Stolpec naslov v pogovornem oknu, izberite Ime s spustnega seznama najprej razvrstite podatke s stolpcem »Ime«.
  6. The Razvrsti na možnost je nastavljena na Vrednosti - ker vrsta temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
  7. Pod Razvrsti naročilo naslov, izberite Z do A s spustnega seznama, da razvrstite podatke Ime v padajočem vrstnem redu.
  8. Na vrhu pogovornega okna kliknite na Dodaj raven gumb, da dodate drugo možnost razvrstitve.
  9. Za drugi tip sortiranja, pod Stolpec naslov, izberite Starost s spustnega seznama, da razvrstite zapise z podvojenimi imeni v stolpcu Starost.
  10. Spodaj Razvrsti naročilo naslov, izberite Največji do najmanjši s spustnega seznama za razvrščanje podatkov o starosti v padajočem vrstnem redu.
  11. Kliknite v redu v pogovornem oknu zapreti pogovorno okno in razvrstite podatke.

Zaradi opredelitve drugega ključa za sortiranje v zgornjem primeru sta zapisi z enakimi vrednostmi za Ime polje je bilo razvrščeno po padajočem vrstnem redu z uporabo Starost , kar je povzročilo zapis za študenta Wilsona, star 21 let, ki je pred zapisnikom za drugo Wilsona, star 19 let.

Prva vrsta: stolpnice ali podatki

Obseg podatkov, izbranih za razvrščanje v zgornjem primeru, je vseboval naslove stolpcev nad prvo vrstico podatkov.

Excel je zaznal, da so v tej vrstici vsebovani podatki, ki so bili drugačni od podatkov v naslednjih vrsticah, zato je v prvi vrstici prevzel postavke stolpcev in prilagodil razpoložljive možnosti v Razvrsti dialog, da jih vključite.

Eden od kriterijev, ki jih uporablja Excel za ugotavljanje, ali prva vrstica vsebuje naslove stolpcev, je formatiranje. V zgornjem primeru je besedilo v prvi vrstici drugačna pisava in je drugačna barva od podatkov v ostalih vrsticah.

Če prva vrstica ne vsebuje naslovov, Excel uporablja črko stolpca, kot sta stolpec D ali stolpec E, kot izbire v Stolpec možnost Razvrsti pogovorno okno.

Excel uporablja takšno razliko pri odločanju o tem, ali je prva vrstica v vrstici z naslovom, in je zelo dobro, da se to naredi prav, vendar ni neizogibno. Če Excel naredi napako, pogovorno okno Sortiraj vsebuje potrditveno polje - Moji podatki imajo glave - ki se lahko uporabi za preglasitev tega samodejnega izbora.

Razvrsti podatke po datumu ali uri v Excelu

Poleg razvrščanja besedilnih podatkov po abecednem vrstnem redu ali številk od največjih do najmanjših, so možnosti za razvrščanje Excel-a vključevale sortiranje datumskih vrednosti. Razpoložljiva naroÄŤila za naroÄ • ilo so na voljo za datume:

  • Naraščajoče stanje - najstarejše do najnovejše;
  • Padajoče zaporedje - najnovejše do najstarejše.

Pogovorno okno za hitro razvrščanje glede na razvrstitev

Ker so datumi in časi samo formatirani podatki o številu, za sorte na enem stolpcu, kot so Datum zadolžitve v našem primeru se lahko uspešno izvede metoda quicksort. Za vrste, ki vključujejo več stolpcev datumov ali časov, je treba uporabiti pogovorno okno Sort - tako kot pri razvrščanju več stolpcev s številkami ali besedilnimi podatki.

Razvrsti po datumu primera

Če želite izvesti hitro sortiranje po datumu v naraščajočem vrstnem redu - najstarejših do najnovejših - na primer na zgornji sliki, bi bili koraki:

  1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti.
  2. Kliknite na Domov jeziček traku.
  3. Kliknite na Razvrsti in filtrira ikono na traku, da odprete spustni seznam.
  4. Kliknite na Sorta po meri v spustnem seznamu, da bi prikazali Razvrsti pogovorno okno.
  5. Pod Stolpec naslov v pogovornem oknu, izberite Zadolžen s spustnega seznama najprej razvrstite podatke s stolpcem »Ime«.
  6. The Razvrsti na možnost je nastavljena na Vrednosti - ker vrsta temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
  7. Pod Razvrsti naročilo naslov, izberite Najstarejši do najnovejših s spustnega seznama za razvrstitev datumov
  8. Kliknite v redu v pogovornem oknu zapreti pogovorno okno in razvrstite podatke.

Če se rezultati razvrščanja po datumu ne izkažejo, kot je bilo pričakovano, lahko podatki v stolpcu s tipko za urejanje vsebujejo datume in čas, shranjene kot besedilne podatke in ne kot številke (datumi in časi so samo formatirani podatki o številu).

Mešani podatki in hitri tipi

Če uporabljate metodo hitre razvrstitve, če se zapisi, ki vsebujejo podatke o besedilu in številu, pomešajo skupaj, Excel razvrsti podatke o številu in besedilu posebej, tako da dajo zapise s tekstovnimi podatki na dnu razvrščenega seznama.

Excel lahko vključuje tudi naslove stolpcev v rezultatih razvrščanja, ki jih razlagajo kot samo drugo vrsto besedilnih podatkov in ne kot imena polj za podatkovno tabelo.

Možno opozorilo za sortiranje

Če uporabljate pogovorno okno Sort, tudi za vrstice v enem stolpcu, lahko Excel prikaže sporočilo, ki vas opozarja, da je naletel na podatke, shranjene kot besedilo, in vam daje možnost, da:

  • Razvrsti vse, kar je številka kot številka.
  • Razvrsti številke in številke, shranjene kot besedilo posebej.

Če izberete prvo možnost, bo Excel poskušal dati besedilne podatke na točno lokacijo rezultatov razvrščanja. Izberite drugo možnost in Excel bo postavil zapise, ki vsebujejo besedilne podatke na dnu rezultatov razvrščanja - tako kot pri hitrih vrstah.

Razvrsti podatke po dnevih v tednu ali po mesecih v Excelu

Podatke lahko primerjate tudi z dnevi v tednu ali po mesecih v letu z uporabo istega vgrajenega seznama po meri, ki ga Excel uporablja za dodajanje dni ali mesecev na delovnem listu z uporabo ročice za polnjenje. Ta seznam omogoča razvrščanje po dnevih ali mesecih kronološko, ne pa po abecednem vrstnem redu.

Kot pri drugih možnostih razvrščanja lahko razvrščanje vrednosti s seznama po meri prikazujete v naraščajočem obsegu (od nedelje do sobote / januarja do decembra) ali padajočem vrstnem redu (od sobote do nedelje / decembra do januarja).

Na zgornji sliki so sledili naslednjim korakom za razvrstitev podatkovnega vzorca v območju H2 do L12 mesecev v letu:

  1. Označite obseg celic, ki jih želite razvrstiti.
  2. Kliknite na Domov jeziček traku.
  3. Kliknite na Razvrsti in filtrira ikono na traku, da odprete spustni seznam.
  4. Kliknite na Sorta po meri v spustnem seznamu, da bi prikazali Razvrsti pogovorno okno.
  5. Pod Stolpec naslov v pogovornem oknu, izberite Začetek meseca s spustnega seznama za razvrstitev podatkov po mesecih v letu.
  6. The Razvrsti na možnost je nastavljena na Vrednosti - ker vrsta temelji na dejanskih podatkih v tabeli.
  7. Pod Razvrsti naročilo naslov, kliknite puščico dol poleg privzete Od A do Ž možnost, da odprete spustni meni.
  8. V meniju izberite Seznam po meri da odprete Seznami po meri pogovorno okno.
  9. V levem oknu pogovornega okna kliknite enkrat na seznamu: Januar, februar, marec, april … da ga izberete.
  10. Kliknite v redu za potrditev izbire in vrnitev na Razvrsti pogovorno okno.
  11. Izbrani seznam -Januar, februar, marec, april - bodo prikazane pod Naročilo naslov.
  12. Kliknite v redu zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke po mesecih v letu.

Po meri so seznami po meri prikazani samo po naraščajočem naročite v Seznami po meri pogovorno okno. Če želite razvrstiti podatke v padajočem vrstnem redu z uporabo seznama po meri, potem ko ste izbrali želeni seznam, tako da bo prikazan pod Naročilo naslov v pogovornem oknu Sort:

  1. Kliknite puščico navzdol poleg prikazanega seznama, na primer Januar, februar, marec, april …, da odprete spustni meni.
  2. V meniju izberite možnost po meri, ki je prikazana v padajočem vrstnem redu, na primer December, november, oktober, september …
  3. Kliknite v redu da zaprete pogovorno okno in razvrstite podatke v padajočem vrstnem redu z uporabo seznama po meri.

Razvrsti po vrsticah za preureditev stolpcev v Excelu

Kot je prikazano s prejšnjimi možnostmi razvrščanja, so podatki običajno razvrščeni z uporabo naslovov stolpcev ali imen polj, rezultat pa je prerazporeditev celotnih vrstic ali zapisov podatkov. Manj znana in zato manj uporabljena možnost razvrščanja v programu Excel je razvrščanje po vrsticah, kar vpliva na preureditev vrstnega reda stolpcev na desni strani v delovnem listu

Eden od razlogov za razvrščanje po vrsticah je ujemanje vrstnega reda stolpcev med različnimi tabelami podatkov. S stolpci v istem vrstnem redu od leve proti desni je lažje primerjati zapise ali kopirati in premikati podatke med tabelami.

Prilagajanje naročila stolpcev

Zelo redko pa je, da so stolpci v pravilnem vrstnem redu enostavna naloga zaradi omejitev naraščajočih in padajočih možnosti razvrščanja za vrednosti. Običajno je treba uporabiti vrstni red po meri, Excel pa vključuje možnosti za razvrščanje po celici ali barvi pisave ali s pogojnimi ikonami za oblikovanje.

Najpreprostejši način, kako Excelu povedati vrstni red stolpcev, je dodati vrstico nad tabelo s podatki ali pod njo, ki vsebuje številke 1, 2, 3, 4... ki označujejo vrstni red stolpcev na desni. Sortiranje po vrsticah postane preprosto vprašanje sortiranja stolpcev najmanjše do največje po vrstici, ki vsebuje številke.

Ko se vrstica izvede, se lahko dodana vrstica številk enostavno izbriše.

Razvrsti po vrsticah Primer

V vzorcu podatkov, ki se uporablja za to serijo v možnostih razvrstitve Excel, je Študentski ID stolpec je bil vedno najprej na levi, nato pa sledi Ime in nato navadno Starost.

V tem primeru, kot je prikazano na zgornji sliki, so bili stolpci prerazporejeni, tako da je Program stolpec je najprej na levi, nato pa sledi Začetek meseca, ​Ime, itd.

Naslednji koraki so bili uporabljeni za spremembo vrstnega reda stolpca na tisto, ki je prikazano na zgornji sliki:

  1. Vstavite prazno vrstico nad vrstico, ki vsebuje imena polj.
  2. V tej novi vrstici vnesite naslednje številke, ki se začnejo v stolpcu H: 5, 3, 4, 1, 2.
  3. Označite obseg Od H2 do L13.
  4. Kliknite na Domov jeziček traku.
  5. Kliknite na Razvrsti in filtrira ikono na traku, da odprete spustni seznam.
  6. Kliknite na Sorta po meri v spustnem seznamu, da bi prikazali Razvrsti pogovorno okno.
  7. Na dnu pogovornega okna kliknite na Opcije.. da odprete Možnosti razvrščanja pogovorno okno.
  8. V razdelku Orientation tega drugega pogovornega okna kliknite na Razvrsti levo proti desni da na vrstnem redu razvrstite vrstni red stolpcev na desni.
  9. Kliknite v redu zaprite to pogovorno okno.
  10. S spremembo Orientation, Stolpec naslov v Razvrsti pogovorno okno spremeni v Vrstica .
  11. Pod Vrstica naslov, izberite razvrstiti po vrstici 2 - vrstico, ki vsebuje številke po meri.
  12. The Razvrsti na možnost je nastavljena na Vrednosti .
  13. Pod Razvrsti naročilo naslov, izberite Najmanjša do največja s spustnega seznama, da razvrstite številke v vrstici 2 v naraščajočem vrstnem redu.
  14. Kliknite v redu da zaprete pogovorno okno in razvrstite stolpce od leve proti desni s številkami v vrstici 2.
  15. Vrstni red stolpcev se mora začeti Program sledi Začetek meseca, ime, itd.

Uporaba možnosti Excel za izbiro po meri za preureditev stolpcev

Kot je navedeno zgoraj, medtem ko so sorte na voljo v pogovornem oknu Sort v Excelu, te možnosti niso preproste za uporabo, ko gre za prerazporeditev stolpcev v delovnem listu. Možnosti za ustvarjanje naročilnega reda po meri, ki so na voljo v pogovornem oknu Sort, so razvrstitev podatkov po barvi celice, barvi pisave in ikoni.

Razen če je vsak stolpec že uporabil edinstveno oblikovanje, na primer različne barve pisave ali celic, je treba to obliko dodati posameznim celicam v isti vrstici za vsak stolpec, ki ga je treba prerazporediti.

Na primer, če želite uporabiti barvo pisave, da spremenite stolpce na zgornji sliki:

  1. Kliknite na vsakega ime polja in spremenite barvo pisave za vsakega, na primer rdeča, zelena, modra itd.
  2. V pogovornem oknu Razvrsti nastavite Razvrsti se možnost, da Barva pisave .
  3. Spodaj Naročilo, ročno nastavite vrstni red barv poljskih imen za ujemanje želenega stolpca.
  4. Po razvrščanju, ponastavite barvo pisave za vsako ime polja.

Izbira Urednika