Izvedite spajanje Microsoft Word Mail v Excelu

Uporaba MicrosoftovegaSpajanje pošte funkcijo, lahko istemu dokumentu pošljete z manjšimi spremembami velikega števila prejemnikov. Izraz spajanje izhaja iz dejstva, da se en dokument (npr. Črka) združuje z dokumentom vira podatkov, kot je preglednica.

Podatke za ta vaje je mogoče zbrati z večino različic Microsoft Excel, vključno z letoma 2007, 2010, 2013, 2016 in Office 365.

Funkcija spajanja Microsoft Word je združljiva z Wordom 2010, 2013, 2016 in Office 365.

Besedo Spajanje pošte Funkcija deluje brezhibno s podatki iz Excel-a. Medtem ko vam Word omogoča tudi ustvarjanje vira podatkov, so možnosti za uporabo teh podatkov omejene. Če že imate podatke v preglednici, ni smiselno, da bi vse podatke v Wordov vir podatkov znova vnesli.

Priprava podatkov za pošiljanje pošte

Teoretično lahko uporabite kateri koli Excelov delovni list v funkciji združevanja sporočil Word brez posebne priprave. Vendar pa bi morali vzeti nekaj časa, da pripravite svoj delovni list za optimizacijo postopka združevanja pošte.

Organizirajte podatke preglednic

Vaše Excelove podatke je treba dobro organizirati vrstice in stolpce. Pomislite na vsako vrstico kot en zapis in vsak stolpec kot polje, ki ga boste vstavili v svoj dokument. Če potrebujete osvežitev, si oglejte vadnico za vnos podatkov v Excelu.

Ustvarite vrstico glave

Ustvarite naslovno vrstico za list, ki ga nameravate uporabiti za spajanje pošte. Aglava vrstice je vrstica z nalepkami, ki identificirajo podatke v celicah pod njim. Včasih je Excel lahko včasih razločen za razlikovanje med podatki in nalepkami, zato jih jasno označite z uporabo krepkega besedila, robov celic in senčenja celic, ki so edinstvene v vrstici z glavo - to zagotavlja, da Excel razlikuje od ostalih podatkov.

Kasneje, ko združite podatke z glavnim dokumentom, se oznake pojavljajo kot imena poljih spajanja, zato ni nobene zmede glede podatkov, ki jih vstavljate v dokument.

Dobra praksa je, da označite stolpce v preglednici Excel, saj pomaga preprečiti uporabniške napake v prihodnosti.

Vnesite vse podatke na en list

Podatki, ki jih nameravate uporabiti za spajanje pošte, morajo biti na enem listu; če se razprostira na več listih, morate kombinirati liste ali izvajati več združitev pošte. Prav tako se prepričajte, da so listi jasno označeni, saj morate izbrati list, ki ga nameravate uporabljati, ne da bi ga pregledovali.

Povezovanje vira podatkov v spajanju pošte

Če želite povezati svojo pripravljeno Excelovo razpredelnico s svojim dokumentom Worda:

1. Kliknite na Pošta tab od trak.

2. Izberite Začnite združevati pošto za dostop do spusti.

   Ker bomo svoje podatke zapisali v pismo za ta primer, bomo izbrali Pismo možnost iz spusti.

3. Izberite Izberite prejemnike za dostop do spusti.

   Želimo uvoziti podatke iz shranjenega Excelovega lista, zato izberite Uporabite obstoječ seznam … možnost.

4. V pogovornem oknu, poiščite in izberite datoteko Excel.

   Kliknite v redu nadaljevati.

5. Iz Izberite tabelo pogovorno okno, izberite list z vašo mizo in kliknite na v redu gumb.

   Če ima vaš Excel glave stolpcev, zagotovite Prva vrstica podatkov vsebuje glave stolpcev možnost je preverjena.

6. Kliknitev redu.

Zdaj, ko je vir podatkov povezan z glavnim dokumentom, lahko začnete vnašati besedilo ali urediti svoj Wordov dokument. Vendar pa ne morete spremeniti vira podatkov v Excelu. Če morate spremeniti podatke, morate zapreti dokument v Wordu, preden lahko odprete vir podatkov v programu Excel.

Vstavite polja spajanja v svoj dokument

1. Kliknite naVstavi polje spajanja na orodni vrstici Mail Merge, da odpreteVstavi polje spajanja spusti.

2. Iz seznama označite ime polja, ki ga želite vstaviti, in klikniteVstavi.

Ogled dokumentov za spajanje dokumentov

Ko vstavljate polja spajanja v dokument, Word ne prenaša oblikovanja podatkov iz vira podatkov. Če želite uporabiti oblikovanje, kot je poševno, krepko ali podčrtano, morate to storiti v programu Word.

Če dokument gledate s polji, izberete dvojne puščice na obeh straneh polja, na katere želite uporabiti oblikovanje. Če gledate združene podatke v dokumentu, označite besedilo, ki ga želite spremeniti.

Spremembe oblikovanja se izvajajo v vseh združenih dokumentih, ne le v posameznih dokumentih.

Predogled združenih dokumentov

Če si želite ogledati združene dokumente, klikniteOgled združenih podatkov na orodni vrstici Mail Merge. Ta gumb deluje kot preklopno stikalo, zato, če se želite vrniti na pregledovanje samo polj in ne podatkov, ki jih vsebujejo, znova kliknite.

Pomikanje po združenih dokumentih z uporabo navigacijske gumbe na Spajanje pošte trak. So od leve proti desni:Prvi zapis, Prejšnji zapis, Pojdi na snemanje, Naslednji zapis, in Zadnji zapisnik.

Preden združite dokumente, jih predogledajte ali pa kolikor je mogoče, da preverite, ali se je vse pravilno združilo. Posvečajte posebno pozornost ločitvi in ​​razmiku med združenimi podatki.

Dokončati dokument za spajanje pošte

Ko ste pripravljeni združiti dokumente, imate dve možnosti.

• Spoji na tiskalnik: Prvi je, da jih združite s tiskalnikom.Če izberete to možnost, se dokumenti pošljejo tiskalniku brez kakršnih koli sprememb. S tiskalnikom lahko združite s klikom naSpoji se na tiskalnik gumb za trakove.
• Spoji se v nov dokument: Če želite prilagoditi nekatere ali vse dokumente (čeprav bi bilo smiselno, da dodate polje za beležko v viru za osebne beležke) ali preden natisnete druge spremembe, jih lahko združite v nov dokument. Ko se združite v nov dokument, glavni dokument in vir podatkov ostanejo nedotaknjeni, vendar imate drugo datoteko, ki vsebuje združene dokumente. Če želite to narediti, klikniteSpoji se na nov dokument gumb orodne vrstice.

Katero metodo izberete, vam je predstavljen pogovorno okno, v katerem lahko Wordu povežete vse zapise, trenutni zapis ali vrsto zapisov. Poleg možnosti izbire kliknite gumb možnosti in nato kliknitev redu.

Če želite združiti obseg, vstavite začetno številko in končno številko za zapise, ki jih želite vključiti v združitev, preden kliknetev redu.

Če ste se odločili za tiskanje dokumentov, potem ko se prikaže pogovorno okno, ste predstavljeni z Natisni pogovorno okno. Z njim lahko sodelujete enako kot vi za kateri koli drug dokument.