Bodimo resnični. Dejstvo, da vam Gmail omogoča razdelitev mape »Prejeto« v pet podmap, lahko pomeni le eno: Večina e-poštnih sporočil, ki jih prejmemo, je skupno sranje. In ko pošiljate opombo kolegu, svojemu šefu ali najemnemu vodji, se boste verjetno znašli nekje med kritičnim in Viagra spam ali BuzzFeed GIF-ji.
Kako torej poskrbite, da bo vaše sporočilo opaženo in - kar je še pomembneje - prebrano? Postavite se v čevlje prejemnika in se prepričajte, da vsako sporočilo, ki ga napišete, odgovori na teh pet vprašanj.
1. Zakaj naj to odprem?
Vaša zadeva je ID klicalca v vašem e-poštnem sporočilu - ta bo določil, ali bo odgovorjen ali prezrt. Naj bo natančen in neposreden, da bo vaš prejemnik natančno vedel, kaj lahko pričakuje od sporočila. Če boste potrebovali sodelavca, da vam bo do torka posredoval povratne informacije, ne pokopavajte nobenega zapisa v zadnji vrstici. Naslov svojega e-poštnega sporočila "Odgovor do torka: beležke z današnjega srečanja" namesto "Hej" (kar je e-poštni ekvivalent poslušanja "moramo govoriti").
Če se prijavljate za službo, uporabite ključne besede, na primer ime delovnega mesta ali izkušnje. Pisanje "Upravitelja skupnosti s štirimi leti izkušenj" je kratek in prijeten način, da ponudite svoje poverilnice.
2. Kdo si?
Če prvič pišete nekomu - na primer vodje zaposlitve ali nekdo, ki ste jo slišali, da na nekem dogodku govori, a se ni srečal -, boste želeli čim prej vzpostaviti odnos. Na primer, preden sem podjetju napisal hladno e-pošto o odprtih svobodnih delovnih mestih, sem izvedel, da sva se z ustanoviteljem udeležila iste fakultete. V mojo zadevo in prvi stavek mojega e-poštnega sporočila sem postavil „Yale alum“; Dobila sem odgovor in zakazala intervju v 48 urah.
Uporabite vse, kar lahko najdete - šole, skupne prijatelje ali interese, strokovna združenja -, da prejemnike obvestite, s katerimi se je vredno povezati. Če pa delate v velikem podjetju in se obrnete na izvršnega direktorja, s katerim ste se že srečali, vam bo hiter opomnik, kdaj in kje ste se zadnjič povezali, pomagal, da se ji spomin priklopi.
3. Kaj potrebuješ?
Zato pišete v prvi vrsti! Zdaj je čas za veliko razlago, kajne? Ne še. Namenite biti jasni in prepričljivi v enem ali dveh stavkih. V službi si o svojem e-poštnem sporočilu predstavljajte le kratek začetni stik, s katerim lahko vzpostavite pogovor v živo po telefonu ali osebno, če je potrebno več razlag.
To še posebej velja za hladna e-poštna sporočila, ko prejemnik ne pričakuje vašega sporočila. Če pišete, da zahtevate sestanek na kavi, bodite natančni, vendar pustite prostor za spletke. Na primer napišite "Rad bi delil, kar sem se naučil o vsebinskem marketingu, in se naučil, kako lahko prispevam k vašim trenutnim projektom." Ne pozabite: Zasedli ljudje nočejo, da bi jim bili možgani "izbrani", želijo da postanete pametnejši z izmenjavo idej.
4. Kaj je zame?
O svojem e-poštnem sporočilu razmišljajte kot o transakciji: tisto, kar želite od svoje prejemnice, naj ji koristi toliko, kot vam koristi. V službi vsi iščemo odobritev kolegov, managerjev in strank. Kako lahko tisto, kar zahtevate, pomaga prejemniku, da to doseže? Bodite izrecni s stavki, kot so: "Lahko sem korist za vašo ekipo", "to vam bo morda pomagalo bolj jasno predstaviti svoje ideje" ali celo "povratne informacije kupcev kažejo, da iščejo takšne rešitve."
5. Ali ga boste cenili?
S toliko neosebnih e-poštnih sporočil, ki prihajajo vsak dan v naše mape »Prejeto«, izkažite svoje, tako da pokažete malo humanosti. Ne glede na to, ali nagovarjate sodelavca ali hladen stik, zahtevate čas, da ta oseba premišljeno spremlja vašo e-pošto. Pokažite, da cenite trud tako, da se odjavite z “hvala” ali “iskreno” (resno, “najboljše” je preveč zmedeno). Majhen bonton bo šel daleč do želenega odgovora.
Ta vprašanja hranite na beležki Post-it in pred pošiljanjem preverite svoja sporočila. Ne samo da boste obvladali e-poštno obrt, temveč boste prekleto dober komunikator v vseh poklicnih okoljih.
