Na vrsti ste pri Starbucksu. Ste prvi, ki ste prispeli na sestanek. Pravkar se zbudiš.
Kaj imajo vse te situacije skupnega?
Prav tako preverjate svoj e-poštni naslov - in stokam ob misli, da bi morali vse to prebroditi.
Kdo ne porabi pomembnega dela svojega časa za upravljanjem pisalne mize - ali bi moral reči, da poskuša upravljati - e-pošto po telefonu? Nemogoče se je zbežati. Vendar pa namesto, da vas majhna številka obvestil (ki postaja vedno višja in večja) izpostavlja stres, preprosto spremenite način ravnanja.
Tu so štiri metode, ki sem se jih naučil, da mi pomagajo ostati bolj zdravi.
1. Naj telefon bere sporočila
Če želite v celoti izkoristiti svoje potovanje na delo in z dela, razmislite o uporabi Talklerja. To je aplikacija, ki vam bere e-poštna sporočila. In to se ne ustavi samo tam, temveč vam omogoča, da jih ob odhodu izbrišete ali odgovarjate s posnetki. To pomeni, da lahko držite obe roki za volanom (ali držite drog podzemne železnice) in ostajate produktivni na poti do pisarne. In dobra novica: Deluje na platformah za izmenjavo kot tudi pri večini ponudnikov e-pošte podjetja.
2. Preberite in ukrepajte takoj
Predstavljajte si: stojiš v vrsti in čakaš na kavo. Torej, pokukaš na svoj e-poštni naslov, toda potem, preden sploh lahko končaš z branjem, je na vrsti naročilo. Nato znova pogledate, ko čakate, da ga poberete - vsakič, ko preberete iste besede. Seveda pa nikoli nimate časa za odgovor, zato preverite isto e-pošto, ko se vrnete v pisarno.
Znova in znova branje e-poštnih sporočil vam ne prihrani nobenega časa. Namesto tega, če predpostavim, da ni nujno, premaknem sporočila, ki zahtevajo odzive, v mapo, imenovano "e-poštna opravila". Če mora dejanje opraviti nekdo drug v vaši ekipi, jih sporočim tam in tam. In če sporočilo ne zahteva nobenega dejanja, ga takoj izbrišem ali arhiviram. Če nimate časa za katerega koli od zgornjih korakov - začasno odložite telefon.
3. Nastavite filtre
Poleg tega, da vse vložite sami, si vzemite čas tudi za vzpostavitev sistema, ki bo vaša sporočila samodejno filtriral v določene mape. (Če potrebujete pomoč, začnite to ali to). Ni razloga, da bi ročno razvrstili e-poštna sporočila po vsem podjetju iz nujnih opomb, ko bo vaš telefon pripravljen, da deluje kot vaš osebni asistent. Čeprav vam priporočam, da to storite na splošno - v vašem telefonu resnično ni kaj dosti, saj poskušate minimizirati dohodno e-pošto.
4. Ustvarite namenski e-poštni podpis
Vaš mobilni e-poštni podpis je lahko vratar in grešni koš. Če pojasnite, da uporabljate telefon, boste upravljali pričakovanja druge osebe. Opozarja jih, da so napake pri napaki verjetno samodejne in da ne morete poslati priloge, ki živi na namizju.
Zdaj to ni izgovor, da vtipkate "ur" ali "jaz 2" - ampak pojasnilo, če naredite manjšo napako. Lahko greste z osnovnim: "Oprostite, da ste se napakovali. To je hiter mobilni odziv, "ali še bolj jedrnat, " poslan iz mojega telefona. "
Tudi če šele začnete uporabljati eno od teh metod, boste takoj izboljšali način odzivanja na dohodna e-poštna sporočila. Nenadoma boste namesto občutka stresa, ko bo v mapo »Prejeto« prišlo še kaj drugega, boste lahko nadaljevali kot običajno, saj veste, da je vzpostavljen močan sistem.
