Prejšnji petek ob 16:30 sem ugasnil računalnik, pospravil z mize in odšel domov. Eden od predmetov, ki sem jih vrgel v koš za smeti pred odhodom, je bil moj seznam opravkov za teden: 150 predmetov, vsi odjavljeni. Tistega tedna nisem delala niti ene pozne noči ali zgodaj zjutraj. In doma sem imel celo čas, da sem si privoščil spodobne večerje, videl prijatelje, sprehajal psa in preveč gledal televizijo.
Zdaj, preden podate kakršne koli predpostavke o vsebini mojega opravilnega seznama ali o pomenu mojega dela na splošno, naj omenim, da sem v tem tednu vodil razpis odbora upravnih odborov in sprejel možni predlog za donacijo USDA, srečal z izvršnim direktorjem velike fundacije, vodilni podjetnik je predstavil Microsoftovega direktorja, predložil je tri predloge donacij in prejel moj letni pregled uspešnosti (kar je bilo, mimogrede, zelo pozitivno).
Skratka, vsak teden veliko delam. Kako to storim, ne da bi prišlo do živčnega zloma - in s časom za varčevanje? Tu je nekaj nasvetov.
1. Vedeti, katere potrebe je treba storiti
Čeprav se zdi očitno, so stvari, ki najbolj izpostavljajo ljudi, običajno stvari, ki jih niso vedeli pričakovati. Za začetek tedna podrobno preglejte vse, kar morate storiti. Recimo, da veste, da je treba v petek predložiti predlog in vaša naloga je, da naredite pripoved, vendar je finančna skupina odgovorna za proračun. Če želite zagotoviti, da se celoten projekt pravočasno zaključi, na seznam opravkov dodajte »check in with finance tim o proračunu«.
Glede orodij za sezname opravkov sem precej agresiven; pisni seznami zame delujejo enako dobro kot elektronske rešitve, kot sta Evernote ali Asana. Vendar imam pravilo, da mora biti celoten seznam na enem mestu. Lahko segmentirate in preuredite vse, kar želite, vendar bi morali videti vse, kar morate storiti, z enim pogledom.
2. Vedite, katere potrebe je treba najprej storiti
Ko sem nadziral manj izkušeno osebje, sem ugotovil, da največja ovira zanje ni znala določiti prednosti in urediti njihovega dne.
Na primer, če bi naslednji teden prišlo do velikega projekta, bi se s polno paro potisnili naprej do tega roka, kljub dejstvu, da so najprej morali zbrati informacije iz drugega oddelka - informacije, ki bi utegnile razveljaviti vsa dela, ki jih naredil bi. Medtem pa so bili tudi drugi, manjši projekti, na katerih bi lahko resnično napredovali.
Tudi vaše prioritete se lahko spremenijo glede na vaše razpoloženje ali urnik. Na primer, če imam še posebej neaktiven dan, vem, da bi bilo bolj učinkovito, če prednostno postavim projekt s podatki. Če sem večino dneva na sestankih, odgovarjam na klice in e-poštna sporočila med sestanki, namesto da se v tako kratkem časovnem okviru skušam lotiti nečesa večjega.
Veliko učinkovitejši boste, če boste delali s svojimi prednostnimi nalogami in omejitvami, namesto da se jim poskušate upreti.
3. Prosite za pomoč
Če nisem delal nič drugega od dela v neprofitnih organizacijah, sem izvedel, da če ne vprašaš, ne boš dobil. Nihče ne more sam delati organizacije. Če nimate veščin ali časa za učinkovito izvedbo, je vaša dolžnost, da prosite za pomoč.
Na srečo, ko delam za neprofitne organizacije, lahko ponavadi najdem prostovoljca, ki mi bo pomagal pri več dnevnih opravilih. Če potrebujem višjo stopnjo strokovnega znanja, potegnem svoj adresar in vidim, ali poznam koga, ki lahko predlaga rešitev. Pred kratkim, na primer, sem se mučil zaradi vmesnega poročila za darovalca. Bili smo na sredini novega programa, tako da čeprav sem vedel, da smo naredili veliko, tega nisem vedel, kako to posredovati v obrazcu poročila. Vzela sem enega od mojih prijateljev za komunikacijo na kavo in predlagala mi je, da se celotno poročilo osredotoči na zgodbe strank in na to, kako razlagajo nov program.
To je bil preboj - takšnega, ki ga sam nikoli ne bi imel. Darovalcu je bilo všeč in me je vzpostavila s svojim oddelkom za komunikacije, da bi program še bolj objavila. Ko sem imel idejo, sem trajal en teden, da končam poročilo - toliko časa, kot sem ga porabil za skrb, preden sem se srečal s prijateljem.
4. Zaprite zanko
Veste, da je zadovoljiv občutek, da nekaj preverite s svojega opravila? Ne počuti se samo dobro; je pomemben način, da pokažete, da ste končali nalogo in se lahko premaknete na kaj drugega.
Toda preden se premaknete naprej, se boste prepričali, da imate nekje zapis o opravljenih nalogah, tako da lahko sledite, če - ah - drugi niso tako učinkoviti kot vi. Ko na primer končam predlog za nepovratna sredstva, v svoj koledar vedno vstavim opomnik, da v osmih tednih nadaljujem z izvajalcem. Do takrat bo večina financerjev sprejela svoje odločitve, in če tega ne bodo imeli, bi jih lahko zanimalo, če bodo izvedeli nekaj več o organizaciji. Prav tako se vaš šef nekaj tednov morda ne bo seznanil s projektom, če mu to prepustite, vendar ga lahko po nekaj dneh takoj poišče.
Trdno verjamem, da delam pametneje, ne težje. Moje delo je preveč pomembno zame in ljudi, ki jih moja organizacija služi, da bi sprejeli karkoli, razen najboljšega. Toda iz izkušenj vem, da tek, ki se razgibam z delom 60 ur na teden, na koncu nikomur ne bo pomagal. Učinkovitejše delo pomeni boljše rezultate in vikend - kaj bi lahko bilo boljše od tega?
