Hitro vprašanje: Ali se navdušite, ko se v koledarju prikaže povabilo za sestanek? Ugibal bom, da je odgovor ne. In vendar so pogosto - včasih celo vsakodnevno - srečanja del kulture v mnogih podjetjih.
Mislim, da so večino časa sestanki osebja izguba časa. Seveda, razumem, da so občasno potrebni vsi skupni sestanki. Toda večino časa obstajajo drugi, učinkovitejši načini, kako vse v svojem podjetju ali svojem oddelku pospešiti, kaj se dogaja v pisarni.
Pri načrtovanju srečanja naslednjič morate razmisliti o štirih stvareh.
1. Motnje so storilci (in potencialno dobiček)
Ko sem opravil nekaj matematike in ugotovil, da je enourno srečanje s 17 ljudmi (veliko osebje v podjetju ShortStack, vključno z našim oddaljenim osebjem, ki se nam pridružijo prek Google+ Hangouts), resnično 17-urno srečanje, sem takoj podal predlog za zmanjšamo število sestankov na vsak drugi teden.
Če želite nekaj motivacije, da zmanjšate čas, ki ga vi in vaše osebje preživite na sestankih, si oglejte spletno mesto MeetingCalc. Če vključite povprečno plačo svoje ekipe in število udeležencev srečanj in si nato ogledate ceno porabljenega časa, so zelo dobre možnosti, da boste tudi vi spremenili nekaj sprememb. Upoštevajte, da enourno srečanje s 17 zaposlenimi, ki povprečno zaslužijo 40.000 dolarjev na leto, stane 232, 88 dolarja. Če se srečujete vsak dan ali celo le nekajkrat na teden, se ta cena hitro zviša.
2. Hitra sporočila so učinkovit način, da večino novic izvolite - hitreje
Pri podjetju ShortStack uporabljamo aplikacijo za sporočila z imenom Slack. Vsakdo ima svoj račun, ki ga lahko uporablja za zasebno komunikacijo med uslužbenci, nato pa obstajajo kanali, ki vključujejo vse člane določenih oddelkov.
Na primer, imamo "splošen" kanal, iz katerega izhajajo novice, ki vplivajo na vse; "razvojni" kanal, kjer člani ekipe za razvoj, ki vključuje nekaj oddaljenega osebja, delijo posodobitve o tehničnih spremembah in "podporni" kanal za klepet o težavah s strankami.
In pogosto Slack uporabljamo namesto sestankov. Pred kratkim smo na primer znova zasnovali naš blog in bil je precej velik projekt. Nekatera podjetja se lahko počutijo, kot da je treba organizirati sestanek, če želite objaviti tako objavo. Vendar je bil to pravi čas za uporabo naše "splošne" klepetalnice. Izpisali smo opombo, da je bil novi blog pripravljen in deluje, in vsem predlagali, naj si ga ogledajo. Če bi bila to večja sprememba, recimo, sprememba platforme, ki zahteva demo, bi imeli hiter sestanek osebja. Ker pa je nekaj, kar bi celotna ekipa lahko preverila sama, smo se odločili za klepetalnico.
(Oh, in imamo tudi "naključen" kanal, kjer delimo stvari, ki nimajo nobene zveze z delom: neumne video posnetke, pomembne novice o stanju poroke Jay Z-a in Beyonce, mačji memi, seveda .)
3. Obstajajo drugi načini za srečanje
Nekaj članov razvojne ekipe ShortStack se sprehodi skupaj vsako popoldne okoli 15. ure. Da, tehnično sta na sestanku in razpravljata o poteku različnih projektov, na katerih delata, vendar se zdi drugače od običajnega uradnega sestanka. Vem, da mi zaradi vadbe kri priteče in bolje razmišljam, zato sem v polni podpori popoldanskim sprehodom in pogovorom.
Poleg tega ni redkost, da razvojni tim dela na projektih, ki ne vključujejo ostale pisarne. Njihovi popoldanski sprehodi so pravi čas, da se pogovarjajo o teh projektih in imajo svoje vrste „sestanka osebja“, ne da bi porabili ves čas drugih zaposlenih na nečem, kar jih morda ne bo prizadelo ali vključilo.
Prebral sem tudi raziskavo, ki kaže, da sprehodi na sestankih povečujejo kreativno razmišljanje, kar bi lahko vsi uporabili malo več. In prebral sem, da se pri hoji v skupini ljudje počutijo bolj sodelovalne, saj se vsi premikajo v isto smer, dobesedno, v nasprotju s sedenjem za mizo. (Več o prednostih srečanj s sprehodi tukaj.)
4. Vsako srečanje je treba načrtovati s produktivnostjo v umu
Obstaja čas in prostor za večje sestanke osebja. Ko pa ta čas nastopi, bi morali poskrbeti, da kar najbolje izkoristite najmanj časa z dnevnim redom in morda celo jasno navedenimi cilji. V ShortStacku naš pisarniški sodelavec pošlje e-poštno sporočilo nekaj dni pred našimi sestanki, ki so jih trajali vsak drugi teden, in zahteva, da se obravnavajo točke dnevnega reda. Nato imamo po eno osebo iz vsakega oddelka, ki jo na hitro - v treh minutah - posodobimo o dogajanju v vsebini / PR, prodaji, podpori strankam, razvoju in drugih oddelkih. To je tudi čas, ko posodabljam stanje stanja v podjetju in vnašam široke zahteve. Večina tednov traja približno 40 minut našega osebja, max.
Ti sestanki so se odvijali vsak teden in trajajo dlje, odkar je vsak sam posodabljal. Ker smo zmanjšali pogostost in dolžino, sem tudi opazil, da imamo med manjšimi skupinami več improviziranih srečanj. Zdi se, da se osebje počuti bolj pooblaščeno za obravnavo pomembnih in pravočasnih stvari, nato pa si na večjem sestanku delijo posodobitve.
Zanima me, kaj si sploh mislite o sestankih? Ja ali ne? Produktivno ali izguba časa? Če niste oboževalec, kaj počnete namesto tega?
