Zelo malo ljudi bi reklo, da so sestanki navdušujoči, učinkoviti in na splošno odličen dodatek k polnemu delovnemu dnevu. Pa vendar so nujno zlo na delovnem mestu.
Vendar pa obstaja dobra novica! In to je, da jih lahko izboljšate z majhnimi dejanji: molčati.
Če imate odlično idejo, imate močno prepričanje ali so pozvani, naj tehtajo, potem ja, spregovorite. Če pa se pogovarjate samo o tem, da bi vas zaslišal in naj vas vodja šteje za aktivnega udeleženca, potem imate dovoljenje, da zadržite ustnice.
Kako veste, kdaj bi morali govoriti in kdaj naj molče sedite? Tukaj so trije znaki, da pravzaprav preveč govorite:
1. Ponavljate misli sodelavca, ne da bi dodali ničesar
Super je, ko ti kolega reče nekaj, s čimer se strinjaš. Ko pa nadaljujete, koliko se strinjate, doda čas za sestanek. Ne samo to, to je odličen način, da razjeziš ostale sodelavce, ki imajo verjetno še druge pomembne stvari, ki se jih morajo udeležiti.
Kaj storiti namesto tega
Ne predlagam, da se nehate strinjati s sodelavci, ko imajo odlično idejo. Če imate v mislih nekaj, kar mislite, da bi to misel spodbudilo naprej, bi to morali absolutno predstaviti. Če pa se samo strinjate, nam to priznajte in nadaljujte. Preprosto rečeno: "Da, to je dobra poanta" bo potekal daljši korak naprej v pogovoru, ne da bi v sobo dodali nepotreben hrup.
2. Vse povezujete s svojim osebnim življenjem
Če gre za vas, čestitam. Sliši se, kot da ste del ekipe, s katero bi preživeli nekaj časa izven pisarne, in to bi morali biti resnično navdušeni. Če pa za ponazoritev vsake misli med sestankom uporabljate "osebne primere", se preveč olajšate. In verjetno pretirano delite.
Kaj storiti namesto tega
Najboljša srečanja, ki se jih udeležim, si običajno rezervirajo prvih nekaj minut, da se vsi dohitijo. Ko pa teh nekaj minut mine, je to to. Vsakdo se usmeri v trenutno nalogo. Tudi če ne vodite pogovora, je to še vedno dobra miselna nota, ki jo morate zadržati zase. Če ga ne prosite, da navedete osebni primer ali če imate tako popolno ponazoritev točke, ga shranite za drug čas.
3. Začnete razprave, ki niso pomembne za pogovor
Frustrirajoče je, ko vi in vaša ekipa poskušate razvrščati podrobnosti zapletenega projekta, samo da bi nekdo iztiril pogovor s popolno spremembo teme. Čeprav imate verjetno dobre namene in običajno ne poskušate v celoti predstaviti nove teme, je čas zapravljanja, še posebej zato, ker ima ekipa verjetno dva nerešena vprašanja, ki jih mora rešiti v omejenem času.
Kaj storiti namesto tega
Tu je rešitev preprosta - ostanite vpleteni v razpravo, ki jo vodijo vsi. Seveda predstavite ustrezne tangente, če se nanašajo na cilj sestanka, vendar ne prekinjajte pogovora, ki ga imajo vsi drugi, samo da boste lahko predstavili tisto odlično idejo, o kateri ste razmišljali večno. Če čakate le nekaj minut, vam ne bo le pomagalo, da ste prisotni v trenutnem pogovoru, temveč vam bo pomagal, da se ostalim kolegom ne boste zdeli kot soigralec "jaz prvi".
Presenetljiva resnica je, da rešitev, da se med sestankom pojavite kot sodelavec, ne vključuje pogovora, dokler niste modri v obraz. Namesto tega vključuje poslušanje, kaj govorijo ljudje, in po svojih najboljših močeh poskušate sestanek naprej - pa naj bo to s premišljenimi komentarji ali zgolj odobravajočim glavo.
