Prejšnji mesec sem vam ponudil tri nasvete za boljše upravljanje projektov, vključno s tem, kako pravilno delegirati, kako najbolje izkoristiti orodja in kako smiselno zapreti svoj projekt. Toda vodenje projektov predstavlja toliko edinstvenih izzivov z obsežnim področjem raziskav, ki nenehno predstavlja nove pristope in perspektive, zato si ne bi mogel pomagati, a slediti mi bo še nekaj nasvetov.
Ti nasveti se osredotočajo na proaktivno upravljanje več stvari, ki se lahko prikradejo na vas in izničijo vaš uspeh. Včasih se zdi, da v vsakem kotu skrivajo majhni demoni, ki čakajo, da bodo dobili dobro "gotcha!" Takole bo upravljanje tveganj, upravljanje sprememb in upravljanje obsega izboljšalo vaše možnosti za uspeh.
1. Bodite pozorni na svoja tveganja
Tveganje je grožnja, ki se še ni uresničila, in prva stvar, ki jo lahko storite, da preprečite, da bi se uresničila, je preprosto vedeti, da obstaja. Če razvijate novo aplikacijo, ki jo lahko kupci uporabljajo za plačilo računov, se lahko tveganja gibljejo od manjših ali zmernih (član ekipe se prerazporedi, zaradi česar ste zaposleni na kratko) do glavnih (spremembe pravilnikov o mobilnem plačilu zahtevajo, da uporabljati povsem drugo tehnologijo). Vsakega tveganja ne morete preprečiti, vendar vam obvladovanje možnosti lahko pomaga s celovitim in premišljenim opisom možnih tveganj.
Med fazo načrtovanja vašega projekta oblikujte dnevnik tveganj, v katerem lahko sledite tveganju, ki bi lahko predstavljalo izziv za vašo časovnico, proračun ali splošno sposobnost dokončanja projekta. Na spletu je na voljo veliko različnih predlog, vendar večina od njih predlaga vključitev opisa tveganja, datuma, na katerega je bilo povzročeno, verjetnosti, da se bo zgodilo, in resnosti posledic, če se bo zgodilo. Vsako tveganje mora imeti lastnika, ki ga bo nadziral, in kar je najpomembneje, smiseln niz ukrepov, ki jih je mogoče sprejeti za zmanjšanje možnosti, da se to tveganje pojavi (če obstaja). Na primer, tveganje, da strežnik ne bo uspel, kar povzroči izgubo podatkov ljudi, je lahko majhna, vendar velika resnost, ki jih izpolnjuje načrt za ublažitev zaradi namestitve rezervnega strežnika. Čeprav je verjetnost majhna, bi bil vpliv tako velik, da bi bili zgodni in varni koraki, ki bi lahko upoštevali njegovo možnost, vredni stroškov in truda.
Ne pozabite, da bi to moral biti dokument, ki živi, diha, nova tveganja pa je treba upoštevati in nadzorovati, ko nastanejo med potekom projekta.
2. Postavite temelje za spremembe
Upravljanje projektov nujno pomeni, da na nek način motite status quo. In ni skrivnost, da se marsikomu zdi, da je sprememba, no, tudi najmanj. Svetovalka Marge Combe v beli knjigi za projektni inštitut razpravlja o konceptu pripravljenosti na spremembe, saj je tako kapital - človeški kot drugače - organizacija pripravljena posvetiti spremembo in psihološko pripravljenost ljudi, katerih sodelovanje je potrebno izvedite spremembo. Če si ne morete privoščiti spremembe ali če so vsi vaši delavci zasačeni zunaj z znaki protesta, očitno niste v veliko položaju, da bi napredovali.
Kaj lahko torej naredite, da postavite temelje za spremembo, ne glede na to, ali so velike ali majhne? Oprijemljivi vidiki upravljanja sprememb so nekoliko lažji. Če je jasno, da nimate denarja, opreme ali tehnoloških zmogljivosti, da bi lahko opravili delo, potem morate to rešiti takoj.
Kulturno in psihološko delo zahteva bolj previdno izvajanje. Če so zaposleni ali stranke odporni na spremembe, si vzemite čas za razumevanje, zakaj. Mogoče obstaja nerazumevanje, ki ga lahko razčistite, ali velika napaka v vašem načrtu, ki je niste upoštevali. Ekipa pisarniškega osebja se lahko prepira o prehodu iz obdelave papirnih obrazcev v elektronske obrazce. Namesto, da predpostavimo, da je skupina odporna proti spremembam, bi razprava z njimi o njihovih zadržkih lahko razkrila, da elektronski sistem ne more obravnavati izjem, kar bo na koncu privedlo do neorganizacije in dveh ločenih procesov. Razumevanje perspektive osebja, ki bi ta dan uporabljalo vsak dan, lahko pomaga, da sprememba služi celotni organizaciji.
Organizacije z ljudmi, ki so odprti za spremembe in ki so spremembo razumeli in koristi od njih, veliko pogosteje vidijo, da se spremembe dogajajo brez težav kot tiste, ki svoje ljudi ohranjajo v temi.
3. Razmišljajte o obsegu lezenja kot o svojem smrtnem sovražniku
Lesenje obsega - ko parametri vašega projekta postopoma prerastejo prvotne meje, ki ste jih vzpostavili - je pogost trgovec s projekti. In to v veliki meri zato, ker se pogosto zdi smiselno razširiti prvotno področje uporabe. Morda boste zasledili čelo v trenutku, zakaj tega nisem pomislil, ali pa ste zainteresirani za to, da dodatni zvonec ali piščalka prihrani delavce vsak dan.
Praviloma teh zahtev ne ponavljam.
Seveda se včasih zahteve spremenijo in morda je danes lažje spremeniti igro kot se vrniti, ko je vse povedano in storjeno. Toda ti dodatki se pogosto seštevajo in vas pripeljejo naravnost v nesrečno vesolje prekomernega proračuna in izven urnika.
Najboljši način za preprečitev lezenja obsega je, da porabite več časa in energije za potrebe sprednjega zbiranja, izčrpno zaslišite tiste s strokovnimi znanji in postavljate prava vprašanja, da zagotovite, da ničesar ne pogrešate. In v neizogibnem primeru, ki ga boste storili, natančno razmislite o stroških in koristih spremembe v obsegu. Po potrebi obdržite tekoči seznam izboljšav druge faze, ki jih lahko ponovno obiščete, ko se prvotni projekt izklopi.
Toliko želenih rezultatov na časovni premici, ki jih potrebujete, je mogoče izslediti tako, da so proaktivni. Naučite se občutiti težavo, preden se pojavi, in začutiti, kako se vleči prostor, preden vas pošlje v črvnico. Ne boste mislili na vse, a predvidevanje vsak dan premaga zadnjico.
