Pred nekaj tedni sva se s prijateljico pogovarjala o najinem zaničevanju sestankov in rekla: „Samo imam občutek, da se vedno znova pogovarjamo. Ko ne bodo pravilno opravljeni, so lahko takšni gorilniki. "
Ne bi se mogel več strinjati. Ob prejšnjih opravilih, ko bi se v koledarju pojavila povabila koledarja, sem pogosto oddajala glasen vzdih (kar je v odprtem pisarniškem prostoru vedno odlično). Potem bi porabil dragocen čas, da bi skušal ugotoviti, kako se temu izogniti.
Ne rečem, da so vsa srečanja brez vrednosti. Nekateri so absolutno, roke dol potrebne. In včasih so le edini način, da stvari uredijo. Verjamem pa tudi, da je prostor za to, da smo neverjetno učinkovitejši, če si pred vsakim postavimo ta tri vprašanja.
1. Kdo mora biti tu?
Namig: Verjetno ni toliko ljudi, kot si mislite. Ključnega pomena je, da se zavedate, koga prosite, da bi bili tam, da boste lahko zagotovili, da je to čim bolj produktivno in smiselno za vse strani. Nihče ne bi smel razmišljati: "No, to je bila ogromna izguba mojega časa."
Ker ta občutek ni dober za posameznika, skupino ali družbo. Predstavljajte si samo vsa dela, ki bi jih lahko opravili, če bi imeli v sobi samo štiri ljudi namesto 10. Za 60 minutni časovni čas bi bilo to še šest ur, ki bi jih lahko porabili za delo.
Recimo, da razmišljate o novem logotipu podjetja. Grafični oblikovalec je tam, da zagotovi, da razume vizijo. Direktor blagovnih znamk je tam, da se prepriča, da se drži smernic podjetja. Ampak, ali potrebujete vodjo kadrovskih služb tam, ker na vsakem delovnem mestu objavlja logotip? Ne. Ko bo dokončno oblikovan, lahko od nje zahtevate, da zamenja staro za novo. Zaenkrat jo pustite, da ima delo!
Če niste organizator, presodite, ali je vaša prisotnost bistvenega pomena. Včasih vas sodelavci povabijo preprosto zato, ker mislijo, da želite biti tam. Lahko pa zavrnete, če se vam zdi primerno (npr. Če nimate pojma, kaj bi prispevali ali če ste samo prezaposleni).
V takih situacijah rečem nekaj takega: "Pozdravljeni. Mislim, da bo to zmogla sama. Če obstaja poseben razlog, da bi želeli, da sem prisoten, me obvestite! "
In nato vzemite tisto brezplačno uro in se vrnite na mletje.
2. Kakšni so cilji?
Kaj natančno poskušate doseči? Predhodna določitev ciljev je ključnega pomena. Lahko vas zadrži pri opravilih in pomaga oblikovati celoten pogovor. V nasprotnem primeru boste morda sedeli tam in se 45 minut trudili o tem, kako Leonard vedno zmeraj peva tematsko pesem Titanic . (Tudi mene dobi vsakič. Nikoli ne pusti, Jack!)
"Učinkovit dnevni red postavlja jasna pričakovanja, kaj se mora zgoditi pred sejo in med njo, " pojasnjuje Roger Schwarz, avtor pametnih voditeljev, pametnejše ekipe: Kako se vi in vaša ekipa odpravite do rezultatov.
»Članom skupine pomaga, da se pripravijo, pametno razporedi čas, hitro dobi vse na isto temo in ugotovi, kdaj je razprava končana. Če se težave med srečanjem še vedno pojavljajo, dobro zasnovan dnevni red poveča sposobnost ekipe za njihovo učinkovito in hitro reševanje, «pravi Schwarz.
Morda si želite, da bi vsi zagotovili posodobitve statusa pri najbolj prednostnih projektih. Ali pa se morate danes odločiti o tem, kateri upravitelj računa bo dodeljen velikemu, novemu odjemalcu.
Ugotovite svoj cilj in pridite tja. (In prav tako je koristno, če svoje načrte delite z ostalimi udeleženci, da bodo vedeli, kaj lahko pričakujejo in če je treba kaj storiti vnaprej.)
In tu je nasvet: Če ne morete natančno odgovoriti na razlog, da se srečate, vas prosimo, da zaradi ljubezni do vseh stvari, čokolade, prekličite .
3. Kaj moram pripraviti?
Nekdanji moji sodelavec mi je zabiral čas, da bi se pripravil na srečanja z drugimi ljudmi, in vedno bi se vprašal, zakaj. Potem pa sem se udeležil skupine, kjer sem popolnoma pozabil, o čem smo razpravljali zadnjič in sem moral narediti povzetek, ali pa (nerodno) nisem dokončal akcijske točke. V vseh teh primerih smo končno morali vložiti več časa v svoje urnike.
Če želite zagotoviti, da se to ne zgodi, se morate pokazati pripravljeni. Mogoče je pregled zapiskov s prejšnjega tedna, tako da je v vaših mislih svež. Ali pa morda sestavlja seznam govornih točk in odgovorov, ki jih potrebujete. Karkoli že je, si vzemite čas za to. Izplačalo se bo veliko časa.
Kot primer nadzorujem program vrstniškega izobraževanja na svojem oddelku in si močno prizadevam za njegovo prenovo. Čez dva tedna bom imel svojega samodejnega s svojim nadzornikom, da bo razpravljal o svojih predlogih. Zbiram povratne informacije študentov in zbiram svoje misli, naslednji korak pa je, da na papirju narišem strukturo in časovnico.
Če pristopim k njej s praznimi rokami, bomo najbrž le porabili čas za odmetavanje idej drug od drugega, kar sam po sebi ni nujno slabo , ampak tudi ne pomaga, da grem naprej.
Obljubim vam - rad delam z ljudmi. Toda eden od mojih največjih ljubimcev hišnih ljubljenčkov je neučinkovitost, zlasti kadar je to enostavno preprečiti. Če je vaš urnik videti nekoliko prepoln ali če imate vsakič, ko se srečate, v srednji šoli čakate, da bo zvonec zazvonil, je morda čas, da naredite korak nazaj in si začnete postavljati ta vprašanja.
In če imate še kakšna vprašanja, ki si jih zastavite, mi sporočite, kaj so na Twitterju!
