E-naslov. To je velika prednost in nenehno motenje. Toda ne glede na to, kako se v tem trenutku počutite, je ena stvar zagotovo - to je neizogibna potreba. Verjetno je, da ne morete priti do delovnega dne, če ne sestavite enega (v redu, verjetno veliko več kot enega) e-poštnega sporočila.
In, če želite biti profesionalni in se izraziti na način, ki je jasen, to je učinkovito in to ne pomeni, da vaši sodelavci ne želijo odložiti glave na mize iz čiste frustracije? No, obstaja nekaj različnih pravil etiketa, ki jih boste želeli obdržati v mislih.
"Ja, ja, ja. Vse to sem že slišal že milijonkrat, "verjetno razmišljate. Toda kljub temu, kolikokrat so se te točke prebijale doma, sem pripravljen staviti, da ste vsaj enkrat v zadnjem tednu še vedno storili običajne faux e-pošto - morda celo dan.
Ni treba posebej poudarjati, da menim, da bi lahko vsak čas uporabljali osvežilnik. Torej, tukaj je priročen seznam, ki vam bo pomagal določiti vsa ta pravila za etiketo, za katera prisegate, da veste - vendar jih dejansko ne izvajate.
Osnove
Ko zgradite hišo, začnete s kletjo. Preden se poglobimo v posebne dele vašega e-poštnega sporočila, si oglejmo osnove.
Tudi če ignorirate ali pozabite na vsak drug del tega članka, se vsaj prepričajte, da ste preverili ta polja.
- Če pošiljate z osebnega naslova - na primer za zaposlitev ali informativni intervju -, se prepričajte, da je vaš naslov še kako profesionalen. Želite narediti pravi vtis in "[email protected]" tega ne bo zmanjšal.
-
Če ste prejeli jezno sporočilo ali se sami pošastite, za nekaj minut stopite stran od računalnika. Če v nekem trenutku vročino sprostite, bo to povzročilo le težave.
-
Vključite prijazen pozdrav in zaključek. Zaradi tega se vaše celotno sporočilo počuti veliko bolj popolno, polirano in profesionalno.
-
Lektor. Dovolj povedanega.
Časovni razpored
Učinkovito merjenje časa je ena izmed tistih stvari, na katere je vse preveč enostavno, da bi pozabili, ko se potrudite, da bi se pot podali skozi mapo »Prejeto«.
Če pa ste kdaj prejeli takojšen enobesedni odgovor na premišljeno, dolgotrajno sporočilo ali ste tedne čakali, da dobite odgovor, ki ste ga nestrpno čakali, se mi zdi, da se boste strinjali, da je časovni potek vreden malo več premisleka.
- Na splošno se na e-poštna sporočila odzivajte takoj, ko boste resnično zmožni. Ne želite pustiti ljudi, da visijo.
-
Če si sporočilo zasluži malo več časa in misli, ne odpuščajte napol navadnega in takojšnjega odziva, da ga odstranite s svojega krožnika. Namesto tega odgovorite in potrdite, da ste ga prejeli - in pošiljatelja obvestite, da boste potrebovali nekaj časa, da razmislite o stvareh.
-
Odličen nasvet, s pomočjo katerega boste lahko svoje odzive preverjali? Soustanovitelj Muse Alex Cavoulacos priporoča, da hitrejši mora biti vaš odgovor.
Prejemniki
Na videz neskončne elektronske verige. Sodelavci, ki vas nadaljujejo s CC-jem pri sporočilih, ki nimajo nobene zveze s tabo. Tisti soigralci, za katere se zdi, da nimajo pojma, za kaj je to priročno BCC polje.
Vse so te stvari, ki jih verjetno hvališ, vsaj takrat, ko jih drugi zagrešijo. Ampak, za trenutek vklonimo težišče. Ali ste nasprotovali kateremu od teh pravil etikete v zvezi s seznamom prejemnikov?
- Ko uporabljate »Odgovori vsem«, bodite previdni in jo uporabljajte samo takrat, ko je treba posodobiti vse v tej niti. Opozorili ste.
-
Ne bojte se uporabljati BCC, še posebej v tistih primerih, ko ne želite, da so vsi naslovi ali prejemniki vidni vsem.
-
Tukaj je priročno pravilo, ki ga morate upoštevati: če naštete nekoga v polju »Za«, pomeni, da pričakujete odgovor. V nasprotju s tem, če to osebo CC-ju CC, preprosto zadržujete v zanki svojega sporočila drugim.
-
Če naštejemo vse, manj ljudi, ki jih lahko vključite v e-pošto, toliko bolje. Preveč kuharjev v kuhinji bo verjetno povzročilo samo zmedo in prekrižane žice.
Zadeva
Kateri je prvi del vašega sporočila, ki si ga bodo ljudje omislili? To je enostavno: vaš predmet.
Kot že veste, lahko odlična tematika ustvari čudeže za vašo e-pošto kot celoto. Slaba tema? No, recimo, da lahko med vašimi prejemniki močno poslabša.
- Naredite temo, ki je specifična, namesto da se zanašate na nejasne besedne zveze, kot je "Preverjanje." Poleg tega ga boste toliko lažje našli, ko ga boste pozneje potrebovali.
-
Naj bo kratek. Čeprav želite, da je specifično, to še ne pomeni, da mora biti samostojen odstavek. Poskusite se držati manj kot 10 besed - karkoli dlje od tega je verjetno lastni stavek.
-
Ne glede na to, kako zelo se vam mudi, ne preskakujte predmetnega polja v celoti. Nihče ne mara videti tistega zlobnega "No Subject" v svojem nabiralniku.
Telo e-pošte
Tukaj je - meso in krompir vašega sporočila. Druga polja so pomembna, toda tu boste res jasno povedali, zakaj v prvi vrsti vzpostavljate stik z osebo.
Da, komunikacije na delovnem mestu postajajo vse bolj priložnostne. To pa še ne pomeni, da želite, da se vaša e-poštna sporočila preoblikujejo v skupne neorganizirane zmešnjave. Bodite prepričani, da sledite tem pravilom o etiketu, in vaša sporočila so zagotovo polirana in profesionalna.
- To je še eno mesto, kjer boste želeli biti čim bolj jasni in jedrnati - verjetno boste upoštevali zlato pravilo pošiljanja e-pošte. Konec koncev, če vam nekaj razloži strani besedila, vam je verjetno bolje, da to storite osebno ali po telefonu.
-
Držite se vseh tradicionalnih pravil pisanja, ki ste se jih naučili v šoli. To pomeni pravilno strukturo stavkov, začetnice z velikimi črkami, ločila in upreti skušnjavi, da bi vaše sporočilo zasutili s pomočjo emojisov.
-
Prepričajte se, da vaše sporočilo vsebuje jasne zahteve za vprašanja ali dejanja. Ne glede na to, ali zahtevate mnenje sodelavca o nečem ali iščete podrobnosti v zvezi s projektom, morate imeti trden razlog za pošiljanje e-pošte - in to morate izrecno navesti.
-
Če prejemnik ne zahteva nobenega ukrepa in preprosto pošljete e-pošto, da pošljete posodobitev, to tudi jasno povejte. Ljudje se morajo odmakniti od svojega zapisa in vedeti, kaj se od njih pričakuje.
-
Če je primerno, uporabite točke ali označene sezname. Vsi smo zasedeni in z nekaj oblikovanja je veliko lažje prelistati svoje sporočilo in pridobiti vrhunce.
-
Drznite pomembne informacije, tako da izstopajo, vendar se izogibajte uporabi vseh kapic, zaradi česar je videti, kot da kričite.
-
Uporabite berljivo pisavo in se izogibajte preveč različnim barvam pisav. Želite, da je vaše sporočilo čim bolj preprosto za branje.
Priloge
Morate v svojo e-pošto priložiti nekaj? Pogosto je misel in zaključite, če se le dotaknete tistega, kar je potrebno, preden pritisnete na "pošlji".
Toda priloge niso divji zahod sveta e-pošte. Ne, še vedno obstaja nekaj pravil za etiketo, za katere se boste prepričali, da upoštevate.
- Preden karkoli pritrdite, se prepričajte, da je dejansko potreben. Nima smisla pripenjati Wordovega dokumenta na eni strani, ki vsebuje dva stavka.
-
Če dvomite, priložite datoteko kot PDF, da ne boste imeli težav z združljivostjo.
-
Če želite poslati veliko prilogo, se prepričajte, da najprej "zadržite" ali stisnete.
-
Pridobite navado pripenjati svojo datoteko, preden sestavite vsebino e-pošte. Tako se lahko izognete strašljivemu sporočilu "Žal sem pozabil prilogo!"
Če si zakimaš z očmi in trdiš, da si že vse to že slišal, te ne krivim. Verjetno pa še vedno ne upoštevate teh pogosto ponavljajočih se pravil etiket.
Torej, upoštevajte to kot vaš prijazen opomnik, da se izvlečete iz avtopilota in bodite pozornejši na svoja sporočila. Vaši sodelavci se vam bodo zahvalili.
Ali imate na seznam še kakšna pravila ali hišne ljubljenčke? Sporočite mi na Twitterju!
